La fonction d' équipe vous permet d'organiser, de filtrer et de regrouper vos agents de manière à ce que vos clients soient servis de manière adéquate en fonction de leurs besoins.
Vous pouvez créer des équipes et les organiser en fonction de la langue, du rôle, des compétences, etc. et les affecter à la distribution des appels de vos lignes. L'utilisation de la fonction Équipe vous permet également d'établir comment les appels sonneront à l'équipe et si vous souhaitez utiliser une option de file d'attente pour vos clients.
Les administrateurs d'Aircall peuvent créer et modifier des équipes à partir du tableau de bord:
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Connectez-vous au tableau de bord
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Cliquez sur Équipes dans le menu de navigation situé à gauche de l'écran.
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Sélectionnez Créer une équipe dans l'encadré vert situé dans le coin supérieur droit.
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Choisissez un nom pour votre équipe
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Choisissez un emoji amusant pour distinguer votre équipe des autres et donnez-lui un nom.
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Cliquez sur Créer.
Comment ajouter des utilisateurs à l'équipe :
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Cliquez sur Équipe dans le menu de navigation situé à gauche de l'écran.
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Recherchez l'équipe que vous avez créée
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Dans la section Membres de l'équipe, cliquez sur Ajouter un utilisateur
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Recherchez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à l'équipe
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Cliquez sur Ajouter
Une fois que vous avez créé votre équipe, vous pouvez facilement l'ajouter à la Distribution des appels de n'importe quel numéro et établir la règle de sonnerie et le temps d'attente.
FAQ
Puis-je continuer à utiliser un système en cascade ?
Absolument, il suffit d'inclure un utilisateur individuel ou une équipe dans votre distribution d'appels. Les utilisateurs et les équipes peuvent être alternés et vous pouvez définir l'ordre de sonnerie par un simple glisser-déposer pour le personnaliser.
Comment puis-je gérer la longueur de ma file d'attente ?
Vous pouvez décider si vos clients doivent rester dans la file d'attente au sein de chaque équipe pendant 20 secondes, un, trois, cinq, dix, quinze ou quarante minutes... en fonction des besoins de votre entreprise.
Y a-t-il une limite au nombre de personnes que je peux créer au sein d'une équipe ?
Il n'y a pas de limite ou de nombre minimum d'utilisateurs au sein d'une même équipe. Votre équipe peut être composée d'une seule personne ou inclure l'ensemble de votre personnel. Vous avez ainsi la possibilité de définir la longueur et la répartition des files d'attente pour autant d'utilisateurs que vous le souhaitez.
Cependant, si vous êtes abonné au plan Essentiel , veuillez noter que vous ne pourrez pas créer plus de trois équipes.
Quels sont les différents types de distribution pour une équipe ?
Aircall offre la possibilité de faire sonner vos appels 'simultanément' (ou tous en même temps) à tous les coéquipiers disponibles. Si vous choisissez cette option et que votre file d'attente est d'une minute, un appel entrant sonnera pendant une minute, simultanément, à tous les agents disponibles.
Vous pouvez également choisir de faire sonner les appels selon une 'distribution aléatoire'. Si vous choisissez cette option et que votre file d'attente est d'une minute, un appel entrant sonnera de manière aléatoire à un agent disponible au sein de l'équipe avant d'être transmis à l'agent disponible suivant dans le groupe.
Enfin, Aircall offre la possibilité de faire sonner vos appels à l'utilisateur dont letemps d'inactivité est le plus long. Si vous choisissez cette option et que votre file d'attente est d'une minute, l'appel entrant sera transmis à l'utilisateur qui est resté le plus longtemps inactif avant d'être transmis à l'utilisateur dont le temps d'inactivité est le deuxième plus long.
Mon équipe travaille dans des équipes différentes, quelles sont les implications ?
Vous pouvez définir les heures de travail d'une équipe pour déterminer quand elle recevra des appels. Vous pouvez également créer des équipes différentes ou diviser une équipe plus importante en équipes plus petites pour vous assurer que toutes les heures de service sont couvertes.
Existe-t-il des configurations spécifiques pour les SVI ?
Si vous souhaitez qu'une équipe puisse passer des appels à partir d'une ligne SVI, assurez-vous qu'un numéro est configuré comme un numéro classique afin de pouvoir affecter l'équipe aux appels sortants uniquement, puis basculez le numéro sur un numéro SVI et définissez vos options de menu.
📚 Consultez notre guide pour comprendre le routage des appels si vous n'êtes pas encore sûr de la meilleure façon de configurer votre distribution d'appels.
🔗 Pour plus de conseils sur la façon dont la fonction Équipes peut vous aider à limiter les retours d'appels pendant les transferts et à réduire de façon significative les taux d'appels manqués, veuillez consulter notre article de blog.