Aider vos clients à obtenir les bonnes réponses signifie prendre des notes détaillées pendant votre conversation. L'utilisation de la section notes directement dans Aircall Phone vous permet de mémoriser ces détails importants pour plus tard.
L'ajout de notes est également utile pour vos coéquipiers, car le prochain agent en contact aura accès à toutes les informations pertinentes liées à son dernier point de contact. Vos Notes seront visibles par tous les coéquipiers affectés à la même ligne téléphonique.
Dans Aircall, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Notes de plusieurs manières :
Ajout de notes en appel
- Lors d'un appel avec un client, vous pouvez ajouter rapidement des notes en sélectionnant le bouton Notes .
- Une fois sélectionnée, la barre Notes s'ouvrira et vous pourrez commencer à taper. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Terminé
- Après avoir cliqué sur Terminé , fermez la vue Appel terminé en cliquant sur le « X » en haut à gauche
Assurez-vous de toujours fermer la vue Appel terminé pour enregistrer votre note. Si vous actualisez la page avant de cliquer hors de cette vue, vos notes ne seront pas enregistrées.
Ajouter des notes après un appel
Vous pouvez ajouter des notes à un appel une fois celui-ci terminé à partir de la section Tâches ou Historique des appels . Cliquez simplement sur un appel dans l'une de ces sections pour ouvrir la page Détails de l'appel et cliquez sur Ajouter des notes . Gardez à l’esprit qu’une fois qu’une note est enregistrée, elle ne peut plus être modifiée.
Ici, vous pouvez commencer à taper dans la zone Notes : Cliquez sur Enregistrer pour vous assurer que les notes sont ajoutées.
Alors, comment savez-vous que vous ou votre coéquipier avez ajouté des notes ? Simple. Dans la section Tâches ou Historique des appels , vous verrez dans le Journal des appels que des Notes ont été ajoutées. .
Utiliser Notes avec votre CRM
Gardez à l'esprit que quelles que soient les notes que vous avez prises lors d'un appel, elles seront synchronisées avec le CRM intégré à votre numéro.
Une fois la vue Appel terminé fermée et la Note enregistrée, les Notes s'afficheront dans votre CRM.
Il est important de noter que les notes sont enregistrées à la fin des appels afin que les notes prises pendant l'appel puissent être synchronisées avec le CRM uniquement après la fermeture de la vue Appel terminé.
Une fois qu'une note a été envoyée à votre CRM, il n'y a aucun moyen de modifier ou de changer directement la note.