Si vous souhaitez importer vos contacts dans Aircall, vous devez suivre quelques étapes. Voyons comment procéder.

Importer vos contacts à partir d'un fichier .CSV

Qu'est-ce qu'un fichier .csv et comment puis-je en créer un ?

Un fichier .CSV est l'un des moyens les plus courants d'indexer des listes de contacts. En utilisant le format .CSV, vous pourrez exporter votre base de données de contacts à partir de n'importe quel outil de gestion de la relation client (CRM) que vous utilisez et la télécharger sur Aircall.

Pour importer votre base de données, la taille de votre fichier CSV doit être inférieure à 1 Mo. S'il est supérieur à 1 Mo, vous devrez diviser vos fichiers en plusieurs fichiers plus petits et les télécharger séparément.

Comment dois-je configurer le fichier dans Google Sheets ?

Ouvrez une nouvelle feuille Google et créez les en-têtes suivants, puis remplissez vos données de contact en conséquence : prénom, nom, nom de la société, téléphone 1, téléphone 2, téléphone 3, téléphone 4, courriel.

Veillez à ce que les numéros de téléphone de vos contacts comportent l'indicatif du pays, sans espace ni caractère supplémentaire, au format E.164. Si le numéro n'est pas formaté correctement, l'importation du contact échouera.

Une fois cette étape terminée, veillez à enregistrer le fichier au format CSV à partir de Google Sheets. Vous pouvez le faire en cliquant sur Fichier puis Télécharger sous puis Valeurs séparées par des virgules .

Remarque importante : chaque contact et chaque colonne du fichier CSV doivent être séparés par un point-virgule ou une virgule. Cela se fera automatiquement en choisissant CSV.

Mes contacts se trouvent dans un fichier Excel, comment puis-je les convertir en fichier CSV ?

Avant de convertir un fichier Excel en fichier CSV, nous vous conseillons vivement de télécharger votre fichier Excel d'origine directement dans un document Google Sheet (en effet, certaines versions d'Excel peuvent entraîner une perte de données lors de l'exportation).

Pour ce faire, il vous suffit de copier et de coller les données du document Excel dans un document Google Sheets.

À partir de là, vous pourrez convertir la feuille de calcul Google en fichier .CSV. Pour ce faire, procédez comme suit

Ouvrez votre fichier de contacts dans Google Sheets.
Cliquez sur Fichier, puis sur Télécharger sous.
Choisissez le format de fichier Comma Separated Value (.csv).

Félicitations ! 🎉 Vous êtes maintenant prêt à importer votre fichier .CSV.

⚠️ Veuillez noter que les emojis ne sont pas pris en charge dans les attributs de contact. Tous les emojis inclus dans votre fichier CSV seront supprimés lors de son importation dans Aircall.

Ensuite, vous devez ouvrir l'application Téléphone d'Aircall. Cliquez sur Importer des contacts dans le coin supérieur droit du téléphone.

La fenêtre d'importation des contacts s'ouvre en bas et vous pouvez sélectionner le fichier .CSV à télécharger.

Une fois la liste téléchargée, le téléphone passe automatiquement à l'écran des champs de contact.

Remplissez tous les champs (un contact peut avoir plusieurs numéros de téléphone).
Choisissez le préfixe de pays par défaut
Cliquez sur Importer des contacts
Dans quelques minutes, votre liste de contacts apparaîtra dans votre application.

Note : Si vous téléchargez le même fichier .CSV deux fois, vos contacts seront dupliqués, vos contacts seront dupliqués. Pour éviter cela, assurez-vous de ne mettre à jour que les nouveaux contacts à chaque fois.

Suppression ou modification de vos contacts

Pour des raisons de sécurité, il n'est pas possible de supprimer en masse vos contacts de votre tableau de bord Aircall ou de votre téléphone Aircall. Veuillez contacter l'équipe d'assistance pour demander un effacement de contact. Vous pourrez ensuite recharger une nouvelle liste.

Si vous souhaitez supprimer ou modifier un contact individuel, vous pouvez le faire à partir du téléphone Aircall.

Contacts dans vos intégrations

N'oubliez pas que si vous utilisez un CRM, vos contacts doivent être sauvegardés au format E164 (+numéro de code pays) afin de garantir une synchronisation correcte des contacts entre Aircall et votre CRM.

Si vous avez activé la fonction de synchronisation des contacts, assurez-vous que vos contacts sont également au format E164 dans votre intégration.

Derniers conseils

Si le format de votre fichier n'est pas correct, lorsque vous ajoutez des caractères spéciaux tels que des accents aux noms, vous pouvez rencontrer un problème d'apparence lors du téléchargement. Principalement, lorsque vous utilisez le Bloc-notes de Windows.

Sur un appareil Windows :

Sur un ordinateur Windows, ouvrez le fichier CSV à l'aide du Bloc-notes.
Cliquez sur "Fichier > Enregistrer sous".
Dans la fenêtre de dialogue qui s'affiche, sélectionnez "UTF-8" dans le champ "Encodage". Cliquez ensuite sur "Enregistrer".
C'est tout !

Ouvrez ce nouveau fichier CSV à l'aide d'Excel et vos caractères non anglais devraient s'afficher correctement.

Sur un appareil macOS :

utilisez Numbers pour créer le fichier CSV au lieu d'Excel.

Si vous ne trouvez pas l'icône d'importation dans votre application, vérifiez que votre application est bien à jour.