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Una vez que haya configurado su integración con Salesforce, es importante saber y configurar cómo se registran las llamadas en Salesforce.
Las llamadas se registrarán según el flujo de trabajo de llamadas y la configuración general que haya seleccionado en su panel de control de Aircall durante la configuración de la integración. Puede volver a cambiar estos ajustes simplemente entrando en su panel de control y haciendo clic en Integraciones y API.
Flujo de trabajo de llamadas
Para cada tipo de llamada (llamada saliente contestada, llamada saliente no contestada, llamada entrante contestada, llamada perdida o buzón de voz), puede elegir cómo quiere que se registre la llamada (completada, en curso o no registrar la llamada).
Las llamadas registradas como Completadas se mostrarán en Actividades pasadas en Salesforce:
Las llamadas registradas como En curso se mostrarán en Pasos siguientes:
Tenga en cuenta que si la configuración está seleccionada como No hacer nada para un tipo de llamada concreto, esas llamadas no se registrarán ni se mostrarán en Salesforce en absoluto.
Configuración general
El flujo de trabajo del registro de llamadas varía según la configuración de Salesforce:
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Las llamadas/SMS se registrarán sólo durante el horario comercial, o incluso cuando los números estén cerrados.
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Siel número no existe en Salesforce: puede elegir crear un nuevo contacto/nuevo cliente potencial/nueva cuenta o nada.
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Siel número existe en Salesforce: la llamada se registrará automáticamente en el objeto(Contacto/Lead/Cuenta/Persona) asociado a este número.
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Las llamadas/SMS también se registrarán en un Caso u Oportunidad existente que esté asignada a un Contacto según su preferencia.
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Si se selecciona Caso , también se puede elegir uno nuevo que se creará si no existe ya.
⚠️ Tenga en cuenta:
Las llamadas no pueden ser registradas en Casos u Oportunidades que estén asociadas a Leads, Cuentas o Cuentas de Persona. Para registrarse en un Caso u Oportunidad, ese Caso/Oportunidad debe estar asociado a un Contacto. Los casos sólo se crean si se encuentra un contacto existente.
Si tiene varios objetos con el mismo número asociado, se respetará el siguiente orden de prioridad:
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Contacto
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Cliente potencial
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Cuenta
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Cuenta de persona
Si tiene varios objetos del mismo tipo (es decir, dos o más contactos) con el mismo número, la llamada se registrará en el primero que nos devuelva Salesforce. Por lo general, se trata del objeto actualizado más recientemente.
Si tiene varios casos u oportunidades asociados a un contacto, la llamada se registrará también en el primero que nos devuelva Salesforce.
Mientras que podemos crear automáticamente un nuevo caso si no existe, la integración no puede crear nuevas oportunidades.
¿Qué información se registrará en Salesforce?
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Información de contacto: El nombre y los apellidos del contacto, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
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Información dela llamada: contacto o cliente potencial, caso (si está disponible), dirección (por ejemplo, entrante), asunto, fecha, duración de la llamada, tiempo de espera (en la descripción de la llamada), grabación (si está activada, en la descripción de la llamada, comentarios, etiquetas, propietario (usuario de Aircall que realizó la llamada, si está presente en SF. En caso contrario, el usuario de Aircall que creó la integración, es decir, el administrador)
¿Dónde se registra la información en Salesforce?
En Salesforce Lightning, los datos del historial de llamadas se registran en la pestaña Actividad de la vista de diseño. Si no tiene la pestaña Actividad, siga estas instrucciones para añadirla:
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Inicie sesión en su cuenta de Salesforce
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Vaya a una cuenta de empresa
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Haga clic en Configuración y seleccione Editar página
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En la lista desplegable de la izquierda, haga clic en Actividades y arrástrela a la vista de su cuenta.
