Synchronisation des contacts

Grâce à l'intégration HubSpot, vous pouvez synchroniser automatiquement vos contacts enregistrés dans HubSpot avec votre application téléphonique Aircall, de sorte que le nom et les autres informations de votre contact s'affichent automatiquement lorsque vous passez un appel !

Pour que la synchronisation des contacts fonctionne correctement, veillez à enregistrer tous les numéros dans HubSpot au format E164 (+15555555555).

La synchronisation des contacts avec HubSpot fonctionnera si un numéro au format valide (E164) est trouvé dans la propriété Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone portable du contact HubSpot. Veuillez noter que la synchronisation des contacts pour les numéros de téléphone mobile ne se fait que si un numéro de téléphone formaté est également présent.

Lorsqu'un contact est trouvé dans HubSpot et que la synchronisation des contacts est activée dans les paramètres du tableau de bord, le numéro de téléphone, le numéro de téléphone portable, la photo, l'email, le nom et le prénom, l'email 1 et l'email 2 seront tous ajoutés au contact dans Aircall. De plus, un lien direct vers le contact HubSpot sera fourni dans ce contact Aircall !

Pour les contacts synchronisés, vous pouvez les mettre à jour directement dans HubSpot en suivant le lien Modifier dans HubSpot :

Veuillez noter que si le contact est supprimé de HubSpot, le contact Aircall restera sauvegardé.

NOTE : Si Contact Sync est désactivé, les liens vers les journaux d'appels HubSpot ne seront pas visibles dans l'écran après l'appel ou dans les détails de l'appel une fois que celui-ci est terminé. Comme Contact Sync n'est pas disponible sur les appareils iOS, ces liens ne sont pas visibles sur notre application iOS pour le moment.

Cartes Insight

Pour chaque appel dans lequel un contact est déjà enregistré dans HubSpot, ou lorsqu'un nouveau contact est créé dans HubSpot pour des numéros qui ne sont pas encore enregistrés, une carte d'aperçu sera affichée dans votre application téléphonique Aircall avec les informations pertinentes ! Ces informations sont les suivantes

"Titre" : Prénom et nom de famille s'ils sont enregistrés dans HubSpot, avec un lien direct vers la page du contact.
"Société" : Nom de la société associée au numéro dans HubSpot.
"Email" : Email du contact.
"Propriétaire" : Le propriétaire du contact. S'il existe un utilisateur Aircall dont l'email correspond, le nom, l'icône et le statut de disponibilité actuel de l'utilisateur Aircall seront affichés.
"Dernier contact" : La date à laquelle le contact a été contacté pour la dernière fois, formatée en MM/JJ/AAAA.

⚠️ Veuillez noter que l'association des appels aux entreprises par l'intermédiaire du contact est effectuée par HubSpot.

Pour chaque appel dans lequel une entreprise est enregistrée dans HubSpot avec un numéro appelant/appelé, et qu'aucun contact n'existe dans HubSpot, les informations appropriées sur l'entreprise seront affichées :

"Titre" : Nom de l'entreprise enregistrée dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de l'entreprise.
"Propriétaire" : Le propriétaire de l'entreprise. S'il existe un utilisateur Aircall dont l'adresse électronique correspond, son nom, son icône et son statut de disponibilité actuel seront affichés.
"Dernier contact" : La date à laquelle l'entreprise a été contactée pour la dernière fois, formatée en MM/JJ/AAAA.

Pour chaque appel dans lequel un contact ou une entreprise dans HubSpot est associé à une affaire, et l'affaire n'est pas fermée, les informations appropriées de l'affaire seront affichées :

"Titre" : Nom de l'opération enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page de l'opération.
"Montant" : La devise/le montant associé à l'opération.
"Stage" : L'étape de l'accord dans HubSpot.
"Pipeline" : Le nom du pipeline de l'affaire dans HubSpot.

⚠️ Veuillez noter que l'association des appels aux affaires via le contact est effectuée par HubSpot.

Pour chaque appel dans lequel un ticket est associé à un contact ou à une société enregistrée dans HubSpot, les informations appropriées sur le ticket seront affichées :

"Titre" : Nom du Ticket enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers la page du Ticket.
"Stage" : L'étape du Ticket dans HubSpot.
"Pipeline" : Le nom du pipeline du Ticket dans HubSpot : Le nom du pipeline du Ticket dans HubSpot.
"Owner" : Le propriétaire du Ticket dans HubSpot : Le propriétaire du ticket. Si un utilisateur Aircall avec un email correspondant existe, alors le nom de l'utilisateur Aircall, l'icône, et le statut de disponibilité actuel seront affichés.

Enregistrement des appels à des contacts/entreprises existants

Tous les appels vers et depuis un numéro de téléphone fixe ou mobile associé à un contact ou à une entreprise dans HubSpot seront enregistrés en tant qu'activité sur l'objet Contact ou Entreprise !

Aircall recherche d'abord les contacts, puis les entreprises.

Si un contact Aircall créé manuellement avec le numéro appelant/appelé a un email enregistré qui correspond à l'email d'un contact enregistré dans HubSpot, alors les appels seront associés à ce contact dans HubSpot. Dans le cas où il n'existe pas de contact Aircall avec un email pour le numéro, ou si aucun email correspondant n'est trouvé pour un contact dans HubSpot, Aircall recherchera un numéro correspondant dans HubSpot. Si un contact est trouvé dans HubSpot avec un numéro dans le champ Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone mobile, dans un format valide (veuillez consulter la section Formats de numéros supportés par HubSpot au bas de cet article pour une liste des formats supportés), l'appel sera associé à ce contact.

Si, à ce stade, aucun contact n'est trouvé, Aircall recherchera une entreprise avec un numéro de téléphone correspondant. Si c'est le cas, l'appel sera directement associé à cette société.

⚠️ Veuillez noter que si vous avez deux contacts ou deux entreprises enregistrés avec le même numéro, Aircall se connectera au contact ou à l'entreprise qui est trouvé en premier lors de la recherche dans HubSpot. Il s'agit généralement du contact ou de la société qui a été mis à jour le plus récemment.

Enregistrer les appels vers un nouveau contact

Si aucun contact dans HubSpot ne correspond à l'email d'un contact Aircall enregistré ou au numéro qui appelle/est appelé, qu'aucune entreprise avec un numéro de téléphone correspondant n'est trouvée et que vos paramètres dans le tableau de bord sont tels que vous souhaitez qu'un nouveau contact soit créé dans HubSpot, c'est à ce moment-là qu'il sera créé.

Le nouveau contact sera créé avec les informations suivantes :

Prénom = Numéro de téléphone dans E164
Nom de famille = "Aircall nouveau contact".
Champ principal du numéro de téléphone = Numéro de téléphone dans E164
Propriétaire : En fonction de vos paramètres d'intégration

Journaux d'appels - Champs et informations

Chaque appel sera enregistré en fonction de vos paramètres d'intégration. Les appels seront créés en tant qu'engagements HubSpot (vus comme "activité d'appel" sur l'enregistrement dans votre propre HubSpot), et seront assignés selon la logique suivante :

Un appel entrant est répondu :
Si l'utilisateur qui répond a le même email dans HubSpot et dans Aircall, il est sélectionné comme propriétaire de l'activité d'appel.

Si les emails ne correspondent pas, l'appel est attribué à l'utilisateur HubSpot qui est le propriétaire du contact/de l'entreprise. Si le contact/la société n'a pas de propriétaire, l'appel est considéré comme appartenant à l'utilisateur HubSpot en fonction de vos paramètres d'intégration.
Unappel entrant n'est pas répondu :
Si un appel est manqué sur une ligne avec un seul utilisateur, qui a le même email dans HubSpot et Aircall, cet utilisateur sera défini comme le propriétaire de l'engagement d'appel. Si l'utilisateur n'a pas la même adresse électronique, le propriétaire sera le propriétaire du contact ou de l'entreprise. Si l'appel est manqué sur une ligne qui compte plusieurs utilisateurs ou une ou plusieurs équipes, l'activité d'appel sera également définie comme appartenant au contact ou au propriétaire de l'entreprise.

Si un engagement d'appel doit être défini comme appartenant au contact ou au propriétaire de l'entreprise comme indiqué ci-dessus, mais qu'il n'y a pas de contact ou de propriétaire de l'entreprise, l'engagement d'appel est défini comme appartenant à l'entreprise en fonction de vos paramètres d'intégration.
Appel sortant :
Si l'utilisateur qui passe l'appel a le même email dans HubSpot et dans Aircall, il est sélectionné comme propriétaire.

Si les emails ne correspondent pas, alors l'appel est défini comme appartenant à l'utilisateur HubSpot qui est le propriétaire du contact/de l'entreprise. Si le contact/la société n'a pas de propriétaire, l'appel est considéré comme appartenant à l'utilisateur HubSpot en fonction de vos paramètres d'intégration.
Appels transférés :
Dans le cas où un appel entrant ou sortant est transféré à un autre utilisateur d'Aircall avec un email correspondant dans HubSpot, le propriétaire de l'engagement est défini comme étant l'utilisateur à qui l'appel a été transféré, qu'il réponde ou non.

Chaque engagement sera défini avec le type d'engagement = Appel, et aura les métadonnées suivantes :

📞 Appels sortants pris :

"Appel sortant répondu via Aircall numéro nom fait par Aircall nom de l'agent - Rappeler le contact HubSpot prénom et nom numéro de contact HubSpot (format E164)".

📞 Appels sortants sans réponse :

Appel sortant sans réponse via Aircall nom du numéro effectué par Aircall nom de l'agent - Rappeler le contact Hub Spot nom et prénom Numéro de contact HubSpot (format E164)"

📞 Appels entrants pris :

"Appel entrant répondu sur le nom du numéro Aircall répondu par le nom de l'agent Aircall - Rappeler les noms et prénoms du contact HubSpot Numéro de contact HubSpot (format E164)".

📞 Appels manqués (sans messagerie vocale) :

'Appel manqué sur Aircall nom du numéro - Rappeler le contact HubSpot noms et prénoms Numéro de contact Hub Spot (format E164)"

📞 Appels vocaux entrants :

"Voicemail on Aircall number name - Call back HubSpot contact first & last names HubSpot contact number (E164 format)"

⚠️ Veuillez noter que les appels sortants qui se connectent à une boîte vocale seront considérés comme connectés/répondants. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site : Dépannage : Les appels allant vers la messagerie vocale sont marqués comme connectés dans HubSpot

En outre, la durée totale de l'appel (à l'exclusion du temps d'attente de l'appelant pour les appels entrants) sera affichée dans le champ Durée de l'appel. Cette durée est indiquée au format : hh:mm:ss. Si l'appel n'est pas pris, la durée est indiquée comme étant de 0 seconde.

Si l'appel comporte un enregistrement ou un message vocal, le corps de l'engagement est mis à jour avec les informations suivantes :

Enregistrement :

"(Enregistrement)", où "(Enregistrement)" est un lien vers l'enregistrement audio.

Boîte vocale :

"(Voicemail)", où "(Voicemail)" est un lien vers l'audio de la messagerie vocale.

Si l'appel est transféré, le corps de l'engagement est mis à jour avec les informations suivantes :

Transfert réussi :

"L'appel a été transféré avec succès du nom de l'agent A d'Aircall au nom de l'agent B d'Aircall".

Transfert non réussi/non répondu :

"Tentative de transfert d'appel du nom de l'agent A d'Aircall vers le nom de l'agent Bd'Aircall".

Si l'appel est attribué à un autre utilisateur dans Aircall, le corps de l'engagement sera mis à jour pour inclure : "Appel attribué à l'agent Aircall nom B par l'agent Aircall nom".

Si des notes sont laissées sur l'appel dans Aircall, soit pendant l'appel, soit ultérieurement, le corps de la mission sera mis à jour comme suit : "Nom de l'agent Aircall a ajouté une note à l'appel" : "Nom de l'agent Aircall a ajouté un nouveau commentaire : [Contenu de la note]"

Si des balises sont attribuées à l'appel dans Aircall, que ce soit pendant l'appel ou ultérieurement, le corps de l'engagement sera mis à jour pour inclure : "'Balises:'nom_de_la_balise_1; nom_de_la_balise_2". Chaque balise supplémentaire ajoutée ultérieurement sera ajoutée à cette liste.

Veuillez noter que si aucun contact/entreprise n'existe déjà et que vous avez paramétré l'intégration pour ne pas créer de nouveau contact, l'appel sera tout de même enregistré, mais seulement visible dans les tableaux de bord d'activité de HubSpot. Ils seront enregistrés avec l'information suivante :

"Lenom du propriétaire a enregistré un appel avec un enregistrement supprimé ou inconnu"
"Date et heure
"Résultat de l'appel : [Sélectionné en fonction de vos paramètres d'intégration]"
" call via Aircall phone number name answered by Aircall Agent name - Call back phone number [written in E164] (Recording)".

Création de tickets

Si vous avez activé la création de tickets dans vos paramètres d'intégration, chaque appel créera un ticket, associé au contact ou à l'entreprise, en fonction de ces paramètres. Le ticket sera créé avec les informations suivantes :

Type de pipeline de ticket : Sélectionné en fonction de la valeur des paramètres d'intégration
Stade du ticket : Basé sur la valeur dans les paramètres d'intégration
Nom du ticket = Numéro de téléphone dans le formulaire E164 "Aircall new ticket".
Ouvert depuis : Date de création / date d'appel
Date de création : Date d'appel
Source : Téléphone
Propriétaire : (Le propriétaire du contact sera défini de la même manière que pour l'engagement d'un appel, comme décrit ci-dessus)

Veuillez noter que si vous avez configuré l'intégration pour ne pas créer de nouveau contact/société, les tickets ne seront pas créés pour les appels vers/depuis des numéros qui ne sont pas déjà enregistrés dans un contact/société.

Composer un numéro à partir de HubSpot

Lorsque vous utilisez HubSpot, vous pouvez facilement ajouter des numéros à composer à votre application Aircall en utilisant la fonction Click-to-Dial via nos extensions de navigateur.

Formats de numéros supportés par HubSpot

Lorsque vous ajoutez un numéro de téléphone dans HubSpot, vous avez la possibilité d'appliquer ou de supprimer le formatage du numéro.

Si le formatage du numéro est appliqué, votre numéro sera automatiquement formaté par HubSpot dans un format standard basé sur le code pays du numéro. Ces formats automatiques seront pris en charge par l'intégration HubSpot d'Aircall.

Si le formatage est supprimé, vous pourrez saisir le numéro dans le format de votre choix. Dans ce cas, pour que l'intégration fonctionne correctement, veillez à saisir le numéro dans l'un des formats pris en charge énumérés ci-dessous :

Tous les pays

Original : 33176360695
National : 01 76 36 06 95
E164 : +33176360695
International : +33 1 76 36 06 95
IDD : 0033176360695

France : 0176360695

0176360695
01.76.36.06.95
01-76-36-06-95

Allemagne

0694/076620
694076620
0694076620
069 407 6620
+49694 076620

Grande-Bretagne

(2087) 653 456
02087653456
(20876) 53456
(2087 65) 3456

Grèce

+30 2375 077000

ÉTATS-UNIS D'AMÉRIQUE

415-438-0247
415 438 0247
4154380247
+1 415-438-0247

Espagne

911233281
911 233 281
+34 911 233 281

Brésil

11 4680-3559
11 46803559
11-4680-3559
11-46803559
11 46801-3559
11 468013559
11-46801-3559
11-468013559
+55 11 4680-3559

Singapour

+65 6789 2196

Canada

416-438-0247
416 438 0247
4164380247

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