Configurar la Música y los Mensajes en cada uno de sus números es un paso esencial para crear una experiencia cohesiva y personalizada para sus clientes.
La configuración de estas funciones le permite comunicar a sus clientes cuando sus líneas están cerradas, sus agentes pueden estar ocupados, o simplemente reproducir una agradable música de espera mientras espera a ser conectado.
En este artículo, demostraremos cada característica y le mostraremos cómo personalizar sus mensajes.
Como administrador, podrá configurar fácilmente estas opciones directamente en el panel de control de Aircall. Una vez que hayas iniciado sesión, navega a la sección Números y selecciona un número de la lista para editarlo.
⚠️ Nota: Todos los archivos personalizados deben tener menos de 10 MB y estar en formato mp3. Sin embargo, tendrás que grabar o convertir un mensaje por tu cuenta y puedes hacerlo utilizando un servicio de grabación en línea como Vocaroo o Online Convert.
⚠️ Ten en cuenta que el software de Apple añade datos de grabación de audio específicos que no son compatibles con Aircall y que será necesario convertir. Asegúrate de que si grabas el mensaje a través de macOS, lo envías a través de un conversor o compresor para asegurarte de que los metadatos son compatibles.
Para obtener más información sobre los archivos de audio aceptados, visite Requisitos y recomendaciones para archivos de audio.
Número clásico
Si está configurando un número clásico, en la pestaña Distribución de llamadas verá las siguientes opciones de mensaje:
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Mensaje de bienvenida
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Música de espera
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Música en espera
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Mensaje de llamada no contestada (incluye opción de buzón de voz)
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Mensaje fuera de horario (está activo si el número está cerrado. Incluye la opción de buzón de voz).
Número IVR
Si está configurando un número IVR , en la pestaña Distribución de llamadas verá las siguientes opciones de mensaje:
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Mensaje de bienvenida
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Mensaje IVR (se reproduce si no se selecciona la opción IVR)
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Mensaje fuera de horario (se activa si el número está cerrado. Incluye la opción de buzón de voz ).
Mensaje de bienvenida
Este es el mensaje que se reproducirá al principio de cada llamada. La persona que llama escuchará este mensaje antes de oír la música de espera. La persona que llama debe escuchar todo el mensaje de Bienvenida antes de que la llamada pueda continuar. Es mejor que este mensaje sea corto. Puede activar o desactivar este mensaje activándolo o desactivándolo en los ajustes.
Cómo configurar un mensaje de bienvenida
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Seleccione el menú más para desplegar la opción Editar.
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Elija el tipo de mensaje que desea reproducir: Texto a voz o un archivo personalizado.
Mensaje de texto a voz
Con la opción de mensaje de texto a voz, puede escribir un mensaje que se guardará como texto pregrabado. Seleccione un idioma y un estilo de voz para personalizar su mensaje. También puede previsualizar el mensaje configurado antes de confirmar.
Mensaje personalizado
Con la opción de mensaje personalizado, podrá cargar un archivo .mp3 personalizado de su elección.
También puede grabar mensajes directamente en el Panel de control en lugar de cargar un mp3.
Una vez que haya terminado de configurar su mensaje de bienvenida, seleccione Confirmar para guardarlo.
También puede descargar los mensajes que haya grabado previamente en el Panel de control y reutilizarlos para otras líneas.
Música de espera
Esta es la música que la persona que llama escuchará después de que el Mensaje de Bienvenida se haya reproducido. Las personas que llaman oirán esta música mientras esperan a que su llamada sea atendida por un agente disponible. Este mensaje no se puede desactivar, pero se puede personalizar.
Cómo configurar la Música de Espera
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Seleccione el menú más para desplegar la opción Editar.
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Elija el tipo de Música para su música de espera.
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Puede seleccionar una opción de nuestra biblioteca de Audio o seleccionar un archivo Personalizado.
Una vez que haya terminado de configurar su Música de Espera, seleccione Confirmar para guardar.
⚠️ Tenga en cuenta que no es posible eliminar la Música de Espera ya que ésta se reproducirá cuando suene una llamada entrante. Puede editar esta opción para reproducir un tono de llamada estándar si lo desea, pero no puede eliminarla.
Música en espera
La Música en espera difiere de la Música en espera en que sólo se reproducirá cuando ponga a un cliente en espera o lo transfiera a otro equipo o compañero de equipo. Al igual que con la música de espera, puede elegir entre una selección de nuestra biblioteca de audio o un archivo personalizado. Esta opción no se puede desactivar.
⚠️ Tenga en cuenta que no es posible eliminar la Música en espera, ya que se reproducirá cuando se transfiera una llamada o se haya puesto en espera. Puedes editar esta opción para que reproduzca un tono de llamada estándar, pero no puedes eliminarla por completo.
Mensaje de llamada no contestada
La persona que llama escuchará este mensaje si su llamada no es atendida en horario comercial.
⚠️ Esta opción no se puede desactivar.
Cómo configurar el mensaje de llamada no contestada
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Seleccione el menú más para desplegar la opción Editar .
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Active o desactive la opción para que las personas que llaman dejen un mensaje de voz después de que se reproduzca el mensaje activando o desactivando el interruptor .
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Seleccione el Tipo de Mensaje a reproducir. Siga las instrucciones del tipo de mensaje para texto a voz o mensajes personalizados.
Una vez que haya terminado de configurar su mensaje de llamada no contestada, seleccione Confirmar para guardar.
Mensaje Fuera de Horario
El Mensaje fuera de horario es el mensaje que escuchan sus clientes cuando ha cerrado la línea o cuando han llamado fuera del horario comercial establecido.
⚠️Este mensaje no se puede desactivar pero se puede personalizar.
Cómo configurar el mensaje Fuera de horario
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Seleccione el menú más para desplegar la opción Editar .
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Active o desactive la opción para que las personas que llaman dejen un mensaje de voz después de que se reproduzca el mensaje activando o desactivando el interruptor .
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Seleccione el Tipo de Mensaje a reproducir. Siga las instrucciones del tipo de mensaje para texto a voz o mensajes personalizados.
Una vez que haya terminado de configurar su mensaje Fuera de horario, seleccione Confirmar para guardar.
Mensaje IVR
Un mensaje IVR es un mensaje que comunica a sus clientes qué botón del teclado seleccionar para comunicarse con un equipo o departamento específico.
⚠️ Los mensajes IVR no son opcionales. Tenga en cuenta que deberá cambiar este mensaje si modifica alguna opción del teclado en la distribución de llamadas.
Cómo configurar un mensaje IVR
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Seleccione el menú más para desplegar la opción Editar .
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Seleccione el Tipo de Mensaje a reproducir. Siga las instrucciones del tipo de mensaje para texto a voz o mensajes personalizados.
Una vez que haya terminado de configurar su mensaje IVR, seleccione Confirmar para guardar.
Buzón de voz
En Aircall, los mensajes de voz se adjuntan a los números, en lugar de a los usuarios. La opción de buzón de voz está disponible a través de los mensajes Fuera de horario y Llamada no contestada. Puede activarse o desactivarse según sus preferencias. Puede activarlo o desactivarlo desde la configuración de mensajes o directamente en el flujo de llamadas.
¿Dónde aparecen los mensajes de voz?
Los mensajes de voz aparecerán en la sección de bandeja de entrada de tu aplicación. Sólo los usuarios y equipos que estén asignados a la distribución de llamadas del número recibirán notificaciones de buzón de voz para ese número. Desde ahí, puedes escuchar el buzón de voz, devolver la llamada al cliente y archivar el mensaje.
💡 Consejo profesional: Si quieres acceder a los buzones de voz o a los datos de llamadas de un número al que no estás asignado, echa un vistazo a la función Sólo llamadas salientes salientes.
Mensaje de confirmación de solicitud de devolución de llamada
Si estás suscrito a nuestro plan Profesional, tendrás la opción de habilitar las solicitudes de devolución de llamada. Visite este artículo para obtener más información sobre cómo configurar el mensaje de confirmación de la solicitud de devolución de llamada.