Comment migrer du routage hérité vers Smartflows : un guide étape par étape

Smartflows est l'outil de routage d'appels de nouvelle génération d'Aircall, conçu pour simplifier et rationaliser la gestion des appels entrants. Grâce à son éditeur de flux visuel intuitif, Smartflows vous permet de créer et de déployer des flux d'appels en quelques minutes seulement.

Tous les numéros doivent être migrés vers Smartflows d'ici mai 2025, il est donc important d'agir rapidement. Pour plus de détails, veuillez consulter cet article .

Walkthrough of the Migration Process

⚠️ Important:

1. Pendant la migration, le numéro continuera à fonctionner en utilisant les paramètres actuels de distribution des appels. Le nouveau routage ne prendra effet qu'une fois que vous aurez appuyé sur Publier à la fin de la migration.
2. La migration est gérée un numéro à la fois pour assurer un meilleur contrôle, ce qui vous permet de vérifier que chaque numéro est correctement configuré avant de le mettre en service.

Guide étape par étape

1. Accéder au numéro
   • Dans le tableau de bord de l'administrateur , naviguez jusqu'à la page Numéro.
   • Sélectionnez le numéro que vous souhaitez migrer et cliquez sur Migrer. Vous serez alors redirigé vers la page de distribution des appels du numéro.

2. Initier la migration
   • Cliquez sur Open Smartflows Editor pour ouvrir le nouvel éditeur de flux et démarrer le processus de migration.
   • L'éditeur de flux s'ouvrira dans un nouvel onglet afin que vous puissiez toujours comparer le flux migré au flux que vous aviez dans l'ancien routage.

3. Choisissez votre méthode de migration
   • Migration automatisée: Convertit automatiquement votre distribution d'appels existante.
   • Partir de zéro: Créez un nouveau flux d'appels à partir de zéro. Avec cette option, vous pouvez choisir de partir d'un canevas vierge, d'utiliser un modèle préconstruit ou d'importer un flux existant créé précédemment pour un autre numéro.

4. Modifiez et enregistrez le flux
   • Dans l'éditeur de flux de routage, examinez la distribution des appels et effectuez les ajustements nécessaires.
   • Cliquez sur Save Draft pour enregistrer votre progression.

5. Publiez le nouveau flux de routage
   • Une fois que vous avez confirmé que le flux est correct, cliquez sur Publish. Le nouveau flux de routage sera désormais actif pour le numéro sélectionné.

Note: Vous pouvez sauvegarder votre progression à tout moment en cliquant sur Save Draft. Pour continuer à travailler sur un brouillon sauvegardé, revenez au même numéro dans la page Numéro et cliquez sur Reprendre le brouillon.

Facultatif : Tester votre flux avant de le publier

Si vous souhaitez tester le nouveau flux de routage avant de le mettre en ligne, suivez ces étapes supplémentaires :

1. Tester le flux: Dans l'éditeur de flux de routage, cliquez sur Test pour activer la section de test sur le côté gauche de l'écran. Conseil : cliquez sur Save Draft pour vous assurer que toutes les modifications sont enregistrées.
2. Simuler un appel entrant: Entrez un numéro d'appel à utiliser à des fins de test. Ce numéro simulera un appel entrant vers le numéro que vous migrez.
3. Vérifier le flux d'appels: Cliquez sur Confirm et appelez le numéro que vous migrez à partir de votre numéro de test pour vérifier que l'appel circule correctement.
4. Procédez à la publication: Si le flux se comporte comme prévu, vous êtes prêt à cliquer sur Publier.

Choses à garder à l'esprit pendant les tests

• Rappels: Les agents assignés à l'ancien numéro ou au numéro brouillon ne recevront pas de demandes de rappel pendant les tests.
• Voicemails: Les agents ne recevront pas de messages vocaux liés à la configuration provisoire.
• Appels manqués: Les agents affectés à l'ancienne configuration recevront des notifications d'appels manqués, qui seront également reflétées dans les analyses.

A prendre en compte lors de la migration

• Numéros classiques: Tous les paramètres des numéros, les intégrations, etc. resteront inchangés après la migration.
• Numéros IVR :
  • Si l'ancienne configuration comprenait un SVI, elle sera convertie pour correspondre :
    • Le même nombre de branches que les options de l'ancien flux, y compris l'absence de saisie ou la gestion des saisies incorrectes.
    • Les messages et les redirections du SVI seront transférés.
    • Les configurations spéciales (telles que "repeat instruction" ou fallbacks) seront ajustées par défaut ou reprendront les paramètres existants.
  • Les numéros IVR ne seront plus nécessaires, car Smartflows inclut la fonctionnalité IVR de manière native dans l'éditeur de flux (pour en savoir plus sur le IVR widget ). La priorité de ligne, les demandes de rappel et les paramètres RQT seront désactivés par défaut après la migration.

• Extensions dans Smartflows: Pour permettre la numérotation des postes, un Audio Widget doit être inclus, car les appelants composeront les postes pendant que l'audio est diffusé.
• Heures ouvrables vs Time Rule Widget: Le concept d'heures d'ouverture est désormais remplacé par le widget Time Rule Widget , qui imite l'ancien comportement des heures d'ouverture.

• Si votre ancienne configuration était réglée sur "toujours fermé", la nouvelle étape de la règle du temps comprendra :
  • Une branche gauche réglée sur 24/7 (0:00 - 24:00, tous les jours) - Les étapes de la branche héritée "fermée" seront dans cette branche.
  • Une branche "à tout autre moment" - Les étapes de la branche héritée "ouverte" seront dans cette branche.
• Si votre ancienne configuration était "toujours ouverte", la nouvelle étape de la règle temporelle comprendra :
  • Une branche gauche réglée sur 24/7 (0:00 - 24:00, tous les jours) - Les étapes de la branche "ouverte" seront dans cette branche.
  • Les étapes de la branche "fermée" seront dans la branche "à n'importe quelle autre heure".
• Pour une configuration personnalisée , elle sera reportée à l'étape de la règle de temps :
  • Une branche gauche avec l'horaire personnalisé.
  • Branche "à tout autre moment" pour gérer les écarts.

En savoir plus avec le Aircall Learning Lab