Die Verwendung von Aircall SMS in HubSpot-Workflows zur Automatisierung von Follow-up-Nachrichten nach unbeantworteten ausgehenden Anrufen ist ein entscheidender Vorteil für Vertriebsteams. Es stellt sicher, dass potenzielle Kunden wissen, wer sie kontaktiert hat, und ermutigt sie, zu antworten. Gleichzeitig sparen die Mitarbeiter Zeit für höherwertige Aufgaben wie Anrufe und Geschäftsabschlüsse.
Diese Integration steigert die Effizienz und verbessert das Erlebnis für potenzielle Kunden durch sofortige, personalisierte Nachfassaktionen. SMS werden mit dem Kontaktdatensatz in HubSpot protokolliert, und SMS-Konversationen werden auch in Aircall Workspace protokolliert und zugewiesen, so dass Agenten schnell auf Antworten reagieren und eine nahtlose Verbindung zwischen SMS und Anrufen herstellen können. Dieser rationalisierte Ansatz stärkt die Vertriebsabläufe und maximiert die Kontaktaufnahme.
Dieser Prozess lässt sich leicht mit einem einzelnen Aircall-Tag und einem einfachen HubSpot-Workflow umsetzen.
Schritt eins: Erstellen von Aircall-Tags
Unser erster Schritt besteht darin, ein dediziertes Tag zu erstellen, das bei Anrufen verwendet wird, um den SMS-Workflow auszulösen.
- Loggen Sie sich in Ihr Aircall-Dashboard ein
- Navigieren Sie zu Anrufeinstellungen ➡️ Tags
- Erstellen Sie ein neues Tag mit dem Namen 'Keine Antwort SMS senden' (oder einen ähnlichen Namen, der mit Ihren internen Prozessen übereinstimmt).
Schritt zwei: Konfigurieren des HubSpot-Workflow-Anmeldungsauslösers
Wenn Sie nun zu HubSpot navigieren, können wir mit der Erstellung unseres HubSpot-Workflows beginnen.
- Wählen Sie Workflows unter dem Menü Automation auf der linken Seite des Bildschirms
- Wählen Sie 'Create a new workflow ➡️ Create from scratch'
- Wählen Sie 'Kontaktbasiert ➡️ Leerer Workflow'
- Drücken Sie auf 'Weiter'
Wir befinden uns nun im HubSpot Workflow-Editor und unser erster Schritt ist die Konfiguration des Enrollment-Triggers.
Für diesen Workflow werden wir die benutzerdefinierte Aircall-Eigenschaft ' Last used Aircall tags ' nutzen. Dabei handelt es sich um ein dynamisches Feld, das nach Abschluss eines jeden Anrufs mit den zuletzt verwendeten Tags aktualisiert wird.
- Klicken Sie auf den Schritt "Einschreibung auslösen", um das Bearbeitungsfenster zu öffnen.
- Wählen Sie unter "Einschreibung automatisch auslösen" die Option "wenn Filterkriterien erfüllt sind".
- Wählen Sie unter Objektinformationen Kontakteigenschaften.
- Verwenden Sie die Suchleiste, um die Eigenschaft ' Zuletzt verwendete Aircall-Tags '
- zu finden Setzen Sie die Kriterien auf 'ist gleich' und geben Sie den Namen des Tags ein, den Sie in Schritt 1 erstellt haben (No Answer Send SMS)
- 💡Wenn Ihr interner Prozess das Hinzufügen mehrerer Tags während eines Anrufs beinhaltet, passen Sie die Kriterien an 'contains any of' an, um flexibel zu sein. Das bedeutet, dass der Workflow auch dann ausgelöst werden kann, wenn andere Tags in der Anrufaktivität vorhanden sind.
In Bezug auf die Wiederanmeldung müssen Sie entscheiden, ob Sie möchten, dass die Interessenten erneut in den Workflow eintreten können und somit die gleiche Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt erneut erhalten. In diesem Fall möchten wir, dass die potenziellen Kunden diese spezielle Nachricht nur einmal im Verkaufszyklus und zu diesem speziellen Zeitpunkt der Kontaktaufnahme erhalten. Daher haben wir uns nicht für eine erneute Registrierung entschieden. Wenn Sie dies jedoch zulassen möchten, verwenden Sie die Eigenschaft ' Zuletzt verwendete Aircall-Tags ' als Kriterium.
Dritter Schritt: Hinzufügen der Aircall-SMS-Aktion
Der nächste und letzte Schritt in unserem Arbeitsablauf besteht darin, die Aircall-SMS-Aktion hinzuzufügen. Diese SMS wird gesendet, sobald sich ein Kontakt erfolgreich in den Workflow einträgt und die Kriterien erfüllt.
- Klicken Sie auf das Symbol + in Ihrem Workflow, um eine Aktion auszuwählen.
- Blättern Sie nach unten zu Integrierte Anwendungen und wählen Sie Aircall: SMS senden.
- Konfigurieren Sie die folgenden Felder:
- Aircall-Nummer: wählen Sie die Aircall-Nummer, von der die SMS gesendet werden soll. Bitte beachten Sie, dass die Nummer mit der Integration verbunden sein muss.
- Zugewiesener Benutzer: wählen Sie den Benutzer aus, dem die Konversation in Aircall Workspace zugewiesen werden soll und der auch der zugewiesene Absender der Nachricht in der protokollierten Aktivität in HubSpot ist
- Telefonnummer des Empfängers: ordnen Sie die SMS dem entsprechenden Telefonnummernfeld im Kontaktdatensatz zu (z. B. Handynummer). Stellen Sie sicher, dass dieses Feld eine gültige SMS-fähige Nummer enthält.
Schließlich müssen Sie die zu versendende Nachricht verfassen. Sie können jede beliebige Nachricht verfassen und sie sogar personalisieren, indem Sie HubSpot-Datensatz-Token einfügen. Diese Token werden dynamisch mit den Daten des Empfängers aufgefüllt. Klicken Sie dazu einfach in das Textfeld, in das Sie eine Eigenschaft einfügen möchten, und eine Liste der verfügbaren Texteigenschaften wird angezeigt, aus der Sie auswählen können.
Ihr Arbeitsablauf ist nun abgeschlossen und sollte wie unten dargestellt aussehen:
Jetzt können Sie Ihren Arbeitsablauf überprüfen und veröffentlichen und einige Testaufrufe durchführen!
💡Food for Thought
- Wenn Sie diesen Workflow auf mehrere Aircall-Nummern anwenden möchten, kann er derzeit nur für eine Nummer pro Workflow konfiguriert werden. Sie können den Workflow jedoch bei Bedarf einfach klonen und geringfügige Anpassungen an der Aircall-SMS-Aktion vornehmen.
- Wenn Sie diesen Workflow mit einer gemeinsamen Vertriebsnummer verwenden, können Sie einen Teamleiter oder Manager als zugewiesenen Benutzer festlegen. Dieser erhält automatisch die Konversation in Aircall Workspace und kann den Lead mit der Funktion "Konversation zuweisen" einfach dem entsprechenden Teammitglied zuweisen