Las empresas que gestionan un gran volumen de llamadas salientes suelen encontrarse con un problema común: la mayoría de las llamadas van al correo de voz, lo que hace que los agentes dediquen mucho tiempo a dejar mensajes de voz a lo largo del día.
Para minimizar las tareas repetitivas y permitir a los agentes conectarse con más clientes diariamente, Aircall ha introducido una función para enviar mensajes de voz con un solo clic.
Al manejar llamadas salientes estándar o llamadas power-dialer , los agentes tienen la capacidad de enviar un mensaje pregrabado al correo de voz del cliente después de escuchar el pitido. Los agentes son autónomos a la hora de grabar sus mensajes personalizados, con la limitación de utilizar únicamente grabaciones de micrófono.
Los usuarios pueden:
- Grabación previa de mensajes de correo de voz personalizados
- Administrar grabaciones: escuchar, eliminar, cambiar el nombre, marcar como predeterminado
- Enviar correo de voz después de un pitido
- Ver historial y filtrar
Cómo acceder al buzón de voz
La función de envío de correo de voz está disponible actualmente en el plan Aircall Professional .
Es compatible con las aplicaciones de escritorio, web y CTI de Aircall (iOS y Android próximamente).
Puede enviar un mensaje de correo de voz cuando encuentre un contestador automático mientras intenta comunicarse su cliente o prospecto. Simplemente presione el botón para soltar el correo de voz al escuchar el "bip". Este botón está disponible en la vista de detalles de la llamada si ha configurado al menos un mensaje pregrabado en la configuración de su llamada de antemano.
Cómo configurar los mensajes desplegables del correo de voz
Para habilitar la función de entrega de correo de voz, asegúrese de tener al menos un mensaje configurado en su configuración de llamadas. Los mensajes de entrega de correo de voz se pueden grabar usando su micrófono. Es importante tener en cuenta que estos mensajes son exclusivos para usted y no serán accesibles para otros usuarios dentro de la organización.
Para grabar un nuevo correo de voz o modificar los existentes, navegue hasta su configuración a través de la siguiente ruta: Configuración Preferencias Llamando Buzón de voz
Limitaciones y consejos
Antes de comenzar a grabar, tenga en cuenta las siguientes limitaciones y consejos:
- Solo aplicable para llamadas salientes
- Se pueden grabar hasta 10 mensajes por usuario
- Cada mensaje puede tener una duración máxima de 180 segundos
- Los nombres de los mensajes deben ser únicos y no exceder los 48 caracteres
⚠️ Tenga en cuenta : algunos contestadores automáticos pueden tener restricciones en la longitud del correo de voz. Recomendamos que sus mensajes sean breves para garantizar que el destinatario los reciba en su totalidad.
Grabación de mensaje para entrega de correo de voz
La primera grabación se convertirá automáticamente en el mensaje predeterminado, preparándolo para su entrega con un solo clic. Posteriormente, puede ajustar la configuración predeterminada si hay más mensajes. Durante la llamada, puede seleccionar cualquier mensaje de la lista si el predeterminado no es adecuado.
Para grabar un mensaje nuevo usando el micrófono, siga estos pasos en la vista de configuración de entrega de correo de voz:
- Introduzca el nombre de la grabación, hasta 48 caracteres
- Haga clic en Grabar para comenzar
- Aparecerá una cuenta regresiva de 3 segundos para notificarle cuándo comenzará la grabación
- Una vez que comienza la grabación, tienes una ventana de 3 minutos para hablar
- La grabación se detendrá automáticamente si superas este límite de tiempo
- Escuche el mensaje grabado para garantizar su calidad
- Haga clic en Rehacer si desea rehacer la grabación
- haga clic en Guardar para almacenarlo en la lista de mensajes disponibles
⚠️ Tenga en cuenta : recomendamos verificar la configuración/autorización de su micrófono antes de iniciar la grabación.
Administrar el mensaje desplegable del correo de voz existente
Tienes varias opciones para administrar los mensajes de correo de voz existentes:
- Escuchar - para reproducir la grabación
- Cambiar nombre - para modificar el nombre de la grabación
- Establecer como predeterminado : para establecer el mensaje de correo de voz predeterminado, que estará disponible con la opción de un clic
- Eliminar : para eliminar el mensaje permanentemente de la lista
Descartar mensaje de correo de voz
⚠️ Nota : para obtener la mejor experiencia, toque el botón soltar el correo de voz solo después de escuchar el pitido del correo de voz. Hacer clic en él antes puede provocar que el mensaje se presente incorrectamente. Consulte las Preguntas frecuentes para obtener más consejos.
Enviar mensaje predeterminado
Envíe un mensaje de voz en el contestador automático de su cliente o cliente potencial con un solo clic usando un mensaje predeterminado configurado en la configuración de llamadas de correo de voz. Si no puede comunicarse con su contacto a través de una llamada normal, puede seguir estos pasos para dejar un mensaje de voz:
- Asegúrese de haber llegado al correo de voz del contacto
- Espere hasta que escuche el pitido del correo de voz para obtener el momento óptimo para enviar el mensaje
- Al escuchar el pitido, haga clic en el botón "Salir del correo de voz"
- Su llamada finalizará automáticamente y recibirá una notificación que indicará "¡Mensaje enviado correctamente!"
- En el resumen de la llamada, puede revisar los detalles relacionados con el envío del correo de voz, incluido el nombre del mensaje y el agente que lo inició.
Enviar mensaje de la lista
Si tiene varios mensajes pregrabados para enviar correo de voz y desea utilizar uno de ellos en lugar del predeterminado, siga los pasos a continuación para continuar:
- Asegúrese de haber llegado al correo de voz del contacto
- Espere hasta que escuche el pitido del correo de voz para obtener el momento óptimo para enviar el mensaje
- Al escuchar el pitido, haga clic en el botón desplegable a la derecha del botón principal
- Haga clic en el mensaje deseado de la lista de mensajes disponibles que se muestran
- Su llamada finalizará automáticamente y recibirá una notificación que indicará "¡Mensaje enviado correctamente!".
- En el resumen de la llamada, puede revisar los detalles relacionados con el envío del correo de voz, incluido el nombre del mensaje y el agente que lo inició
Ver historial & filtro
Al ver la pestaña Historial, puede identificar fácilmente una llamada saliente con un buzón de voz con el nuevo ícono colocado frente a él:
Para realizar una búsqueda eficaz, puede limitar aún más los resultados aplicando un filtro para Tipos de llamadas Correo de voz enviado . Esta selección mostrará solo las llamadas en las que se envió un envío de correo de voz:
Errores
Excepcionalmente pueden producirse errores al utilizar esta función:
- Durante la grabación: el mensaje no se pudo guardar debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
- Durante la eliminación de la grabación: el mensaje no se pudo eliminar debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
- Durante la modificación: cambiar el nombre/establecer como predeterminado: el mensaje no se pudo actualizar debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
- Durante el envío: el mensaje no se pudo enviar debido a un error, inténtelo nuevamente más tarde.
Si encuentra alguno de estos errores, le recomendamos intentar la operación nuevamente después de un tiempo. Si el problema persiste, comuníquese con Aircall Equipo de soporte .
Preguntas frecuentes
Respetar el momento de dejar el mensaje de correo de voz es crucial para garantizar que el resultado se ajuste a las expectativas. A continuación se presentan algunas preguntas y respuestas comunes sobre esta función:
P: ¿Qué sucede si la persona a la que llamo contesta el teléfono, pero accidentalmente hago clic en el botón para soltar el correo de voz durante la llamada?
R: Una vez que haga clic en el botón para soltar el correo de voz, la llamada finalizará inmediatamente. Sin embargo, la persona a la que llamó permanecerá en la línea y escuchará la grabación del correo de voz. Una vez que finalice la grabación, la llamada también finalizará para su contacto. Es importante tener en cuenta que en este escenario no se dejará ningún mensaje de correo de voz.
P: ¿Puedo dejar un mensaje de voz si la llamada se transfiere en caliente?
Respuesta: No
P: ¿Puedo dejar un correo de voz para una llamada interna?
Respuesta: No
P: ¿Qué ocurre si presiono el botón para soltar el correo de voz antes del “bip”?
R: Si hace clic en el botón antes del "bip", es posible que su destinatario no reciba la grabación o que la grabación esté incompleta.
P: ¿Qué sucede si hablo primero después del "bip" en el contestador automático y luego hago clic en el botón de correo de voz?
R: Su contacto recibirá tanto su mensaje hablado como el mensaje pregrabado.
P: ¿Qué ocurrirá si espero un período prolongado después del "bip" antes de hacer clic en el botón para soltar el correo de voz?
R: Ocasionalmente, incluso después de hacer clic en el botón para soltar el correo de voz, es posible que su mensaje no se transmita al destinatario si pasa demasiado tiempo después del "bip". Esto se debe a que el sistema puede interpretar el retraso como una ausencia de un mensaje, lo que provocará que la llamada se desconecte del lado del destinatario mientras usted permanece conectado.