⚠️ Attention : Cet article s'applique aux anciens numéros qui fonctionnent toujours sur l'ancien système de distribution/routage d'appels Legacy. Les numéros nouveaux ou migrés/mis à jour n'auront pas l'option ci-dessous.
Pour ces numéros, veuillez vous référer à cet article : Comment créer un SVI dans Smartflows
Il est essentiel pour les entreprises de répondre le plus rapidement possible aux questions de leurs clients. Un excellent moyen d'y parvenir est de mettre en place ce qu'on appelle un numéro de réponse vocale interactif (IVR).
Un numéro IVR est simplement le numéro de téléphone principal que vos clients appellent et qui leur offre un menu d'options parmi lesquelles choisir sur leur clavier (1 - pour l'assistance, 2 - pour les ventes), etc.
Une fois que votre client a sélectionné l'option, son appel est alors redirigé vers l'agent/le service correspondant approprié (toujours vers un numéro classique) .
Un administrateur peut configurer cela directement dans le Tableau de bord d'Aircall en définissant le numéro comme un numéro SVI ou un numéro classique. Une fois que vous avez sélectionné le numéro comme numéro IVR, vous pouvez ensuite diriger les appels vers d'autres numéros Aircall ou des numéros mobiles ou fixes externes.
⚠️ Veuillez noter qu'il n'est pas encore possible d'acheminer directement les appels vers les équipes depuis le numéro SVI principal. Cependant, vous pouvez créer un numéro enfant IVR (ou un numéro de redirection) et affecter l'équipe à la distribution des appels du numéro de téléphone. Si votre numéro IVR est gratuit, veuillez également noter que la durée totale de l'appel sera facturée comme numéro gratuit, même si vos numéros enfants IVR ne sont pas gratuits.
Comment créer un numéro IVR
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Connectez-vous au tableau de bord
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Cliquez sur Créer un numéro de port situé dans le coin supérieur droit de la page de présentation du Numéro
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Une liste déroulante s'ouvrira. Sélectionnez Créer un numéro
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Choisissez Créer un SVI
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Ensuite, vous serez invité à choisir l'emplacement, le type (numéro gratuit ou local), le préfixe
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Nommez votre numéro et cliquez sur Créer un numéro
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Votre numéro est maintenant créé et vous pouvez continuer la configuration de votre numéro IVR
Téléchargez votre message IVR
Une fois que vous avez défini les options du menu IVR, vous devrez ajouter les vôtres Message IVR pour communiquer le touches (numéros sur le clavier) parmi lesquelles vos appelants doivent choisir.
⚠️ Veuillez noter qu'un numéro IVR ne sera pas fonctionnel tant que le message IVR n'aura pas été personnalisé et enregistré.
⚠️ Lorsque téléchargez un message IVR, veuillez noter que le message ne peut faire que 20 mégaoctets.
Comment configurer le message IVR personnalisé
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Cliquez sur l'onglet Distribution des appels.
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Cliquez sur les trois points situés à droite du message IVR.
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Sélectionnez Modifier.
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En cliquant sur l'option Modifier , vous pourrez soit rédiger un message qui sera enregistré sous forme de texte préenregistré, soit télécharger un message personnalisé depuis un fichier. Si vous choisissez l'option de synthèse vocale, vous pourrez choisir parmi 16 langues différentes et 15 styles de voix différents.
Comment paramétrer les options de redirection
Vous pouvez choisir de rediriger vers un numéro externe, un autre numéro Aircall, ou de créer un nouveau numéro dans l'arborescence :
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Sous l'onglet Distribution des appels , vous trouverez un organigramme (comme illustré ci-dessous)
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Cliquez sur le signe plus sombre situé devant Ajouter une option.
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Vous aurez trois options : Transférer vers un numéro interne , Transférer vers un numéro externe et Créer un nouveau numéro.
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Sélectionnez l'option appropriée, ajoutez le numéro et cliquez sur Confirmer .
⚠️ Lorsque vous transformez un numéro classique en numéro IVR, veuillez noter que le numéro de téléphone IVR principal sera facturé à un tarif mensuel en fonction de votre forfait. Toute ligne de redirection établie est gratuite, cependant vous devez communiquer ces nouveaux numéros à votre Account Manager ou à notre Équipe de facturation pour vous assurer que vous n'êtes pas facturé.
Si l'appelant ne parvient pas à effectuer une sélection lors de l'appel d'un numéro IVR :
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Les administrateurs peuvent choisir si le message IVR sera relu.
⚠️ Veuillez noter que la relecture du message IVR est activée par défaut et que les administrateurs peuvent désactiver la relecture.
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Les administrateurs peuvent choisir de transférer l'appel vers un numéro interne ou externe. Sous la distribution des appels de votre numéro IVR, les administrateurs doivent cliquer sur l' itinéraire vers une autre option et ajouter un numéro de secours.
Option SVI : transférer vers un numéro externe
Si vous avez ajouté un numéro externe à votre ligne IVR, les appels répondus sur le numéro externe apparaîtront comme des appels sortants du numéro de l'appelant vers le numéro externe.
Passer d'un numéro classique à un numéro IVR
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Connectez-vous au tableau de bord.
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Sélectionnez le Numéro auquel vous souhaitez créer un numéro IVR, simplement en cliquant directement sur le numéro. Vous pouvez également rechercher le numéro dans la barre de recherche sur le côté droit de l'écran.
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Une fois le numéro sélectionné, cliquez sur l'onglet Paramètres .
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Sous Général, vous verrez un bouton radio vous permettant de sélectionner soit un Classique , soit Réponse vocale interactive (IVR). numéro. Sélectionnez Réponse vocale interactive (IVR) .
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Un avis s'affichera vous fournissant des détails sur la conversion d'un numéro classique en numéro IVR.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
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Ensuite, vous devrez personnaliser votre message IVR et configurer les options de redirection.
💡 Si vous choisissez de faire de votre numéro un numéro IVR, nous vous recommandons de désactiver votre message de bienvenue.
📚 Vous cherchez à reconvertir votre numéro IVR en numéro Classique ? Suivez notre guide ici .
📚 Pour créer un SVI à l'aide de la distribution d'appels Smartflow, veuillez visiter ce guide .