Die Verwendung von Aircall SMS in HubSpot-Workflows zur Automatisierung von Folgenachrichten nach unbeantworteten ausgehenden Anrufen ist für Vertriebsteams von entscheidender Bedeutung. So wissen potenzielle Kunden, wer sich gemeldet hat, und werden ermutigt, zu antworten. Gleichzeitig sparen die Agenten Zeit für wichtigere Aufgaben wie Anrufe und Geschäftsabschlüsse.
Diese Integration steigert die Effizienz und verbessert das Erlebnis potenzieller Kunden durch sofortige, personalisierte Folgemaßnahmen. SMS werden im Kontaktdatensatz in HubSpot protokolliert und SMS-Konversationen werden auch in Aircall Workspace protokolliert und zugewiesen, sodass Agenten schnell auf Antworten reagieren und eine nahtlose Interaktion über SMS und Anrufe hinweg aufrechterhalten können. Dieser optimierte Ansatz stärkt den Vertriebsbetrieb und maximiert die Outreach-Bemühungen.
Dieser Prozess lässt sich problemlos mit einem einzelnen Aircall-Tag und einem einfachen HubSpot-Workflow implementieren.
⚠️ Bitte beachten Sie: Aircall Workflow SMS befindet sich derzeit in der Betaphase. Bitte wenden Sie sich an Ihren Aircall-Ansprechpartner, damit dieser die Funktion für Sie aktiviert.
Erster Schritt: Aircall-Tags erstellen
Unser erster Schritt besteht darin, ein dediziertes Tag zu erstellen, das während Anrufen verwendet wird, um den SMS-Workflow auszulösen .
- Melden Sie sich bei Ihrem Aircall Dashboard an
- Navigieren Sie zu Anrufeinstellungen ➡️ Tags
- Erstellen Sie ein neues Tag mit dem Namen „ Keine Antwort, SMS senden “ (oder einen ähnlichen Namen, der zu Ihren internen Prozessen passt).
Schritt 2: Konfigurieren des HubSpot-Workflow-Registrierungsauslösers
Navigieren Sie jetzt zu HubSpot und beginnen Sie mit dem Aufbau unseres HubSpot-Workflows .
- Wählen Sie Workflows im Menü Automatisierung auf der linken Seite des Bildschirms aus
- Wählen Sie „Einen neuen Workflow erstellen ➡️ Von Grund auf neu erstellen“
- Wählen Sie „ Kontaktbasiert ➡️ Leerer Workflow“
- Klicken Sie auf „Weiter“
Wir befinden uns jetzt im HubSpot-Workflow-Editor und unser erster Schritt besteht darin, den Registrierungsauslöser zu konfigurieren.
Für diesen Workflow nutzen wir die benutzerdefinierte Aircall-Eigenschaft „ Zuletzt verwendete Aircall-Tags “. Dies ist ein dynamisches Feld, das nach Abschluss jedes Anrufs mit den zuletzt verwendeten Tags aktualisiert wird.
- Klicken Sie auf den Schritt „Registrierung auslösen“, um das seitliche Bearbeitungsfenster zu öffnen.
- Wählen Sie unter „Registrierung automatisch auslösen“ die Option „ wenn Filterkriterium erfüllt ist “ aus.
- Wählen Sie unter Objektinformationen Kontakteigenschaften aus.
- Verwenden Sie die Suchleiste, um die Eigenschaft ' Zuletzt verwendete Aircall-Tags ' zu finden.
- Legen Sie das Kriterium auf „ ist gleich “ fest und geben Sie den Namen des Tags ein, das Sie in Schritt 1 erstellt haben (Keine Antwort, SMS senden).
- 💡 Wenn Ihr interner Prozess das Hinzufügen mehrerer Tags während eines Anrufs beinhaltet, passen Sie das Kriterium aus Flexibilitätsgründen auf „ enthält eines von “ an. Dies bedeutet, dass der Workflow auch dann noch ausgelöst werden kann, wenn bei der Anrufaktivität andere Tags vorhanden sind.
In Bezug auf erneute Registrierung müssen Sie entscheiden, ob die potenziellen Kunden erneut in den Workflow einsteigen und daher zu einem späteren Zeitpunkt dieselbe Nachricht erneut erhalten sollen. In diesem Fall möchten wir, dass die potenziellen Kunden diese bestimmte Nachricht nur einmal im Verkaufszyklus zu diesem bestimmten Zeitpunkt der Kontaktaufnahme erhalten. Daher haben wir uns nicht für die erneute Registrierung entschieden. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, sie zuzulassen, verwenden Sie die Eigenschaft „ Zuletzt verwendete Aircall-Tags “ als Kriterium.
Schritt drei: Fügen Sie die Aircall-SMS-Aktion hinzu
Der nächste und letzte Schritt in unserem Workflow besteht darin, die Aircall SMS-Aktion hinzuzufügen. Diese SMS wird gesendet, sobald sich ein Kontakt erfolgreich für den Workflow anmeldet und die Kriterien erfüllt.
- Klicken Sie in Ihrem Workflow auf das Symbol + um eine Aktion auszuwählen.
- Scrollen Sie nach unten zu Integrierte Apps und wählen Sie Aircall: SMS senden – Beta.
- Konfigurieren Sie die folgenden Felder:
- Aircall-Nummer: Wählen Sie die Aircall-Nummer aus, von der die SMS gesendet werden soll. Bitte beachten Sie, dass die Nummer mit der Integration verbunden sein muss.
- Zugewiesener Benutzer: Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Konversation in Aircall Workspace zugewiesen werden soll, und der auch der zugewiesene Absender der Nachricht in der protokollierten Aktivität in HubSpot sein soll.
- Telefonnummer des Empfängers: Ordnen Sie die SMS dem entsprechenden Telefonnummernfeld im Kontaktdatensatz zu (z. B. Mobiltelefonnummer). Stellen Sie sicher, dass dieses Feld eine gültige SMS-fähige Nummer enthält.
Abschließend müssen Sie die zu sendende Nachricht verfassen. Sie können jede beliebige Nachricht schreiben und sie sogar personalisieren, indem Sie HubSpot-Datensatz-Tokens einfügen. Diese Tokens werden dynamisch mit den Angaben des Empfängers gefüllt. Klicken Sie dazu einfach in das Textfeld, in das Sie eine Eigenschaft einfügen möchten. Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Texteigenschaften angezeigt, aus der Sie auswählen können.
Ihr Workflow ist nun abgeschlossen und sollte wie folgt aussehen:
Jetzt können Sie Ihren Workflow überprüfen und veröffentlichen sowie einige Testanrufe ausführen! 🎉
💡Denkanstöße
- Aircall Workflow SMS befindet sich noch in der Betaphase, daher arbeiten wir aktiv daran, die Flexibilität des Tools zu verbessern und zu verfeinern.
- Wenn Sie diesen Workflow auf mehrere Aircall-Nummern anwenden möchten, kann er derzeit nur für eine Nummer pro Workflow konfiguriert werden. Sie können den Workflow jedoch bei Bedarf problemlos klonen und kleinere Anpassungen an der Aircall-SMS-Aktion vornehmen.
- Wenn Sie diesen Workflow mit einer gemeinsam genutzten Verkaufsnummer verwenden, können Sie einen Teamleiter oder Manager als zugewiesenen Benutzer festlegen. Dieser erhält die Konversation automatisch in Aircall Workspace und kann den Lead mithilfe der Funktion „Konversation zuweisen“ problemlos dem entsprechenden Teammitglied neu zuweisen.