⚠️ Eine schrittweise Einführung ist im Gange. Sie werden informiert, wenn es für Ihr Unternehmen an der Zeit ist, umzusteigen.
Unternehmen, die ein hohes Aufkommen an ausgehenden Anrufen zu bewältigen haben, stoßen häufig auf ein gemeinsames Problem: Die meisten Anrufe landen auf der Voicemail, was dazu führt, dass die Mitarbeiter im Laufe des Tages viel Zeit damit verbringen, Voicemails zu hinterlassen.
Um sich wiederholende Aufgaben zu minimieren und den Agenten die Möglichkeit zu geben, täglich mit mehr Kunden in Kontakt zu treten, hat Aircall eine Funktion zum Ablegen von Voicemails mit nur einem Klick eingeführt.
Bei der Bearbeitung von ausgehenden Standardanrufen oder power-Dialer-Anrufehaben die Agenten die Möglichkeit, nach dem Signalton eine voraufgezeichnete Nachricht an die Voicemail des Kunden zu senden. Die Agenten können ihre eigenen Nachrichten selbständig aufzeichnen, wobei nur Mikrofonaufnahmen verwendet werden dürfen.
Die Benutzer können:
- Persönliche Sprachnachricht(en) voraufnehmen
- Verwalten von Aufnahmen: Anhören, Löschen, Umbenennen, als Standard markieren
- Ablegen von Sprachnachrichten nach einem Signalton
- Verlauf anzeigen und filtern
Zugriff auf Voicemail Drop
Die Funktion zur Absetzung von Voicemails ist derzeit verfügbar für den Aircall Professional-Tarif.
Sie ist mit den Aircall-Desktop-, Web- und CTI-Anwendungen (iOS und Android in Kürze) kompatibel.
Benutzer können eine Voicemail ablegen, wenn sie beim Versuch, einen Kunden oder Interessenten zu erreichen, auf einen Anrufbeantworter stoßen. Drücken Sie einfach die Taste zum Ablegen der Voicemail, wenn Sie den "Piepton" hören. Diese Schaltfläche ist in der Ansicht "Anrufdetails" verfügbar, wenn zuvor mindestens eine aufgezeichnete Nachricht in den Anrufeinstellungen konfiguriert wurde.
So richten Sie Voicemail-Nachrichten ein
Um die Funktion zum Absetzen von Voicemail-Nachrichten zu aktivieren, müssen Sie sicherstellen, dass mindestens eine Nachricht in den anrufeinstellungen. Voicemail-Nachrichten können über die Mikrofone der Benutzer aufgezeichnet werden. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Nachrichten für jeden Benutzer einzigartig sind und für andere Benutzer innerhalb der Organisation nicht zugänglich sind.
Um eine neue Sprachnachricht aufzuzeichnen oder bestehende zu ändern, navigieren Sie zu den Einstellungen, indem Sie auf den Namen in der unteren linken Ecke klicken und dann auf Einstellungenwo Voicemail ablegen befindet sich auf der Seite Anrufeinstellungen seite zu finden ist.
Beschränkungen und Tipps
Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, beachten Sie bitte die folgenden Einschränkungen und Tipps:
- Nur für ausgehende Anrufe anwendbar
- Es können bis zu 10 Nachrichten pro Benutzer aufgezeichnet werden
- Jede Nachricht kann bis zu 180 Sekunden lang sein
- Die Namen der Nachrichten sollten eindeutig sein und nicht mehr als 48 Zeichen umfassen
⚠️ Bitte beachten Siemanche Anrufbeantworter haben Beschränkungen für die Länge der Sprachnachrichten. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Nachrichten kurz zu halten, um sicherzustellen, dass der Empfänger sie vollständig erhält.
Aufzeichnung der Nachricht für den Abwurf der Voicemail
Die erste Aufnahme wird automatisch zur Standardnachricht und ist damit für die Ablage mit einem Klick bereit. Anschließend können Sie die Standardeinstellungen anpassen, wenn mehr Nachrichten vorhanden sind. Während des Anrufs können Sie eine beliebige Nachricht aus der Liste auswählen, wenn die Standardnachricht nicht geeignet ist.
Um eine neue Nachricht über das Mikrofon aufzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte in der Ansicht "Einstellungen für die Ablage von Sprachnachrichten" aus:
- Geben Sie einen Aufzeichnungsnamen mit bis zu 48 Zeichen ein
- Klicken Sie auf Aufnahme um zu beginnen
- Ein 3-Sekunden-Countdown zeigt Ihnen an, wann die Aufnahme beginnt
- Sobald die Aufnahme beginnt, haben Sie ein Zeitfenster von 3 Minuten, um zu sprechen
- Die Aufnahme wird automatisch gestoppt, wenn Sie diese Zeitspanne überschreiten
- Hören Sie die aufgezeichnete Nachricht ab, um ihre Qualität sicherzustellen
- Klicken Sie auf Wiederholenwenn eine Wiederholung der Aufnahme erforderlich ist
- Klicken Sie auf Speichern um sie in der Liste der verfügbaren Nachrichten zu speichern
⚠️ Bitte beachten Siewir empfehlen Ihnen, Ihre Mikrofonkonfiguration/Autorisierung zu überprüfen, bevor Sie die Aufnahme starten.
Vorhandene Voicemail-Drop-Nachricht verwalten
Wenn Sie auf das Bearbeitungssymbol einer Aufnahme klicken, haben Sie mehrere Möglichkeiten, bestehende Voicemail-Nachrichten zu verwalten:
- Anhören - um die Aufnahme abzuspielen
- Umbenennen - zum Ändern des Aufzeichnungsnamens
- Als Standard festlegen - um die Standard-Voicemail-Nachricht festzulegen, die mit der Ein-Klick-Option verfügbar ist
- Löschen - um die Nachricht dauerhaft aus der Liste zu entfernen
Verlorene Voicemail-Nachricht
⚠️ Bitte beachten Sie: Für ein optimales Erlebnis tippen Sie bitte nur auf die Schaltfläche voicemail löschen nachdem Sie den Piepton der Voicemail gehört haben. Wenn Sie vorher darauf klicken, kann die Nachricht nicht richtig abgelegt werden. In den FAQ am Ende dieser Seite finden Sie weitere Tipps.
Standardnachricht einreichen
Hinterlassen Sie mit einem Klick eine Voicemail auf dem Anrufbeantworter eines Kunden oder Interessenten, indem Sie eine Standardnachricht verwenden, die in den Einstellungen für Voicemail-Anrufe konfiguriert wurde. Wenn Sie einen Kontakt nicht durch einen regulären Anruf erreichen können, können Sie diese Schritte befolgen, um eine Voicemail zu hinterlassen:
- Stellen Sie sicher, dass die Voicemail des Kontakts erreicht wurde
- Warten Sie auf den Piepton der Voicemail, um ein optimales Timing für die Übermittlung der Nachricht zu erhalten
- Klicken Sie nach dem Signalton auf die Schaltfläche "Voicemail ablegen"
- Der Anruf wird automatisch beendet und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Hinweis "Nachricht erfolgreich übermittelt!
- In den Anrufdetails können die Nutzer sehen, dass eine Voicemail abgesetzt wurde
Nachricht von der Liste abschicken
Wenn ein Benutzer mehrere voraufgezeichnete Nachrichten für Voicemail Drop hat und eine davon anstelle der Standardnachricht verwenden möchte, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Stellen Sie sicher, dass die Voicemail des Kontakts erreicht wurde
- Warten Sie auf den Piepton der Voicemail, um ein optimales Timing für die Übermittlung der Nachricht zu erhalten
- Wenn Sie den Piepton hören, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche rechts neben der Hauptschaltfläche
- Klicken Sie auf die gewünschte Nachricht in der angezeigten Liste der verfügbaren Nachrichten
- Der Anruf wird automatisch beendet, und Sie erhalten die Meldung "Nachricht erfolgreich übermittelt!"
- In den Anrufdetails können die Nutzer sehen, dass eine Voicemail abgesetzt wurde
Verlauf anzeigen & filter
Wenn Sie den Posteingangkönnen Benutzer einen ausgehenden Anruf mit einem Voicemail-Drop entweder in der Konversationen oder Anrufe an dem vorangestellten Symbol erkennen:
Um die Suche effizienter zu gestalten, können Sie die Ergebnisse in der Rubrik Anrufe seite weiter eingrenzen, indem Sie einen Filter anwenden für Anrufarten > Eingereichte Voicemail. Diese Auswahl zeigt nur die Anrufe an, bei denen eine Voicemail eingereicht wurde:
Fehler
Bei der Nutzung dieser Funktion können in Ausnahmefällen Fehler auftreten:
- Während der Aufzeichnung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gespeichert werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
- Während des Löschens der Aufzeichnung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gelöscht werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
- Während der Änderung - umbenennen/ als Standard festlegen: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht aktualisiert werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
- Während der Übermittlung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht übermittelt werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
Wenn einer dieser Fehler auftritt, empfehlen wir, den Vorgang nach einiger Zeit erneut zu versuchen. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an das Aircall Support-Team.
FAQ
Die Einhaltung des Zeitplans für das Absetzen der Voicemail-Nachricht ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen und Antworten zu dieser Funktion:
F: Was passiert, wenn die Person, die ich anrufe, den Anruf entgegennimmt, ich aber während des Gesprächs versehentlich auf die Schaltfläche "Voicemail löschen" klicke?
A: Wenn Sie auf die Taste zum Ablegen der Voicemail klicken, wird das Gespräch sofort von Ihrer Seite aus beendet. Die Person, die Sie angerufen haben, bleibt jedoch in der Leitung und hört die Voicemail-Aufnahme. Sobald die Aufzeichnung beendet ist, wird auch der Anruf für Ihren Kontakt beendet. Es ist wichtig zu wissen, dass in diesem Fall keine Voicemail-Nachricht hinterlassen wird.
F: Kann ich eine Voicemail ablegen, wenn der Anruf weitergeleitet wird?
A: Nein
F: Kann ich eine Voicemail für einen internen Anruf löschen?
A: Nein
F: Was passiert, wenn ich die Taste zum Ablegen der Voicemail vor dem "Piepton" drücke?
A: Wenn Sie die Taste vor dem "Piepton" drücken, kann es sein, dass Ihr Empfänger die Aufnahme nicht erhält oder die Aufnahme unvollständig ist.
F: Was passiert, wenn ich nach dem "Piepton" auf dem Anrufbeantworter zuerst spreche und dann auf die Voicemail-Taste klicke?
A: Ihr Gesprächspartner erhält sowohl Ihre gesprochene Nachricht als auch die aufgezeichnete Nachricht.
F: Was passiert, wenn ich nach dem "Piepton" längere Zeit warte, bevor ich auf die Schaltfläche zum Ablegen der Voicemail klicke?
A: Gelegentlich kann es vorkommen, dass Ihre Nachricht auch nach dem Anklicken der Taste zum Ablegen der Voicemail nicht an den Empfänger übermittelt wird, wenn nach dem "Piepton" zu viel Zeit verstreicht. Dies liegt daran, dass das System die Verzögerung als das Fehlen einer Nachricht interpretieren kann, was dazu führt, dass der Anruf beim Empfänger getrennt wird, während Sie auf Ihrer Seite verbunden bleiben.
F: Kann ich beantragen, dass die Voicemail-Weiterleitung für mein Konto deaktiviert wird?
A: Ja. Ein Administrator muss diese Änderung beantragen, indem er ein Support-Ticket.