Cómo migrar del enrutamiento tradicional a Smartflows: guía paso a paso

Smartflows es la herramienta de enrutamiento de llamadas de última generación de Aircall, diseñada para simplificar y optimizar la gestión de llamadas entrantes. Con su editor de flujo visual intuitivo, Smartflows le permite crear e implementar flujos de llamadas en solo minutos.

Todos los números deben migrarse a Smartflows antes de mayo de 2025 , por lo que es importante actuar pronto. Para obtener más detalles, consulte este artículo .

Tutorial del proceso de migración

⚠️ Importante :

1. Durante la migración, el número seguirá funcionando con la configuración de distribución de llamadas actual. El nuevo enrutamiento solo tendrá efecto una vez que presione Publicar al final de la migración.
2. La migración se maneja un número a la vez para garantizar un mayor control, lo que le permite verificar que cada número esté configurado correctamente antes de publicar.

Guía paso a paso

1. Acceder al número
   • En el Panel de administración , navegue a la página Número .
   • Seleccione el número que desea migrar y haga clic en Migrar . Esto lo redireccionará a la página de distribución de llamadas del número.

2. Iniciar la migración
   • Haga clic en Abrir editor de Smartflows para abrir el nuevo editor de flujo y comenzar el proceso de migración.
   • El editor de flujo se abrirá en una nueva pestaña para que aún pueda comparar el flujo migrado con el flujo que tenía en el enrutamiento heredado.

3. Elija su método de migración
   • Migración automatizada : convierta automáticamente su distribución de llamadas existente.
   • Comience desde cero : cree un nuevo flujo de llamadas desde cero. Con esta opción, puede elegir comenzar con un lienzo en blanco, usar una plantilla prediseñada o importar un flujo existente creado previamente para otro número.

4. Editar y guardar el flujo
   • En el editor de flujo de enrutamiento, revise la distribución de llamadas y realice los ajustes necesarios.
   • Haga clic en Guardar borrador para guardar su progreso.

5. Publicar el nuevo enrutamiento
   • Una vez que haya confirmado que el flujo es correcto, haga clic en Publicar . El nuevo flujo de enrutamiento ahora estará activo para el número seleccionado.

Nota: Puede guardar su progreso en cualquier momento haciendo clic en Guardar borrador . Para continuar trabajando en un borrador guardado, regrese al mismo número en la página Número y haga clic en Reanudar borrador .

Opcional: prueba tu flujo antes de publicar

Si deseas probar el nuevo flujo de enrutamiento antes de publicarlo, sigue estos pasos adicionales:

1. Prueba el flujo : en el editor de flujo de enrutamiento, haz clic en Probar para habilitar la sección de prueba en el lado izquierdo de la pantalla. Sugerencia: haz clic en Guardar borrador para asegurarte de que se guarden todos los cambios.
2. Simular una llamada entrante : Ingrese un número de llamada que se utilizará para fines de prueba. Este número simulará una llamada entrante al número que está migrando.
3. Verificar el flujo de llamadas : Haga clic en Confirmar y llame al número que está migrando desde su número de prueba para verificar que la llamada fluye correctamente.
4. Continuar con la publicación : Si el flujo se comporta como se espera, está listo para presionar Publicar .

Aspectos a tener en cuenta durante las pruebas

• Devoluciones de llamadas : los agentes asignados al número heredado o borrador no recibirán solicitudes de devolución de llamadas durante las pruebas.
• Buzones de voz : los buzones de voz relacionados con borradores no llegarán a los agentes.
• Llamadas perdidas : los agentes asignados a la configuración heredada recibirán notificaciones de llamadas perdidas, que también se reflejarán en los análisis.

A tener en cuenta al migrar

• Números clásicos : todas las configuraciones de números, integraciones, etc., permanecerán sin cambios después de la migración.
• Números IVR:
  • Si la configuración heredada incluía un IVR, se convertirá para que coincida con:
    • La misma cantidad de ramas que las opciones en el flujo heredado, incluido el manejo de entrada incorrecta o sin entrada.
    • Se migrarán los mensajes IVR y las redirecciones.
    • Las configuraciones especiales (como "repetir instrucción" o alternativas) se ajustarán a los valores predeterminados o se transferirán a los valores existentes.
  • Los números de IVR ya no serán necesarios, ya que Smartflows incluye la funcionalidad de IVR de forma nativa dentro del editor de flujo (obtenga más información sobre el widget de IVR ). La prioridad de línea, las solicitudes de devolución de llamada y las configuraciones de RQT se deshabilitarán de forma predeterminada después de la migración.

• Extensiones en Smartflows : para permitir la marcación de extensiones, se debe incluir un Widget de audio , ya que las personas que llaman marcarán las extensiones mientras se reproduce el audio.
• Horario comercial frente widget de regla de tiempo : El concepto de horario comercial ahora se reemplaza por el widget de regla de tiempo , que imita el comportamiento del horario comercial anterior.

• Si su configuración heredada se estableció en “siempre cerrado” , el nuevo paso de la regla de tiempo incluirá:
  • Una rama izquierda establecida en 24/7 (0:00 - 24:00, todos los días): los pasos de la rama heredada “cerrada” estarán en esta rama.
  • Una rama “en cualquier otro momento”: los pasos de la rama heredada “abierta” estarán en esta rama.
• Si su configuración heredada era “siempre abierta” , el nuevo paso de la regla de tiempo incluirá:
  • Una rama izquierda establecida en 24/7 (0:00 - 24:00, todos los días) - Los pasos de la rama “abierta” estarán en esta rama.
  • Los pasos de la rama “cerrada” estarán en la rama “en cualquier otro momento” .
• Para una configuración personalizada , se trasladará al paso de la regla de tiempo:
  • Una rama izquierda con el cronograma personalizado.
  • Rama “En cualquier otro momento” para gestionar desviaciones.

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