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Este es un resumen de cómo puedes utilizar tu Aircall con Help Scout. Si deseas saber cómo configurar la integración de Help Scout, haz clic aquí.
Fundamentos de la integración de Help Scout
¿Cómo se registran las llamadas en Help Scout?
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Objeto del objetivo: Las llamadas se registran en el nivel de contacto
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Objeto de la llamada: Las llamadas se registran como una conversación que tiene el tipo «Teléfono». El estado de la solicitud es siempre «activo» independientemente de si la llamada fue saliente, entrante, contestada o no contestada
¿Qué es el objeto de llamada en Help Scout?
Resumen:
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Tipo de objeto: Conversación
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Creado por: Agente que realiza o recibe la llamada
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Nota: Asignado a la conversación y contiene toda la información de la llamada
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Estado: Activo
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Etiquetas: Sincronizado con las etiquetas de Aircall
Información de la llamada:
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Tipo de llamada (saliente/entrante/mensaje de voz), nombre del número de Aircall, notas de la llamada, grabación de la llamada
¿Qué formatos de números se aceptan?
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Actualmente se acepta el formato de número E.164.
¿Cómo se asigna la llamada en Help Scout?
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La llamada se asigna al agente que realiza o recibe la llamada si esta se responde. Si la llamada se asigna a otro agente dentro de la aplicación telefónica Aircall, la asignación también se aplicará a nivel de solicitud
¿Puedo utilizar Click to Dial con Help Scout?
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Sí, es posible directamente dentro del widget de contacto que se encuentra a la derecha de cada conversación.
¿Qué aspecto tiene la Insight Card?
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Con las Insight Cards de Aircall, el nombre de la persona que llama aparece en Aircall en cuanto suena el teléfono, junto con un enlace a la página del cliente dentro de Help Scout.
Informes y analíticas en Help Scout
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Los informes de Help Scout permiten a las empresas realizar un seguimiento del volumen de llamadas realizadas y recibidas, así como del volumen de solicitudes globales generadas. Este informe se puede filtrar según las etiquetas asociadas a la conversación por Aircall.
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También puedes hacer un seguimiento del rendimiento de cada agente en términos de número de llamadas y número de clientes en un periodo de tiempo determinado.
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Estas conversaciones telefónicas también se incluyen en el conjunto de conversaciones y solicitudes de la empresa, como podemos ver a continuación.
Uso de los casos y los flujos de trabajo
En Help Scout, los flujos de trabajo pueden definirse individualmente para cada bandeja de entrada, simplemente haciendo clic en el pequeño engranaje como se muestra a continuación.
Estas son algunas de las formas en las que puedes utilizar Help Scout con Aircall:
1. Reasignar una conversación a todo un equipo
Es posible que desees asignar ciertos tipos de solicitudes a equipos específicos. Esto es algo que podemos lograr a través de las etiquetas Aircall.
He aquí un ejemplo rápido: Vamos a añadir la condición de que nos gustaría accionar un flujo de trabajo dada una etiqueta específica publicada en la llamada. En este caso, «etiqueta de demostración».
Cuando se encuentra esta etiqueta, podemos reasignar fácilmente la conversación a otro equipo (en este caso, el equipo de pruebas) para acelerar el tiempo de resolución y el SLA.
2. Introducir información en los campos personalizados
El primer paso es ir a la configuración de los campos personalizados y hacerlos no obligatorios. En este caso, solo tienes que desactivar el campo obligatorio como se ve a continuación.
Una vez hecho esto, puedes utilizar etiquetas para rellenar el campo personalizado.
Ahora, comprobamos si se ha introducido una etiqueta específica (en este caso, «etiqueta de demostración»).
Una vez comprobada la condición, podemos entrar en la sección de acciones y actualizar el campo personalizado como queramos. Puede ser una cadena o un valor específico según el tipo de campo personalizado que estemos actualizando. En este ejemplo, tenemos una cadena de texto, por lo que lo estamos actualizando con «Lo que te apetezca». Y ya está todo listo.
3. Notificar al cliente por correo electrónico en caso de llamadas perdidas
Otro caso de uso interesante es el de notificar a tus clientes cuando están llamando pero no puedas atender su llamada. Puedes asegurarles que se responderá a su solicitud rápidamente mediante un correo electrónico automático accionado por el asunto de las conversaciones creadas por Aircall.
Estos son los pasos para configurarlo.
Primero, vayamos a los flujos de trabajo y comprobemos que la conversación tenga el asunto correcto, ya sea «Llamada perdida» o «Buzón de voz».
A continuación, podemos enviar un correo electrónico al cliente potencial para notificarle que estaremos con él en breve, mediante la siguiente acción. Un correo electrónico que se puede personalizar con los detalles almacenados en Help Scout, como puedes ver a continuación.
