Comment migrer du routage hérité vers Smartflows : un guide étape par étape

Smartflows est l'outil de routage d'appels nouvelle génération d'Aircall, conçu pour simplifier et rationaliser la gestion des appels entrants. Grâce à son éditeur de flux visuel intuitif, Smartflows vous permet de créer et de déployer des flux d'appels en quelques minutes seulement.

Tous les numéros doivent être migrés vers Smartflows d'ici mai 2025 , il est donc important d'agir rapidement. Pour plus de détails, veuillez consulter cet article .

Présentation du processus de migration

⚠️ Important :

1. Pendant la migration, le numéro continuera à fonctionner avec les paramètres de distribution des appels actuels. Le nouveau routage ne prendra effet qu'une fois que vous aurez appuyé sur Publier à la fin de la migration.
2. La migration est gérée un numéro à la fois pour assurer un meilleur contrôle, vous permettant de vérifier que chaque numéro est correctement configuré avant la mise en ligne.

Guide étape par étape

1. Accéder au numéro
   • Dans le Tableau de bord d'administration , accédez à la page Numéro .
   • Sélectionnez le numéro que vous souhaitez migrer et cliquez sur Migrer . Cela vous redirigera vers la page de distribution des appels du numéro.

2. Lancer la migration
   • Cliquez sur Ouvrir l'éditeur Smartflows pour ouvrir le nouvel éditeur de flux et démarrer le processus de migration.
   • L'éditeur de flux s'ouvre dans un nouvel onglet afin que vous puissiez toujours comparer le flux migré au flux que vous aviez dans le routage hérité.

3. Choisissez votre méthode de migration
   • Migration automatisée : convertissez automatiquement votre distribution d'appels existante.
   • Commencer à partir de zéro : créez un nouveau flux d'appels à partir de zéro. Avec cette option, vous pouvez choisir de commencer avec une toile vierge, d'utiliser un modèle prédéfini ou d'importer un flux existant précédemment créé pour un autre numéro.

4. Modifier et enregistrer le flux
   • Dans l'éditeur de flux de routage, examinez la distribution des appels et effectuez les ajustements nécessaires.
   • Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour enregistrer votre progression.

5. Publier le nouveau routage
   • Une fois que vous avez confirmé que le flux est correct, cliquez sur Publier . Le nouveau flux de routage sera désormais actif pour le numéro sélectionné.

Remarque  : vous pouvez enregistrer votre progression à tout moment en cliquant sur Enregistrer le brouillon . Pour continuer à travailler sur un brouillon enregistré, revenez au même numéro dans la page Numéro et cliquez sur Reprendre le brouillon .

Facultatif : tester votre flux avant la publication

Si vous souhaitez tester le nouveau flux de routage avant de le mettre en ligne, suivez ces étapes supplémentaires :

1. Tester le flux  : dans l'éditeur de flux de routage, cliquez sur Tester pour activer la section de test sur le côté gauche de l'écran. Astuce : cliquez sur Enregistrer le brouillon pour vous assurer que toutes les modifications sont enregistrées.
2. Simuler un appel entrant : saisissez un numéro d'appel à utiliser à des fins de test. Ce numéro simulera un appel entrant vers le numéro que vous migrez.
3. Vérifiez le flux d'appels : cliquez sur Confirmer et appelez le numéro que vous migrez à partir de votre numéro de test pour vérifier que l'appel s'écoule correctement.
4. Procéder à la publication : si le flux se comporte comme prévu, vous êtes prêt à cliquer sur Publier .

Éléments à prendre en compte lors des tests

• Rappels : les agents affectés au numéro hérité ou au brouillon ne recevront pas de demandes de rappel pendant les tests.
• Messages vocaux : les messages vocaux liés aux brouillons n'atteindront pas les agents.
• Appels manqués : les agents affectés à la configuration héritée recevront des notifications d'appels manqués, qui seront également reflétées dans les analyses.

À prendre en compte lors de la migration

• Numéros classiques : tous les paramètres de numéro, intégrations, etc., resteront inchangés après la migration.
• Numéros IVR :
  • Si la configuration héritée incluait un IVR, il sera converti pour correspondre à :
    • Le même nombre de branches que d'options dans le flux hérité, y compris l'absence d'entrée ou la gestion incorrecte des entrées.
    • Les messages IVR et les redirections seront migrés.
    • Les configurations spéciales (comme « répéter l'instruction » ou les replis) seront ajustées par défaut ou reprendront les paramètres existants.
  • Les numéros IVR ne seront plus nécessaires, car Smartflows inclut la fonctionnalité IVR de manière native dans l'éditeur de flux (en savoir plus sur le widget IVR ). La priorité de ligne, les demandes de rappel et les paramètres RQT seront désactivés par défaut après la migration.

• Extensions dans Smartflows : pour permettre la numérotation d'extensions, un widget audio doit être inclus, car les appelants composeront les extensions pendant la lecture audio.
• Heures d'ouverture vs Widget de règle de temps : Le concept d'heures d'ouverture est désormais remplacé par le Widget de règle de temps , qui imite le comportement des heures d'ouverture précédentes.

• Si votre configuration héritée a été définie sur « toujours fermé » , la nouvelle étape de règle horaire inclura :
  • Une branche gauche définie sur 24 h/24, 7 j/7 (0 h 00 - 24 h 00, tous les jours) : les étapes de la branche héritée « fermée » seront dans cette branche.
  • Une branche « à tout autre moment » : les étapes de la branche héritée « ouverte » seront dans cette branche.
• Si votre configuration héritée était « toujours ouvert » , la nouvelle étape de règle horaire inclura :
  • Une branche gauche définie sur 24/7 (0:00 - 24:00, tous les jours) - Les étapes de la branche « ouvert » seront dans cette branche.
  • Les étapes de la branche « fermé » seront dans la branche « à tout autre moment » .
• Pour une configuration personnalisée , elle sera reportée à l'étape de règle horaire :
  • Une branche gauche avec la planification personnalisée.
  • Branche « À tout autre moment » pour gérer les écarts.

En savoir plus avec Aircall Learning Lab