Il est essentiel pour les entreprises de répondre aux questions de leurs clients le plus rapidement possible. Un bon moyen d'y parvenir est de mettre en place ce que l'on appelle un numéro de réponse vocale interactive (SVI).
Un numéro S VI est simplement le numéro de téléphone principal que vos clients appellent et qui leur propose un menu d'options à choisir sur leur clavier (1- pour l'assistance, 2- pour les ventes), etc.
Une fois que le client a sélectionné l'option, son appel est alors redirigé vers l'agent ou le service correspondant (toujours vers un numéro classique)..
Un administrateur peut configurer cette option directement dans le tableau de bord d' Aircall en définissant le numéro comme un numéro IVR ou un numéro classique. Une fois le numéro sélectionné comme numéro SVI, vous pouvez alors diriger les appels vers d'autres numéros Aircall ou vers des numéros de téléphone mobile ou fixe externes.
⚠️ Veuillez noter qu'il n'est pas encore possible d'acheminer directement les appels vers les équipes à partir du numéro SVI principal. Toutefois, vous pouvez créer un numéro enfant SVI (ou un numéro de redirection) et affecter l'équipe à la distribution des appels du numéro de téléphone. Si votre numéro IVR est gratuit, veuillez noter que la durée totale de l'appel sera facturée en tant que numéro gratuit, même si vos numéros enfants IVR ne sont pas gratuits.
Comment créer un numéro IVR
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Connectez-vous au tableau de bord
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Cliquez sur Créer ou porter un numéro dans le coin supérieur droit de la page d'aperçu des numéros.
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Une liste déroulante s'ouvre. Sélectionnez Créer un numéro
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Sélectionnez Créer un SVI
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Ensuite, vous serez invité à choisir l'emplacement, le type (gratuit ou local) et le préfixe.
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Nommez votre numéro et cliquez sur Créer un numéro
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Votre numéro a été créé et vous pouvez continuer à configurer votre numéro SVI.
Téléchargez votre message SVI
Une fois que vous avez défini les options du menu SVI, vous devez ajouter votre propre message SVI pour communiquer les touches (numéros sur le clavier) que vos appelants doivent choisir.
⚠️ Veuillez noter qu'un numéro SVI ne sera pas fonctionnel tant que le message SVI n'aura pas été personnalisé et enregistré.
⚠️ Lorsque vous téléchargez un message IVR, veuillez noter que le message ne peut pas dépasser 20 mégaoctets.
Comment configurer le message IVR personnalisé
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Cliquez sur l'onglet Distribution des appels.
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Cliquez sur les trois points situés à droite du message SVI.
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Sélectionnez Editer .
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En cliquant sur l'option Modifier, vous pourrez soit rédiger un message qui sera sauvegardé en tant que texte préenregistré, soit télécharger un message personnalisé à partir d'un fichier. Si vous choisissez l'option de synthèse vocale, vous aurez le choix entre 16 langues et 15 styles de voix différents.
Comment configurer les options de redirection
Vous pouvez choisir de rediriger vers un numéro externe, un autre numéro Aircall ou de créer un nouveau numéro dans l'arborescence :
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Sous l'onglet Distribution des appels, vous trouverez un organigramme (comme illustré ci-dessous).
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Cliquez sur le signe plus foncé situé devant Ajouter une option.
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Trois options s'offrent à vous : Renvoyer vers un numéro interne, Renvoyer vers un numéro externe et Créer un nouveau numéro.
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Sélectionnez l'option appropriée, ajoutez le numéro et cliquez sur Confirmer.
⚠️ Lorsque vous transformez un numéro classique en numéro SVI, veuillez noter que le numéro de téléphone SVI principal sera facturé à un tarif mensuel dépendant de votre plan. Toutes les lignes de redirection établies sont gratuites, mais vous devez communiquer ces nouveaux numéros à votre gestionnaire de compte ou à notre équipe de facturation pour vous assurer que vous n'êtes pas facturé.
Si l'appelant ne parvient pas à faire une sélection lors de l'appel d'un numéro IVR :
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Les administrateurs peuvent choisir si le message IVR sera rejoué.
⚠️ Veuillez noter que la relecture du message IVR est activée par défaut et que les administrateurs peuvent la désactiver.
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Les administrateurs peuvent choisir de renvoyer l'appel vers un numéro interne ou externe. Sous la distribution des appels de votre numéro IVR, les administrateurs doivent cliquer sur l'option d'acheminement vers un autre numéro et ajouter un numéro de repli.
Option IVR : Renvoyer vers un numéro externe
Si vous avez ajouté un numéro externe à votre ligne SVI, les appels qui sont pris sur le numéro externe apparaîtront comme des appels sortants du numéro de l'appelant vers le numéro externe.
Passer d'un numéro classique à un numéro SVI
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Connectez-vous sur le tableau de bord.
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Sélectionnez le numéro que vous souhaitez transformer en numéro IVR, en cliquant simplement sur le numéro. Vous pouvez également rechercher le numéro dans la barre de recherche située à droite de l'écran.
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Une fois le numéro sélectionné, cliquez sur l'onglet Paramètres .
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Sous Général, vous verrez un bouton radio vous permettant de sélectionner un numéro classique ou un numéro de réponse vocale interactive ( RVI). Sélectionnez Réponse vocale interactive (RVI).
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Un avis s'affiche pour vous donner des détails sur la conversion d'un numéro classique en numéro IVR.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
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Ensuite, vous devrez personnaliser votre message SVI et configurer les options de redirection.
💡 Si vous choisissez de faire de votre numéro un numéro SVI, nous vous recommandons de désactiver votre message de bienvenue.
📚 Vous souhaitez revenir à un numéro SVI classique ? Suivez notre guide ici.