La configuration de la musique et des messages sur chacun de vos numéros est une étape essentielle pour créer une expérience cohérente et personnalisée pour vos clients.
La configuration de ces fonctionnalités vous permet de communiquer à vos clients lorsque vos lignes sont fermées, que vos agents sont peut-être occupés ou simplement de diffuser une musique d'attente agréable en attendant d'être connecté.
Dans cet article, nous allons présenter chaque fonctionnalité et vous montrer comment personnaliser vos messages.
En tant qu'administrateur, vous serez en mesure de configurer facilement ces options directement dans le tableau de bord d'Aircall. Une fois que vous êtes connecté, naviguez dans la section Numéros et sélectionnez un numéro dans la liste pour le modifier.
⚠️ Remarque : tous les fichiers personnalisés doivent être inférieurs à 10 Mo et au format mp3. Cependant, vous devrez enregistrer ou convertir vous-même un message et vous pouvez le faire en utilisant un service d'enregistrement en ligne tel que Vocaroo ou Online Convert.
⚠️ Notez que le logiciel d'Apple ajoute des données d'enregistrement audio spécifiques qui ne sont pas compatibles avec Aircall et devront être converties. Veuillez vous assurer que si vous enregistrez le message via macOS, envoyez-le via un convertisseur ou un compresseur pour vous assurer que les métadonnées sont compatibles.
Pour plus d'informations sur les fichiers audio acceptés, veuillez consulter les exigences et recommandations relatives aux fichiers audio.
Numéro classique
Si vous configurez un numéro classique, sous l'onglet Distribution des appels vous verrez les options de message suivantes :
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Message de bienvenue
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Musique d'attente
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Musique d'attente
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Message d'appel sans réponse (inclut l'option de messagerie vocale )
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Message après les heures d'ouverture (est actif si le numéro est fermé et inclut l'option de messagerie vocale ).
Numéro IVR
Si vous configurez un numéro IVR, sous l'onglet Distribution des appels vous verrez les options de message suivantes :
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Message de bienvenue
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Message IVR (rejoué si aucune option IVR n'est sélectionnée)
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Message après les heures d'ouverture (est actif si le numéro est fermé. Inclut l'option de messagerie vocale ).
Message de bienvenue
Il s'agit du message qui sera diffusé au début de chaque appel. Les appelants entendront ce message avant d'entendre la musique d'attente. L'appelant doit écouter l'intégralité du message de bienvenue avant que l'appel ne puisse avoir lieu. Il est préférable que ce message soit court. Vous pouvez activer ou désactiver ce message en l'activant ou en le désactivant dans les paramètres.
Comment configurer un message de bienvenue
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Sélectionnez le menu plus pour développer l'option Editer.
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Choisissez le type de message à diffuser - Text to Speech ou un fichier personnalisé.
Message texte-parole
Avec l'option de message texte-parole, vous pouvez taper un message qui sera enregistré sous forme de texte préenregistré. Sélectionnez une langue et un style de voix pour personnaliser votre message. Vous pouvez également prévisualiser le message configuré avant de le confirmer.
Message personnalisé
Avec l'option de message personnalisé, vous pourrez télécharger un fichier .mp3 personnalisé de votre choix.
Vous pouvez également enregistrer des messages directement dans le tableau de bord plutôt que de télécharger un fichier mp3.
Une fois que vous avez terminé de configurer votre message de bienvenue, sélectionnez Confirmer pour l'enregistrer.
Vous pouvez également télécharger les messages que vous avez précédemment enregistrés dans le Dashboard et les réutiliser pour d'autres lignes.
Musique d'attente
Il s'agit de la musique que l'appelant entendra après la lecture du message de bienvenue. Les appelants entendent cette musique lorsqu'ils attendent que leur appel soit pris en charge par un agent disponible. Ce message ne peut pas être désactivé mais peut être personnalisé.
Comment configurer la musique d'attente
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Sélectionnez le menu Plus pour développer l'option Modifier.
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Choisissez le type de musique pour votre musique d'attente.
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Vous pouvez choisir une option de notre bibliothèque audio ou sélectionner un fichier personnalisé.
Une fois que vous avez terminé de configurer votre musique d'attente, sélectionnez Confirmer pour enregistrer.
⚠️ Veuillez noter qu'il n'est pas possible de supprimer la musique d'attente car elle est diffusée lorsqu'un appel entrant sonne. Vous pouvez modifier cette option pour jouer une sonnerie standard si vous le souhaitez, mais vous ne pouvez pas la supprimer.
Musique d'attente
La musique d'attente diffère de la musique d'attente car elle est diffusée uniquement lorsque vous mettez un client en attente ou que vous le transférez à une autre équipe ou à un autre coéquipier. Comme pour la musique d'attente, vous pouvez choisir parmi une sélection dans notre bibliothèque audio ou un fichier personnalisé. Cette option ne peut pas être désactivée.
⚠️ Veuillez noter qu'il n'est pas possible de supprimer la musique d'attente , car elle est diffusée lorsqu'un appel est en cours de transfert ou a été mis en attente. Vous pouvez modifier cette option pour jouer une sonnerie standard, mais vous ne pouvez pas la supprimer entièrement.
Message d'appel sans réponse
L'appelant entendra ce message s'il n'obtient pas de réponse à son appel pendant les heures d'ouverture de l'entreprise.
⚠️ Cette option ne peut pas être désactivée.
Comment configurer le message d'appel sans réponse ?
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Sélectionnez le menu plus pour développer l'option Modifier .
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Activez ou désactivez l'option permettant aux appelants de laisser un message vocal après la diffusion du message en basculant le commutateur sur ON ou OFF.
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Sélectionnez le type de message à diffuser. Suivez les instructions du type de message pour la synthèse vocale ou messages personnalisés.
Une fois que vous avez terminé de configurer votre message d'appel sans réponse, sélectionnez Confirmer pour l'enregistrer.
Message après les heures d'ouverture
Le message après les heures d'ouverture est le message que vos clients entendent lorsque vous avez fermé votre ligne ou lorsqu'ils ont appelé en dehors des heures d'ouverture que vous avez fixées.
⚠️Ce message ne peut pas être désactivé mais il est personnalisable.
Comment configurer le message After Hours
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Sélectionnez le menu plus pour développer l'option Modifier .
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Activez ou désactivez l'option permettant aux appelants de laisser un message vocal après la diffusion du message en basculant le commutateur sur ON ou OFF.
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Sélectionnez le type de message à diffuser. Suivez les instructions du type de message pour la synthèse vocale ou messages personnalisés.
Une fois que vous avez terminé de configurer votre message After Hours, sélectionnez Confirm pour l'enregistrer.
Message IVR
Un message IVR est un message qui communique à vos clients la touche du clavier à sélectionner pour joindre une équipe ou un service spécifique.
⚠️ Les messages IVR ne sont pas facultatifs. Notez que vous devrez modifier ce message si vous modifiez des options de clavier dans la distribution des appels.
Comment configurer un message IVR
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Sélectionnez le menu plus pour développer l'option Modifier .
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Sélectionnez le type de message à diffuser. Suivez les instructions du type de message pour la synthèse vocale ou messages personnalisés.
Une fois que vous avez terminé de configurer votre message IVR, sélectionnez Confirmation pour l'enregistrer.
Messagerie vocale
Dans Aircall, les messages vocaux sont attachés aux numéros, plutôt qu'aux utilisateurs. L'option de messagerie vocale est disponible à travers les messages After Hours et Unanswered Call. Elle peut être activée ou désactivée, selon vos préférences. Vous pouvez l'activer ou la désactiver à partir des paramètres du message ou directement dans le flux d'appels.
Où apparaissent les messages vocaux ?
Les messages vocaux apparaissent dans la boîte de réception de votre application. Seuls les utilisateurs et les équipes qui sont affectés à la distribution des appels du numéro recevront des notifications de messages vocaux pour ce numéro. De là, vous pouvez écouter le message vocal, rappeler le client et archiver le message.
💡 Conseil de pro : si vous souhaitez accéder aux messages vocaux ou aux données d'appel d'un numéro auquel vous n'êtes pas affecté, consultez l'option ' Appel sortant seulement '. Appels sortants uniquement option.
Message de confirmation de la demande de rappel
Si vous êtes abonné à notre plan professionnel, vous aurez la possibilité d'activer les demandes de rappel. Veuillez consulter cet article pour plus d'informations sur la façon de configurer le message de confirmation de la demande de rappel.