⚠️ Tenga en cuenta que este artículo ha sido traducido automáticamente.

Para las empresas es fundamental responder a las preguntas de sus clientes con la mayor rapidez posible. Una buena manera de conseguirlo es establecer lo que se llama un número de respuesta de voz interactiva (IVR).

Un número IVR es simplemente el número de teléfono principal al que llaman sus clientes y que les proporciona un menú de opciones para elegir en su teclado (1- para soporte, 2- para ventas), etc,

Una vez que su cliente selecciona la opción, su llamada es entonces redirigido al agente/departamento correspondiente (siempre a un número clásico).

Un administrador puede configurar esto directamente en el panel de control de Aircall estableciendo el número como un número IVR o un número clásico. Una vez seleccionado el número como número IVR, puede dirigir las llamadas a otros números de Aircall o a números externos de móvil o fijo.

⚠️ Tenga en cuenta que todavía no es posible dirigir directamente las llamadas a los equipos desde el número IVR principal. Sin embargo, puede crear un número IVR hijo (o un número de redirección) y asignar el equipo a la distribución de llamadas del número de teléfono. Si su número IVR es gratuito, tenga en cuenta también que la duración total de la llamada se cobrará como gratuita, incluso si sus números IVR hijos no son gratuitos.

Cómo crear un número IVR

• Inicie sesión al Tablero de mandos

• Haga clic en Crear o en el número de puerto situado en la esquina superior derecha de la página de resumen de números

• Se abrirá una lista desplegable. Seleccione Crear un número

• Seleccione Crear IVR

• A continuación, se le pedirá que elija la ubicación, el tipo (gratuito o local) y el prefijo

• Ponga un nombre a su número y haga clic en Crear número

  

• Su número ha sido creado y puede continuar con la configuración de su número IVR

Cargue su mensaje IVR

Una vez que haya definido las opciones del menú IVR, tendrá que añadir las suyas propias Mensaje IVR para comunicar las teclas (números del teclado) que sus clientes deben elegir.

⚠️ Tenga en cuenta que un número IVR no será funcional hasta que el mensaje IVR haya sido personalizado y guardado.

Cuando cargue un mensaje IVR tenga en cuenta que el mensaje sólo puede tener 20 megabytes.⚠️

Cómo configurar el mensaje IVR personalizado

• Haga clic en la pestaña Distribución de llamadas.

• Haga clic en los tres puntos situados en el lado derecho del mensaje IVR .

• Seleccione la opción Editar .

• Al hacer clic en la opción Editar, podrá escribir un mensaje que se guardará como texto pregrabado o podrá cargar un mensaje personalizado desde un archivo. Si eliges la opción de texto a voz, podrás elegir entre 16 idiomas diferentes y 15 estilos de voz distintos.

Cómo configurar las opciones de redirección

Puede elegir redirigir a un número externo, a otro número de Aircall o crear un nuevo número en el árbol:

• En la pestaña de distribución de llamadas, encontrará un diagrama de flujo (como el que se muestra a continuación)

• Haga clic en el signo más oscuro situado delante de Añadir una opción.

• Tendrá tres opciones: Reenviar a número interno, Reenviar a número externo y Crear un nuevo número.

  
  

• Selecciona la opción adecuada, añade el número y pulsa en Confirmar.

  

⚠️ Cuando convierta un número clásico en un número IVR, tenga en cuenta que el número de teléfono IVR principal tendrá una tarifa mensual en función de su plan. Las líneas de desvío que se establezcan son gratuitas.

Si la persona que llama no hace una selección al llamar a un número IVR:

• Los administradores pueden elegir si el mensaje de IVR se reproducirá.

⚠️ Tenga en cuenta que la repetición del mensaje IVR está activada por defecto y los administradores pueden desactivar la repetición.

• Los administradores pueden elegir desviar la llamada a un número interno o externo. Bajo la distribución de llamadas de su número IVR, los Admins necesitan hacer clic en la opción de ruta a otro y añadir un número de retorno.

Opción IVR: Desviar a un número externo

Si ha añadido un número externo a su línea IVR, las llamadas que se contesten en el número externo aparecerán como llamadas salientes desde el número de la persona que llama al número externo.

Cambio de un número clásico a un número IVR

• Inicie la sesión al Tablero de mandos.

• Seleccione el número que desea convertir en un número IVR. También puede buscar el número en la barra de búsqueda de la derecha de la pantalla.

  

• Una vez que haya seleccionado el número, haga clic en la pestaña Configuración .

• En General, seleccione Clásico.

• Se abrirá una ventana con los detalles para convertir un número IVR en clásico.

• Haga clic en Convertir.
  

  
  

• A continuación, tendrás que personalizar tu mensaje IVR y configurar las opciones de redirección.

💡 Si decides convertir tu número en un número IVR te recomendamos que desactives tu mensaje de bienvenida.

📚 ¿Buscas cambiar tu número IVR de nuevo a un número clásico? Sigue nuestra guía aquí.

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