Utilisation des workflows HubSpot pour reformater automatiquement les numéros de téléphone – Aircall

Veuillez noter que ces informations sont également disponibles sur la page des développeurs d'Aircall ici : Formatez vos numéros de contact dans HubSpot automatiquement à l'aide de flux de travail planifiés

Vue d'ensemble

Lorsque vous avez des prospects qui arrivent dans HubSpot à partir de sources multiples, il est facile de se retrouver avec des numéros formatés de manière incohérente. Dans ce guide, nous allons vous montrer comment configurer un flux de travail dans Hubspot qui reformate automatiquement vos numéros au format E.164.

Le format de numéro E.164 est un format de numéro de téléphone standard reconnu internationalement qui permet de garantir la délivrabilité des appels. Lorsque vos numéros de téléphone sont enregistrés au format E.164, nos systèmes peuvent associer avec précision les appels au bon contact ou à la bonne entreprise dans Hubspot. Cela permet d'obtenir les informations correctes sur les cartes de visite et d'éviter la création de contacts en double.

Il est important de noter que même si nous nous efforçons de faire passer les numéros au format E.164, Hubspot reformatera automatiquement le numéro au format standard local (en fonction de la région). Hubspot ne peut pas désactiver ce formatage local automatique. Malgré l'achèvement du flux de travail, le numéro de téléphone du contact semblera n'avoir pas changé lorsqu'il sera affiché dans le champ de propriété.

Cependant, lorsque le flux de travail est appliqué à un contact/lead, son numéro de téléphone sera formaté au format E.164 dans le backend. Aircall recherche le numéro de téléphone calculé par le point de contact lors de l'enregistrement des appels et de l'extraction des données de contact. Tant que le numéro de téléphone calculé est au format E.164, vous obtiendrez le comportement attendu en termes de cohérence de l'enregistrement des appels.

Exigences

Une intégration active d'Aircall <> Hubspot. Plus d'informations sur l'installation de cette intégration : Installation de votre intégration Hubspot
Hubspot Operations Hub & Hubspot Workflows (disponible sur les plans professionnels et d'entreprise de Hubspot)
Expérience préalable en matière de la création de Workflows Hubspot

Si vous avez besoin d'un coup de main pour mettre en œuvre ce flux de travail ou si vous souhaitez en savoir plus sur d'autres automatisations susceptibles d'améliorer vos opérations, consultez nos Services professionnels où vous pouvez réserver du temps avec nos consultants techniques.

Vérification de l'utilisation du champ du numéro de téléphone

Avant de créer le flux de travail, vous devez identifier les champs de numéro de téléphone prédominants dans Hubspot. Plus tard, nous utiliserons ces champs spécifiques pour déclencher l'automatisation d'un flux de travail. Nous recommandons cette étape si vous utilisez des champs de numéro de téléphone personnalisés pour stocker les informations suivantes Contact pour stocker les numéros de téléphone des contacts. Cependant, le champ standard Numéro de téléphone et Numéro de téléphone mobile seront les champs prédominants dans la plupart des cas.

Naviguez jusqu'à l'onglet Rapports dans votre environnement HubSpot
Sélectionnez Gestion des donnéest → Qualité des données
Dans le cadre de la Qualité des données sélectionnez Aperçu des biens
Faites défiler vers le bas jusqu'à Propriétés et saisissez "Numéro de téléphone" dans la barre de recherche pour faire apparaître les champs téléphoniques pertinents

Les résultats contiennent une colonne à droite intitulée Taux de remplissage ( % ). Vous trouverez dans cette colonne une ventilation des champs de numéros de téléphone les plus utilisés.

Maintenant que vous avez identifié les champs de numéro de téléphone prédominants, nous allons les utiliser pour déclencher l'automatisation de notre flux de travail dans l'étape suivante. N'oubliez pas que vous devrez mettre en place des flux de travail distincts pour chaque champ de numéro de téléphone que vous souhaitez mettre à jour.

Création du flux de travail de reformatage des numéros

Nous allons construire nos flux de travail autour des champs de numéros de téléphone prédominants. Le flux de travail comprendra plusieurs actions, mais les plus importantes sont les suivantes :

Déclencheur de calendrier : cette action nous permet de définir la fréquence et les règles temporelles selon lesquelles les mises à jour de formatage doivent avoir lieu.
Déclencheur d'inscription : cette action permet d'enrôler des enregistrements dans le flux de travail.
Formater les données : cette action est le moteur du flux de travail et nous permet de définir les règles de formatage des nombres.

Veuillez noter qu'Aircall n'enregistre que les numéros stockés dans la base de données Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone portable et non les champs personnalisés. Lorsqu'il s'agira de copier la valeur de la chaîne plus loin dans ce guide, vous devrez vous assurer qu'elle est copiée dans le champ Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone mobile propres à HubSpot.

Pour commencer, naviguez jusqu'à la section Flux de travail dans votre environnement HubSpot. Sélectionnez Créer un nouveau flux de travail → Basé sur les contacts → Planification. Vous serez alors invité à définir le déclencheur de la programmation, qui vous permettra de déterminer la fréquence et le moment où vous souhaitez que les numéros soient automatiquement reformatés. Cette option ajoutera automatiquement le Déclencheur de planification au flux de travail. Nous vous recommandons de programmer le flux de travail en dehors des heures de bureau afin d'éviter toute perturbation de vos activités quotidiennes.

Ensuite, nous allons configurer le déclencheur d'inscription en utilisant le champ du numéro de téléphone que vous avez déterminé comme étant le champ dominant en tant que propriété de contact singulière. Le déclencheur doit être configuré comme suit :

Sur le déclencheur Déclencheur d'inscription de contact sélectionnez Configurer les déclencheurs
Dans le panneau situé à droite de la page, sélectionnez Propriétés du contact sous Type de filtre
Sous Informations sur les contactsrecherchez le champ du numéro de téléphone que vous souhaitez mettre à jour pour les contacts inscrits. Il s'agit de l'un des champs prédominants que vous avez identifiés précédemment
Enfin, vous devez déclencher le flux de travail lorsque le champ du numéro de téléphone choisi est Connu

Maintenant que nous avons mis en place le Déclencheur d'inscription et le Déclencheur de calendriernous allons utiliser l'action Formater les données pour définir une formule personnalisée qui supprimera les espaces et les caractères non désirés de notre numéro de téléphone.

trim - coupe les espaces avant et après le numéro de téléphone
cut - couper un ou plusieurs caractères

Les caractères couramment utilisés dans les numéros de téléphone sont -, (, ) et les espaces ( ). Si d'autres caractères sont inclus dans les numéros de téléphone, veillez à les prendre en compte dans votre formule. Lorsque vous utilisez une formule personnalisée, il est important de noter que chaque caractère nécessite une fonction correspondante, et vice versa. Par exemple, si vous souhaitez supprimer 5 caractères, vous devrez ajouter la fonction "couper" 5 fois.

Si vous avez l'habitude de créer des formules personnalisées dans Hubspot, vous pouvez taper la formule complète comme indiqué dans le GIF ci-dessous. Si vous préférez des instructions étape par étape, veuillez poursuivre votre lecture.

Voici les étapes de la mise en place de la formule personnalisée :

Sélectionner Format des données en tant qu'action suivante dans votre flux de travail et toggle on Mode personnalisé. Nous vous recommandons vivement d'activer le mode Guidage de la formule pour obtenir une aide visuelle et des avertissements d'erreur lors de la construction de la formule
Cliquez sur Insérer → Fonction et sélectionnez garniture
En partant du principe que les seuls caractères à supprimer sont les 4 mentionnés ci-dessus, nous devons ajouter 4 fonctions de découpe. Cliquez sur Insérer → Fonction et sélectionnez couper. Répétez cette opération 3 fois de plus pour un total de 4
Une fois terminée, votre fonction devrait ressembler aux images ci-dessous

Le guide des formules devrait indiquer des problèmes à ce stade, car nous n'avons pas encore achevé le flux de travail.

Ensuite, nous devons ajouter la source. Dans ce cas, la source est la propriété du numéro de téléphone de la première étape du flux de travail. Cliquez sur Insérer et Propriété Hubspot et sélectionnez votre champ téléphone. Ajoutez une virgule directement après le champ, ce qui devrait donner à votre formule l'aspect suivant :

Nous allons maintenant ajouter les caractères à supprimer. Il y a trois règles simples à respecter lors de la saisie des caractères :

Les virgules doivent être suivies d'espaces
Les caractères doivent être entre guillemets
Chaque caractère doit être fermé par une parenthèse

Dans le champ de la formule, commencez à ajouter les caractères que vous souhaitez couper tout en respectant les règles de formatage ci-dessus. Voici une référence :

Dash : , "-")
Ouvrir les parenthèses : , "(")
Parenthèses fermées : , ")")
Espace : , " ")

Une fois que vous avez ajouté tous les caractères à la fonction de coupure dans la formule, fermez la formule en ajoutant des parenthèses à la fin. Le guide de votre formule doit être vert, ce qui indique qu'il n'y a pas de problème, et votre formule doit ressembler à l'image ci-dessous. Veillez à enregistrer et à revenir au flux de travail.

Nous devons maintenant reprendre la valeur coupée et élaguée et la réintroduire dans le champ Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone portable à l'aide de l'action Copier la valeur de la propriété. Lorsque vous sélectionnez cette action, vous êtes invité à sélectionner la propriété ou la valeur à copier Propriété ou valeur à copier dans un menu déroulant.

Dans ce menu, vous devez sélectionner 1. Formater les données -> [Chaîne] valeur
Ensuite, sous Objet ciblesélectionnez Contact
Enfin, sous Propriété dans laquelle copier la valeur "[String]", sélectionnezsélectionnez l'une ou l'autre des propriétés suivantes Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone mobile
Cliquez sur Sauvegarder pour terminer la configuration de la valeur de la propriété Copier la valeur de la propriété action

Après avoir reformaté les numéros et collé les valeurs mises à jour dans le champ Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone principal nous devons nous assurer que chaque numéro est accompagné d'un signe + devant chaque numéro. Nous utiliserons l'action de branchement Action de branchement If/Then pour traiter les cas où certains nombres sont déjà précédés d'un + et d'autres non.

Ajouter une nouvelle branche Branche si/alors dans le flux de travail
Ensuite, mettez en place deux branches dans l'action Branche si/alors l'action
Pour la première branche, définissez le nom de la branche sur "A +" et définissez le type de filtre sur Propriétés du contact → Numéro de téléphone → commence par un + quelconque
Pour la deuxième branche, utilisez la branche HubSpot par défaut si aucun des critères n'est rempli et définissez le nom de la branche sur "No +", ce qui signifie que tout numéro de téléphone ne commençant pas par un + tombera dans cette branche

Pour la branche Has +, c'est là que le flux de travail se termine et qu'aucune autre action n'est entreprise. Les caractères et les espaces ont été supprimés et le numéro comporte déjà le +, ce qui le rend conforme au format E.164. Cependant, nous devons configurer la branche No + pour que le + soit ajouté au début du numéro. Sous la branche No +, sélectionnez Format Data et activez le mode personnalisé. Nous revenons sur la formule personnalisée, mais cette fois-ci avec une nouvelle fonction appelée Concat :

Cliquez sur Insertion → Fonction et sélectionnez Concat
Immédiatement après la parenthèse, tapez "+",
Cliquez sur Insérer → Propriété HubSpot et sélectionnez votre champ de numéro de téléphone précédemment utilisé. Fermez ensuite la formule en utilisant )

Pour compléter le flux de travail, nous devons copier à nouveau la valeur [String]. Répétez l'étape précédente en suivant la légère différence ci-dessous :

Sélectionnez Copier la valeur de la propriété
Propriété ou valeur à copier → 4.
Format Data → [String] value Target Object= Contact Property to copy [String] value to= Phone number or Mobile number

Félicitations ! Vous venez de créer votre flux de travail de formatage de numéros ! 🎉

Test du flux de travail

Pour tester cette procédure, nous vous recommandons de créer un faux contact avec un faux numéro contenant des éléments tels que (, ), - puis d'inscrire manuellement le contact.

Nous souhaitons modifier les numéros au format E.164, mais le comportement natif par défaut de HubSpot est de formater automatiquement le numéro au format standard local. Chaque pays a sa propre version stylisée du formatage des numéros, que nous espérons remplacer par le format E.164 universellement reconnu. En raison d'une limitation du côté de HubSpot, nous ne pouvons pas désactiver ce formatage local automatique. D'un point de vue esthétique, malgré la réalisation du workflow, le numéro de téléphone du contact semblera n'avoir pas changé lorsqu'il sera affiché dans le champ de propriété (front-end). Cependant, si le contact s'est inscrit avec succès et a terminé ce processus, il sera au format E.164 dans le backend, ce qui est l'aspect le plus important. Aircall recherche le numéro de téléphone calculé à l'extrémité lorsqu'il cherche à enregistrer des appels et à extraire des données de contact, donc tant que ce numéro est au format E.164, vous obtiendrez le comportement attendu en termes de cohérence de l'enregistrement des appels.

Remarques

Si les numéros de contact ne sont pas précédés du code pays, vous pouvez créer un flux de travail similaire pour ajouter le code pays au début, comme nous l'avons fait pour le "+". Cela ne s'applique que si vos numéros de contact se trouvent tous dans la même zone géographique, par exemple +44. Si vous avez des contacts provenant de plusieurs pays différents, il est possible d'automatiser cette opération à l'aide de flux de travail si vous disposez d'un champ "code pays" pour chaque contact.