Una vez que haya configurado su integración con Salesforce, es importante saber y configurar cómo se registran sus llamadas en Salesforce.
Las llamadas se registrarán según el Flujo de trabajo de llamadas y Configuración general que haya seleccionado en su panel de Aircall durante la configuración de la integración. Puede volver atrás y cambiar estos ajustes simplemente accediendo a su Panel de control y haciendo clic en Integraciones & API.
Flujo de trabajo de llamadas
Para cada tipo de llamada: llamada saliente contestada, llamada saliente no contestada, llamada entrante contestada, llamada perdida o buzón de voz), puede elegir cómo desea que se registre la llamada (completada, en curso o que no se registre la llamada).
Las llamadas registradas como Completadas se mostrarán en Actividades pasadas en Salesforce:
Las llamadas registradas como En curso se mostrarán en Próximos pasos:
Tenga en cuenta que si la configuración se selecciona como No hacer nada para un tipo de llamada concreto, esas llamadas no se registrarán ni se mostrarán en Salesforce en absoluto.
Configuración general
El flujo de trabajo del registro de llamadas varía en función de su configuración de Salesforce:
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Las llamadas se registrarán sólo durante el horario comercial o incluso cuando los números estén cerrados.
⚠️ Nota: Esta configuración sólo se aplica a las llamadas y no se aplicará a los mensajes enviados o recibidos fuera del horario comercial.
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Si el número no existe en Salesforce: puede elegir entre crear un nuevo Contacto/nuevo Cliente potencial/nuevo Cuenta o nada.
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Si el número existe en Salesforce: la llamada se registrará automáticamente en el objeto (Contacto/Lead/Cuenta/Persona Cuenta) asociado a este número.
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Las llamadas/SMS también se registrarán en un Caso existente o en una Oportunidad que esté asignada a un Contacto según sus preferencias.
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Si se selecciona Caso , también podrá elegir que se cree uno nuevo si aún no existe.
⚠️ Por favor tenga en cuenta:
Las llamadas no pueden ser registradas a Casos o Oportunidades que estén asociadas a Leads, Cuentas, o Cuentas de Persona.
Para poder iniciar sesión en un caso o una oportunidad , ese caso / oportunidad debe estar asociado a un contacto y su estado debe ser Abierto.
Los casos sólo se crean si se encuentra un Contacto existente o creado automáticamente por la integración.
Si tiene varios objetos con el mismo número, se respetará el siguiente orden de prioridad:
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Contacto
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Cliente potencial
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Cuenta
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Cuenta de persona
Si tiene varios objetos iguales (es decir, dos o más contactos ), se creará un nuevo contacto.es decir, dos o más Contactos) con el mismo número, la llamada se registrará en el primero que nos devuelva Salesforce. Este suele ser el objeto actualizado más recientemente.
Si tiene varios Casos o Oportunidades asociados a un Contacto, la llamada también se registrará en el primero que nos devuelva Salesforce.
Aunque podemos crear automáticamente un nuevo Caso si aún no existe, la integración no puede crear nuevas Oportunidades.
¿Qué información se registrará en Salesforce?
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Información de contacto: Nombre y apellidos del contacto, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
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Información de la llamada: contacto o cliente potencial, caso (si está disponible), dirección (por ejemplo, entrante), asunto, fecha, duración de la llamada, tiempo de espera (en la descripción de la llamada), grabación (si está activada, en la descripción de la llamada, comentarios, etiquetas, propietario (usuario de Aircall que realizó la llamada, si está presente en SF. En caso contrario, el usuario de Aircall que creó la integración, es decir, admin)
¿Dónde se registra la información en Salesforce?
En Salesforce Lightning, los datos del historial de llamadas se registran en la pestaña Actividad de la vista de diseño. Si no tiene la pestaña Actividad, siga estas instrucciones para añadirla:
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Inicie sesión en su cuenta de Salesforce
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Vaya a una cuenta Empresa
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Haga clic en Configuración y seleccione Editar página
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En la lista desplegable de la izquierda, haga clic en Actividades y arrástrela y suéltela en su vista de cuenta.