Con la integración de Aircall y Microsoft Teams, los usuarios pueden realizar llamadas a clientes directamente desde Microsoft Teams y colaborar con colegas compartiendo detalles de contacto en chats o canales.
La integración de Aircall y Microsoft Teams ayuda a permitir una comunicación fluida entre los trabajadores de ventas, soporte y back-office. Los equipos de atención al cliente pueden consultar fácilmente a expertos de su empresa sobre tickets y oportunidades, de modo que las empresas puedan enriquecer las conversaciones tanto internas como externas.
Este artículo le mostrará cómo aprovechar al máximo su integración de Aircall y Microsoft Teams.
💡 Para obtener información sobre cómo instalar/configurar la integración, visite Cómo configurar sus Microsoft Teams: integración de la aplicación Aircall .
Fijar Aircall en MS Teams
Los usuarios de Microsoft Teams deben fijar la aplicación Aircall en Teams para acceder rápidamente a chats y canales:
Si el icono de Aircall no aparece después de fijar la aplicación, es posible que tengas que desanclar otra aplicación.
Contactos
La aplicación Aircall en MS Teams incluye una sección de contactos de Aircall, donde los usuarios podrán:
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Buscar contactos
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Agregar nuevos contactos
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Llamar a contactos usando el teléfono Aircall
💡 Con la pestaña Contactos de Aircall, los usuarios podrán mantener una lista de contactos internos y externos en Microsoft Teams para una gestión de contactos más sencilla.
Buscar contactos
Los usuarios pueden buscar contactos ingresando un nombre o número en la barra de búsqueda. Tenga en cuenta que los usuarios deben escribir al menos tres letras o cuatro números en la barra de búsqueda para que se completen los resultados. Los resultados mostrarán contactos externos y no mostrarán compañeros de equipo internos que utilicen Microsoft Teams.
Agregar nuevos contactos
Al hacer clic en “Agregar nuevo” en la sección de contactos de Aircall e ingresar la información manualmente, los usuarios pueden agregar contactos a Aircall directamente en MS Teams.
Llamar a contactos usando el teléfono Aircall
Después de buscar un contacto, los usuarios pueden hacer clic en el ícono del teléfono para realizar una llamada al contacto en Aircall.
💡 Realizar una llamada desde Microsoft Teams permite a los usuarios pasar más tiempo en la plataforma que más utilizan para la colaboración y la comunicación, al tiempo que optimiza su flujo de trabajo de llamadas salientes.
Sincronización de disponibilidad
Una vez instalado, los usuarios podrán asignar su disponibilidad de Microsoft Teams con su disponibilidad de Aircall. Si un usuario necesita configurarse como Ausente en Microsoft Teams, puede elegir si eso lo establece automáticamente como No disponible en Aircall. Si un usuario atiende una llamada con Aircall, puede elegir si eso lo establece automáticamente como Ocupado en Microsoft Teams.
💡 Availability Sync evita que Aircall y Microsoft Teams suenen al mismo tiempo, para que los usuarios puedan pasar más tiempo hablando con clientes y clientes potenciales sin interrupciones ni llamadas perdidas.
Si un usuario no desea sincronizar la disponibilidad, puede desactivarlo en la parte superior de la página. Los usuarios pueden activar o desactivar la sincronización de disponibilidad en cualquier momento.
⚠️ Tenga en cuenta: cuando está activado, Availability Sync funcionará en todo momento del día, incluso después de cualquier Horario laboral establecido en Aircall. Si un usuario está fuera de su horario laboral en Aircall y, por lo tanto, no está disponible, pero cambia su estado en Microsoft Teams a Disponible u otro estado asignado para cambiar el estado de Aircall a Disponible, el Usuario quedará Disponible en Aircall.
⚠️ Tenga en cuenta: la disponibilidad en Teams no se sincronizará para las llamadas internas realizadas entre varios usuarios en Aircall.
Acciones en el chat
Los usuarios de MS Teams pueden realizar varias acciones dentro de sus chats/canales, que incluyen:
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Agregar nuevos contactos
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Buscar contactos existentes/enviar tarjetas telefónicas
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Llamar con Aircall
Agregar nuevos contactos
Los usuarios pueden pasar el cursor sobre un mensaje de un compañero de equipo, hacer clic en los tres puntos en la esquina superior derecha, ir a "Más acciones" y seleccionar "Agregar contacto":
💡 Al agregar contactos desde un chat o canal, se completarán automáticamente los campos de nombre y correo electrónico. Es especialmente útil en canales compartidos con otra empresa, para que puedas agregar contactos de Aircall que aún no sean tus compañeros de equipo.
Buscar contactos existentes/Enviar tarjetas telefónicas
Los usuarios pueden buscar sus contactos de Aircall en MS Teams haciendo clic en el ícono de Aircall en un chat o canal y luego ingresando un nombre de contacto para buscar.
⚠️ Tenga en cuenta: los contactos que se muestran serán sus contactos recientes, lo que significa que deberán ser contactos a los que haya realizado o recibido una llamada recientemente para poder mostrarlos. Al buscar un contacto, los usuarios deberán ingresar al menos tres letras o cuatro números en la barra de búsqueda para comenzar a ver resultados. Los contactos solo mostrarán uno de sus números guardados en Aircall.
Después de la búsqueda, los usuarios pueden seleccionar un contacto para enviar una tarjeta telefónica en el chat o canal. Esto incluye la información de contacto y un enlace al perfil del contacto en un CRM. Luego puede llamar al contacto o descargar la vCard del contacto.
💡 Las tarjetas telefónicas permiten a las empresas colaborar fácilmente en tickets y oportunidades. Ya sea pasando un ticket a alguien de su equipo o consultando a un experto en la materia dentro de su empresa, permiten a los usuarios obtener contexto fácilmente sobre un contacto en particular y luego realizar una llamada directamente desde la tarjeta de llamadas.
Llama con Aircall
Los usuarios pueden realizar llamadas colocando el cursor sobre un mensaje de un compañero de equipo, haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha, yendo a "Más acciones" y seleccionando "Llamar con Aircall".
💡 Recuerde: también puede llamar a contactos desde la pestaña Contactos o realizando una llamada desde el botón “Llamar al móvil” en una Tarjeta de contacto. Esto será especialmente útil para llamar a contactos externos desde Microsoft Teams.
Al hacer clic en uno de los números de Aircall o Azure AD, se abrirá la aplicación Aircall en la página Teclado, con el número autocompletado. Luego, los usuarios pueden hacer clic en el ícono de llamada en Aircall para iniciar la llamada.
Requisitos
Aplicación de escritorio de Aircall
Para que la función Hacer clic para marcar funcione correctamente, debes tener instalada la aplicación Aircall Desktop. La aplicación se puede descargar en aircall.io/download y para obtener información sobre requisitos y recomendaciones de hardware, visite: Dispositivo & Recomendaciones de auriculares .
⚠️ Tenga en cuenta: Click to Dial no funcionará en dispositivos Chromebook ya que la aplicación Aircall Desktop no es compatible con Chromebook en este momento.
Chat activo
Para utilizar Click to Dial en un chat, los usuarios deben haber enviado o recibido al menos un mensaje al contacto al que desean llamar. Si hay un chat abierto con un contacto, pero aún no se ha enviado ni recibido ningún mensaje, la función Hacer clic para marcar no funcionará.
Formato de número
Para que Click to Dial funcione correctamente, cada número de teléfono de los contactos a los que un usuario desea llamar debe contener el código de país.
Configuración de enlace telefónico
Para que la integración sea exitosa al abrir Aircall, asegúrese de que Aircall esté configurado como la aplicación predeterminada para abrir enlaces Tel. Para obtener más información sobre esto, visite: Selección de su aplicación predeterminada para abrir enlaces telefónicos .