Outil de migration Smartflow

⚠️ Veuillez noter que ce tableau de bord n'est actuellement disponible que pour les clients participant à la version bêta.

Avec la sortie de SmartflowsAircall met à disposition un outil permettant aux utilisateurs de migrer de notre ancien système de routage vers notre nouveau système de routage.

Avec l'outil de migration dans le tableau de bord, les utilisateurs pourront :

• Commencer à construire des flux
• Tester les flux
• Migrer les flux

Commencer à construire des flux

• Sur la page Numéros, sélectionnez le numéro patrimonial que vous souhaitez migrer vers Smartflows.
• Sur cette page, vous trouverez également une bannière vous permettant d'en savoir un peu plus sur les avantages de Smartflows :

• Après avoir sélectionné le numéro existant, vous verrez une bannière en haut de l'onglet de distribution des appels. Cliquez sur "Upgrade to Smartflow" qui ouvrira un menu pour sélectionner si vous voulez construire votre flux à partir de zéro ou convertir votre flux actuel en Smartflow. Les deux options resteront disponibles jusqu'à la première fois que vous sauvegarderez un brouillon du Smartflow. Jusqu'à ce moment, vous pourrez sélectionner chaque option au cas où vous en choisiriez une par erreur.

Conversion d'un document existant vers un Smartflow :

• • • Heure ouvrable ou règle de temps :

      • Dans le cas où votre configuration d'heures d'ouverture est réglée sur "toujours fermé", une étape de règle de temps sera ajoutée avec :

        • Une branche gauche configurée pour 24/7 (début - 0:00, fin - 24:00, pour tous les jours)

        • Une branche "à toute autre heure".

        • Toutes les étapes configurées dans la branche "fermée" du flux existant seront incluses dans la "branche gauche" de l'étape de la règle temporelle.

        • Toutes les étapes configurées dans la branche "ouverte" de l'ancien flux seront incluses dans la branche "à tout autre moment" de l'étape de la règle temporelle.

      • Dans le cas où la configuration des heures d'ouverture est définie comme "toujours ouverte", une étape de la règle de temps sera ajoutée avec :

        • une branche gauche configurée sur 24/7 (début - 0:00, fin - 24:00, pour tous les jours)

        • Une branche "à tout autre moment".

        • Toutes les étapes configurées dans la branche "ouverte" du flux existant seront incluses dans la "branche gauche" de l'étape de la règle temporelle.

        • Toutes les étapes configurées dans la branche "fermée" de l'ancien flux seront incluses dans la branche "à tout autre moment" de l'étape de la règle temporelle.

      • Dans le cas où la configuration de l'heure ouvrable a une configuration "personnalisée", nous copierons cette configuration dans la "branche normale" de l'étape de la règle du temps.

        • Une étape de la règle du temps sera ajoutée avec :

          • Branche gauche configurée avec la configuration personnalisée

          • "Branche "à tout autre moment

        • Toutes les étapes configurées dans la branche "ouverte" du flux existant seront incluses dans la "branche gauche" de l'étape de la règle temporelle.

        • Toutes les étapes configurées dans la branche "fermée" de l'ancien flux seront incluses dans la branche "À tout autre moment" de l'étape de la règle temporelle.

    • SVI:

      • Une étape sera ajoutée avec le même nombre de branches que les options configurées dans l'ancien flux, ainsi qu'une branche "pas d'entrée" ou "mauvaise entrée".

      • Chaque branche aura la même redirection (anneau vers l'extérieur / anneau vers l'intérieur) que celle configurée dans l'ancien flux.

      • Si un message IVR est configuré dans l'ancien flux, nous copierons cette configuration audio dans Message settings → Keypad instructions message. Dans le cas contraire, le message Message settings → Keypad instructions message de l'étape IVR restera vide.

      • Si l'option "Si aucune option n'est sélectionnée" est activée dans l'ancien flux, la bascule "Répéter l'instruction" est activée dans l'étape SVI avec la configuration par défaut (répéter une fois). Si l'option de repli est désactivée, la bascule "répéter l'instruction" sera désactivée.

      • Si l'option de repli est configurée dans l'ancien flux, nous ajouterons la même redirection (anneau vers l'extérieur / anneau vers l'intérieur) dans la branche "Pas d'entrée ou entrée erronée" de l'étape SVI.

      • Les messages "No or wrong input" seront définis, par défaut, comme "none" dans l'étape SVI.

Repartir de zéro :

• Pendant que vous construisez votre flux, il est possible d'enregistrer votre progression, afin de pouvoir poursuivre la construction plus tard, en cliquant sur Enregistrer le projet:

• Une fois que vous avez sauvegardé un projet, vous pouvez reprendre votre travail sur votre flux en y accédant par le même numéro d'héritage que celui sur lequel vous avez cliqué initialement. Il vous suffit de cliquer sur Reprendre le projet:

Tester les flux

Pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu, vous pourrez tester votre flux avant de le migrer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Test:

• Une fois que vous avez cliqué sur Test, un menu apparaît
• Saisissez les numéros à partir desquels vous effectuerez des appels de test vers le projet (Aircall conservera ces numéros pour les tests jusqu'à ce qu'ils soient transférés).
• Lorsque vous appelez votre numéro Aircall qui a un brouillon, à partir de l'un des numéros définis dans le menu de test, vous pouvez naviguer dans votre brouillon comme si votre flux était terminé.
• Si vous ou un autre appelant composez un numéro qui n'est pas sauvegardé pour les tests, la distribution des appels en cours qui a été configurée dans l'ancien routage sera utilisée à la place.

Migration des flux

Une fois que vous avez validé que tout fonctionne comme prévu, la dernière étape consiste à migrer le flux :

• Cliquez sur Migrer
• Vérifier la confirmation Tout va bien pour moi
• Cliquez sur Confirmer et publier

Après confirmation, votre nouveau flux apparaîtra et l'ancienne distribution des appels sera supprimée.

C'est tout, votre migration est terminée !

⚠️ N'oubliez pas :

• Pour les numéros classiques, vos autres paramètres de numéro, les intégrations associées, etc. seront conservés à l'identique après la migration
• Pour les numéros IVR, Priorité de ligne, Demande de rappelet l'option RQT seront désactivés par défaut après la migration

Limitations lors du test des brouillons

• Les agents affectés au numéro ancien (ou provisoire) ne recevront pas de demandes de rappel lorsqu'ils testent le projet.
• Les agents assignés à l'ancien numéro (ou à la version préliminaire) ne recevront pas les messages vocaux générés lors du test de la version préliminaire.
• Les agents affectés à l'ancienne distribution d'appels recevront les appels manqués générés lors du test de la version provisoire.
• Les appels manqués et les motifs d'appels manqués générés lors du test de la version provisoire apparaîtront dans les analyses comme étant liés à l'ancien numéro.
• Les agents affectés à la version provisoire ne pourront pas passer d'appels sortants à partir de la version provisoire.