Para las empresas es esencial responder a las preguntas de sus clientes lo antes posible. Una buena forma de conseguirlo es crear un número de respuesta de voz interactiva (IVR).
Un número IVR es simplemente el número de teléfono principal al que llaman sus clientes y que les proporciona un menú de opciones para elegir en su teclado (1- para asistencia, 2- para ventas), etc.
Una vez que el cliente selecciona la opción, su llamada es redirigida al agente correspondiente. al agente/departamento correspondiente (siempre a un número clásico)..
Un administrador puede configurar esto directamente en el panel de control de Aircall estableciendo el número como un número IVR o un número clásico. Una vez que haya seleccionado el número como número IVR, podrá dirigir las llamadas a otros números Aircall o a números externos de móvil o fijo.
⚠️ Tenga en cuenta que todavía no es posible dirigir directamente las llamadas a los equipos desde el número IVR principal. Sin embargo, puede crear un número IVR hijo (o un número de redirección) y asignar el equipo a la distribución de llamadas del número de teléfono. Si su número IVR es gratuito, tenga en cuenta también que la duración total de la llamada se cobrará como gratuita, aunque sus números IVR hijos no sean gratuitos.
Cómo crear un número IVR
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Acceda al panel de control
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Haga clic en Crear o en el número de puerto situado en la esquina superior derecha de la página Resumen de números.
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Se abrirá una lista desplegable. Seleccione Crear un número
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Seleccione Crear IVR
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A continuación, se le pedirá que elija la ubicación, el tipo (gratuito o local), el prefijo
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Ponga un nombre a su número y haga clic en Crear número
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Su número ha sido creado y puede continuar con la configuración de su número IVR.
Cargue su mensaje IVR
Una vez que haya definido las opciones del menú IVR, tendrá que añadir su propio mensaje IVR para comunicar las teclas (números del teclado) que deben elegir sus interlocutores.
⚠️ Tenga en cuenta que un número IVR no será funcional hasta que el mensaje IVR haya sido personalizado y guardado.
⚠️ Al cargar un mensaje IVR, tenga en cuenta que el mensaje sólo puede ocupar 20 megabytes.
Cómo configurar el mensaje IVR personalizado
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Haga clic en la pestaña Distribución de llamadas.
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Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del mensaje IVR .
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Seleccione Editar.
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Al hacer clic en la opción Editar, podrá escribir un mensaje que se guardará como texto pregrabado o podrá cargar un mensaje personalizado desde un archivo. Si eliges la opción de texto a voz, podrás elegir entre 16 idiomas y 15 estilos de voz diferentes.
Cómo configurar las opciones de redireccionamiento
Puede elegir entre redirigir a un número externo, a otro número de Aircall o crear un nuevo número en el árbol:
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En la pestaña Distribución de llamadas, encontrará un diagrama de flujo (como se muestra a continuación)
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Haga clic en el signo más oscuro situado delante de Añadir una opción.
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Tendrá tres opciones: Reenviar a número interno, Reenviar a número externo y Crear un nuevo número.
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Seleccione la opción adecuada, añada el número y haga clic en Confirmar.
⚠️ Cuando convierta un número clásico en un número IVR, tenga en cuenta que el número de teléfono IVR principal tendrá una tarifa mensual que dependerá de su plan. Las líneas de redirección que se establezcan son gratuitas, pero debe comunicar estos nuevos números a su gestor de cuenta o a nuestro equipo de facturación para asegurarse de que no se le cobren.
Si la persona que llama no realiza una selección al llamar a un número IVR:
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Los administradores pueden elegir si el mensaje IVR será reproducido.
⚠️ Tenga en cuenta que la reproducción del mensaje IVR está activada por defecto y que los administradores pueden desactivarla.
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Los administradores pueden elegir desviar la llamada a un número interno o externo. En la distribución de llamadas de su número IVR, los administradores deben hacer clic en la opción de ruta a otro número y añadir un número alternativo.
Opción IVR: Desviar a un número externo
Si ha añadido un número externo a su línea IVR, las llamadas que se contesten en el número externo aparecerán como llamadas salientes desde el número de la persona que llama al número externo.
Cambio de un número clásico a un número IVR
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Acceda al panel de control.
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Seleccione el número que desea convertir en un número IVR, simplemente haciendo clic directamente en el número. También puede buscar el número en la barra de búsqueda situada en la parte derecha de la pantalla.
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Una vez que haya seleccionado el número, haga clic en la pestaña Configuración .
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En General, verá un botón de opción que le permitirá seleccionar un número clásico o de respuesta de voz interactiva (IVR ). Seleccione Respuesta de voz interactiva (IVR ).
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Aparecerá un aviso que le proporcionará detalles sobre la conversión de un número clásico a un número IVR.
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Haga clic en Guardar cambios.
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A continuación, tendrás que personalizar tu mensaje IVR y configurar las opciones de redirección.
💡 Si decides convertir tu número en un número IVR te recomendamos que desactives tu mensaje de bienvenida.
📚 ¿Quieres volver a convertir tu número IVR en un número clásico? Sigue nuestra guía aquí.