Guía para la integración de intercomunicadores

Resumen:

La integración de Aircall con Intercom permite una sincronización completa de los datos de comunicación entre las dos plataformas. Esto incluye la sincronización automática de los usuarios y clientes potenciales de Intercom con la aplicación telefónica de Aircall, la visualización de información relevante sobre contactos y conversaciones a través de Insight Cards y el registro de todas las llamadas y mensajes SMS como conversaciones de Intercom. La integración también gestiona las llamadas anónimas y proporciona una asignación detallada de llamadas y sincronización de etiquetas.

Por qué es importante

Esta integración es crucial para las empresas que utilizan tanto Aircall como Intercom, ya que centraliza los datos de comunicación con los clientes, garantizando que los equipos de ventas y asistencia tengan acceso inmediato al historial de llamadas y a los datos de contacto. Aumenta la eficiencia, mejora la experiencia del cliente mediante interacciones informadas y proporciona una visión unificada de la interacción con el cliente, lo que en última instancia mejora la gestión del equipo y la responsabilidad de las tareas.

Características principales

Sincronización de contactos

• Sincroniza automáticamente los usuarios y clientes potenciales guardados en Intercom con la aplicación telefónica Aircall.
• Muestra el nombre del usuario o cliente potencial en las llamadas entrantes y salientes de Aircall.
• Requiere que los números de teléfono de Intercom se guarden en formato E.164 (p. ej, +15555555555) u otros formatos compatibles.

• Cuando se encuentra un usuario/líder en Intercom y la sincronización de contactos está activada, su teléfono, correo electrónico y nombre se añaden al contacto de Aircall.
• Se proporciona un enlace directo al usuario/líder de Intercom en el contacto de Aircall para facilitar la edición en Intercom.

Insight Cards

• Se muestra en la aplicación de teléfono de Aircall para llamadas relacionadas con usuarios/líderes de Intercom existentes o recién creados.
• La información incluye:
  • 'Ver página de contacto': Un enlace en el que se puede hacer clic a la página del usuario/líder de interfonía.
  • 'Nombre': El nombre del usuario/líder de interfonía, o el número de teléfono con "Aircall new user/lead" para nuevos contactos.
  • 'Type': Indica si el contacto es un 'Usuario' o un 'Lead'.
• También se muestra para llamadas en las que un Usuario/Lead tiene una Conversación Abierta o Cerrada en Intercom, incluyendo:
  • 'Ver última página de conversación': Un enlace en el que se puede hacer clic a la conversación abierta o cerrada más reciente.
  • "Estado": "Abierta" o "Cerrada" en función del estado de la conversación.
  • "Propietario": El propietario de la conversación; si su correo electrónico coincide con una cuenta de Aircall, se muestra su disponibilidad.

Registro de llamadas y SMS

• A usuarios/líderes existentes: Todas las llamadas y SMS a/desde un número de teléfono con formato válido guardado en un Usuario o Cliente Principal de Interfonía se registrarán como una Conversación asociada a dicho Usuario o Cliente Principal.
  • Nota sobre el registro de llamadas a Usuarios Existentes: Si varios Usuarios de Intercomunicador tienen el mismo número de teléfono, se impedirá el registro de llamadas para ese número. Cada número de teléfono debe guardarse a un solo usuario para un registro adecuado.
• A un nuevo contacto: Si ningún Usuario/Líder de Intercomunicador coincide con el número y la configuración lo permite, se creará un nuevo Usuario/Líder con:
  • Nombre = Número de teléfono en formato E.164
  • Apellidos = "Aircall nuevo contacto"
  • Teléfono = Número de teléfono en formato E.164
• Llamadas anónimas: Si se activa en los ajustes, se creará un Usuario/Líder anónimo para las llamadas desde números anónimos. Las siguientes llamadas desde números anónimos se asociarán a este usuario/líder.
  • Nombre: 'Aircall Contacto Anónimo'
  • Email: 'anonymoys@aircall.io'

Registros de Llamadas y SMS - Campo e Información

• Las llamadas y SMS se crean como Conversaciones de Intercomunicación basadas en los ajustes de integración.
• Lógica de Asignación:
  • Llamada Contestada Entrante: Asignada al compañero de equipo que contesta si los correos electrónicos coinciden; de lo contrario, al administrador de Intercom que configuró la integración.
  • Llamada entrante no contestada: Asignada a ningún compañero de equipo, permitiendo que se apliquen las reglas de asignación de Interfonía.
  • Llamada saliente: Asignada al compañero de equipo que llama si los correos electrónicos coinciden; de lo contrario, al administrador del Intercomunicador.
  • Llamadas transferidas: La conversación actualiza la asignación al nuevo usuario de Aircall si su correo electrónico coincide en Intercom. Si no, permanece asignada al compañero de equipo original.
  • SMS entrantes: Asignado al único usuario con un correo electrónico coincidente en un número de Aircall; en caso contrario, al administrador de Intercom. Si hay varios usuarios en un número de Aircall y se crea una nueva conversación, ésta permanece sin asignar. Si se registra en la última Conversación abierta, permanece asignada al compañero de equipo actual.
  • SMS salientes: Asignado al usuario remitente si los correos electrónicos coinciden; en caso contrario, al administrador de Interfonía.
• Detalles de llamada en Interfonía: Cada llamada crea un mensaje (p. ej, cada llamada crea un mensaje (por ejemplo, "Llamada entrante respondida en [nombre del número de Aircall]") con notas internas que incluyen: el número de teléfono de la persona que llama, el número de Aircall, el tiempo de espera, quién respondió/realizó la llamada, la duración de la llamada, el enlace de grabación y cualquier nota que se haya dejado en la llamada.

• Detalles de SMS en el Intercomunicador: Cada SMS crea un mensaje (por ejemplo, "SMS entrante en [nombre del número de Aircall]") con notas internas que incluyen: Número de Aircall utilizado, remitente/destinatario, contenido del mensaje y estado del SMS (Entregado o Entrega fallida para la salida).

Asignación de llamadas

• Si se asigna una llamada a un usuario de Aircall en la aplicación de teléfono de Aircall que tiene un correo electrónico coincidente en Intercom, la Conversación de Intercom también se asignará a ese compañero de equipo. Se dejará una nota en la conversación indicando a quién se ha asignado la llamada y quién la ha asignado.

Sincronización de etiquetas

• Las etiquetas de Aircall dejadas en una llamada se añaden a la conversación de Intercom correspondiente. Si la etiqueta no existe en Intercomunicador, se creará.
• Las etiquetas se aplican al mensaje más reciente de la conversación de Intercomunicador.
• Si se elimina una etiqueta de una llamada en Aircall, también se elimina de la conversación a través de Intercom.

Cómo configurar

Para más información sobre cómo integrar Intercom con Aircall, consulte este artículo "Cómo configurar su integración de Intercom".

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué formato de número de teléfono se requiere para la sincronización de contactos con Intercom?

• R: Los números deben guardarse en formato E.164 (+15555555555) u otros formatos compatibles.

Q: ¿Qué ocurre si varios usuarios de Interfonía tienen el mismo número de teléfono?

• R: Se impedirá el registro de llamadas a o desde ese número. Asegúrese de que cada número de teléfono está guardado para un solo usuario.

P: ¿Cuánto tiempo después de una llamada se pueden sincronizar las etiquetas con Intercom?

• R: Las etiquetas sólo pueden sincronizarse con las conversaciones de Intercom durante las dos horas siguientes a la finalización de la llamada.

Prácticas recomendadas / Consejos

• Guarde siempre los números de teléfono en Intercom utilizando el formato E.164 para garantizar una correcta sincronización de los contactos para garantizar una correcta sincronización de los contactos.
• Revise periódicamente los usuarios/líderes de Intercom para evitar la duplicación de números de teléfono, que puede dificultar el registro de llamadas.
• Asegúrese de que los correos electrónicos de los usuarios de Aircall e Intercom coincidan para permitir una asignación precisa de las llamadas y la visibilidad de la disponibilidad de los compañeros de equipo