Um die Vorteile des Aircall AI Voice Agent zu maximieren und ein reibungsloses und effizientes Kundenerlebnis zu gewährleisten, ist es wichtig, eine Reihe von Best Practices zu befolgen. Nachfolgend finden Sie einige wichtige Tipps zur Optimierung der Einrichtung und Leistung Ihres AI Voice Agent:
Gestalten Sie einen klaren und einfachen Wissensbereich
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Verwenden Sie strukturierten Text:
- Halten Sie Ihren Wissensbereich einfach und übersichtlich
- Vermeiden Sie nummerierte Listen und formatieren Sie ihn stattdessen in einer klaren Frage- & Eine Struktur, die sicherstellt, dass die KI leicht auf relevante Antworten zugreifen und diese liefern kann.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Sonderzeichen, da diese die KI verwirren können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt Ihrer Website-Wissensdatenbank für die KI ändern, indem Sie alle visuellen Elemente (Bilder, Videos) anpassen und Sätze bei Bedarf umformulieren, um sie besser für die KI-Verarbeitung geeignet zu machen.
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Gleichgewicht zwischen Details und Einfachheit:
- Obwohl die Bereitstellung detaillierter Informationen wichtig ist, empfehlen wir die Optimierung auf kürzere und prägnantere Wissensdatenbanken, die sich auf die wichtigsten Probleme konzentrieren, die der KI-Sprachagent behandeln soll.
- Halten Sie die Antworten kurz, aber informativ und vermeiden Sie es, das System mit langen Antworten zu überlasten. Die KI soll eine vollständige Wissensdatenbank unterstützen, nicht ersetzen.
- Derzeit unterstützt der Wissensbereich Eingaben mit einer Länge von bis zu ca. 20 Seiten. Es wird jedoch empfohlen, die Länge auf maximal 3–4 Seiten zu beschränken.
Begrüßungen und Informationen kontextbezogen anpassen
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Personalisieren Sie das Erlebnis:
- Richten Sie Ihren KI-Sprachagenten mit einem Firmennamen, einer Beschreibung und einer Begrüßungsnachricht ein. Dadurch kann die KI ein maßgeschneidertes Erlebnis bieten, das für eine klare Kommunikation mit Ihren Kunden unerlässlich ist
- Passen Sie bei Bedarf die Schreibweise in den Feldern „Name“ und „Firmenname“ an, um sicherzustellen, dass Ihr KI-Sprachagent jedes Wort richtig ausspricht.
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Verwenden Sie transparente Nachrichten:
- Informieren Sie Anrufer frühzeitig im Gespräch darüber, dass sie mit einem KI-Sprachagenten sprechen. Dies gewährleistet Transparenz und setzt die richtigen Erwartungen
Aufnahmefragen für mehr Effizienz optimieren
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Wichtige Fragen priorisieren:
- Beschränken Sie die Anzahl der Aufnahmefragen auf 3–4, um zu lange Anrufe zu vermeiden. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Fragen, die die notwendigen Informationen sammeln, ohne den Prozess zu verlangsamen.
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Passen Sie den Ablauf an:
- Sie haben die Flexibilität, Fragen neu anzuordnen, zu bearbeiten oder als optional zu markieren. Passen Sie die Fragen an Ihre Geschäftsanforderungen an und stellen Sie sicher, dass der Aufnahmeprozess so effizient wie möglich ist.
Überwachen Sie KI-Interaktionen und optimieren Sie sie im Laufe der Zeit
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Verfolgen Sie die Leistung mit Analytics:
- Behalten Sie die Leistung des KI-Sprachagenten mit Analytics von Aircall im Auge. Überprüfen Sie, wie viele Anrufe von der KI beantwortet werden, und nehmen Sie Anpassungen vor, um das Erlebnis zu verbessern
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Überprüfen Sie Anrufprotokolle und Eingangsinformationen:
- Nachdem ein Anruf von der KI bearbeitet wurde, überprüfen Sie unbedingt die Eingangsdaten im Aircall Workspace. Dies hilft Ihnen dabei, die während des Anrufs bereitgestellten Informationen zu verfolgen und weiterzuverfolgen.
Bewahren Sie Flexibilität und aktualisieren Sie regelmäßig
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Wissen regelmäßig aktualisieren:
- Sorgen Sie im Zuge der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens dafür, dass der Wissensbereich Ihres AI Voice Agent auf dem neuesten Stand gehalten wird. Überprüfen Sie regelmäßig die Informationen und fügen Sie neue hinzu, um Änderungen an Produkten, Diensten oder Kundensupportprozessen zu berücksichtigen
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Anpassen und weiterentwickeln:
- Mit der Zeit werden Ihnen möglicherweise Bereiche auffallen, in denen die Interaktion der KI mit Kunden verbesserungswürdig ist. Optimieren Sie kontinuierlich den Ablauf, die Antworten und die Funktionen, um ein reibungsloses und effektives Kundenerlebnis zu gewährleisten
Setzen Sie realistische Erwartungen hinsichtlich der Einschränkungen der KI
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Verstehen Sie die Einschränkungen der KI:
- Obwohl der AI Voice Agent ein leistungsstarkes Tool ist, kann er keine hochkomplexen Aufgaben bewältigen oder eine detaillierte Fehlerbehebung durchführen. Seien Sie sich ihrer Grenzen bewusst und verwenden Sie sie für Aufgaben, die ihren Stärken entsprechen – etwa die Bearbeitung von FAQs, das Sammeln grundlegender Informationen oder das Unterbreiten einfacher Vorschläge.
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Backup-Plan für komplexe Abfragen:
- Wenn ein Kunde eine Frage stellt, die die KI nicht beantworten kann, stellen Sie sicher, dass er weiß, dass die KI eine Folgefrage stellt oder die Informationen bei Bedarf an einen menschlichen Agenten weiterleitet, der sich zu einem späteren Zeitpunkt darum kümmert. Diese Transparenz hilft dabei, die Kundenerwartungen zu steuern.
Test vor der vollständigen Bereitstellung
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Testanrufe durchführen:
- Testen Sie vor der vollständigen Bereitstellung Ihres AI Voice Agent, wie er mit Kunden interagiert. Nutzen Sie die verfügbare Testanrufoption, um aus erster Hand zu erfahren, wie der Agent Gespräche bearbeitet, und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an.
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Anrufinteraktionen überprüfen:
- Durch Tests können Sie potenzielle Probleme erkennen und die Antworten der KI optimieren. Achten Sie darauf, wie gut die KI Fragen beantwortet, und stellen Sie sicher, dass sie Anrufe effizient bearbeitet.