Unternehmen, die eine große Anzahl ausgehender Anrufe bewältigen müssen, stoßen häufig auf ein gemeinsames Problem: Die meisten Anrufe werden an die Voicemail weitergeleitet, was dazu führt, dass die Agenten im Laufe des Tages viel Zeit damit verbringen, Voicemails zu hinterlassen.
Um sich wiederholende Aufgaben zu minimieren und es den Agenten zu ermöglichen, täglich mit mehr Kunden in Kontakt zu treten, hat Aircall eine Voicemail-Drop-Funktion mit einem Klick eingeführt.
Bei der Bearbeitung von standardmäßigen ausgehenden oder Power-Dialer-Anrufen können Agenten nach dem Piepton eine vorab aufgezeichnete Nachricht an die Voicemail des Kunden senden. Agenten können ihre benutzerdefinierten Nachrichten autonom aufzeichnen, mit der Einschränkung, dass sie nur Mikrofonaufzeichnungen verwenden können.
Benutzer können:
- Personalisierte Voicemail-Nachrichten vorab aufzeichnen
- Aufnahmen verwalten: anhören, löschen, umbenennen, als Standard markieren
- Voicemail-Drop nach einem Signalton abschicken
- Verlauf anzeigen und filtern
So greifen Sie auf Voicemail Drop zu
Die Voicemail-Drop-Funktion ist derzeit im Aircall Professional-Plan verfügbar.
Es ist mit den Aircall-Desktop-, Web- und CTI-Anwendungen kompatibel (iOS und Android in Kürze verfügbar).
Sie können eine Voicemail-Nachricht senden, wenn Sie beim Versuch, Ihren Kunden oder Interessenten zu erreichen, auf einen Anrufbeantworter stoßen. Drücken Sie einfach die Voicemail-Nachricht-Schaltfläche, wenn Sie den „Piepton“ hören. Diese Schaltfläche ist in der Anrufdetailansicht verfügbar, wenn Sie zuvor mindestens eine voraufgezeichnete Nachricht in Ihren Anrufeinstellungen konfiguriert haben.
So richten Sie Voicemail-Drop-Nachrichten ein
Um die Voicemail-Drop-Funktion zu aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Anrufeinstellungen mindestens eine Nachricht konfiguriert haben. Voicemail-Drop-Nachrichten können mit Ihrem Mikrofon aufgezeichnet werden. Beachten Sie, dass diese Nachrichten nur für Sie bestimmt sind und für andere Benutzer innerhalb der Organisation nicht zugänglich sind.
Um eine neue Voicemail aufzuzeichnen oder eine vorhandene zu ändern, navigieren Sie über den folgenden Pfad zu Ihren Einstellungen: Einstellungen Voreinstellungen Anrufe Voicemail löschen
Einschränkungen und Tipps
Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, beachten Sie bitte die folgenden Einschränkungen und Tipps:
- Gilt nur für ausgehende Anrufe
- Pro Benutzer können bis zu 10 Nachrichten aufgezeichnet werden
- Jede Nachricht kann bis zu 180 Sekunden lang sein
- Nachrichtennamen müssen eindeutig sein und dürfen nicht länger als 48 Zeichen sein
⚠️ Bitte beachten : Bei manchen Anrufbeantwortern kann die Länge der Voicemails beschränkt sein. Wir empfehlen, Ihre Nachrichten kurz zu halten, um sicherzustellen, dass der Empfänger sie vollständig erhält.
Nachricht zum Absetzen der Voicemail aufzeichnen
Die erste Aufnahme wird automatisch zur Standardnachricht und ist somit bereit für die One-Click-Ablage. Anschließend können Sie die Standardeinstellungen anpassen, wenn weitere Nachrichten vorhanden sind. Während des Anrufs können Sie eine beliebige Nachricht aus der Liste auswählen, wenn die Standardnachricht nicht geeignet ist.
Um eine neue Nachricht mit dem Mikrofon aufzunehmen, folgen Sie diesen Schritten in der Voicemail-Drop-Einstellungsansicht:
- Geben Sie den Aufnahmenamen ein (maximal 48 Zeichen)
- Klicken Sie auf Aufzeichnen um zu beginnen
- Ein 3-Sekunden-Countdown wird angezeigt, um Sie zu benachrichtigen, wenn die Aufnahme beginnt
- Sobald die Aufzeichnung beginnt, haben Sie ein 3-minütiges Zeitfenster zum Sprechen
- Die Aufnahme wird automatisch beendet, wenn Sie dieses Zeitlimit überschreiten
- Hören Sie sich die aufgezeichnete Nachricht an, um ihre Qualität sicherzustellen
- Klicken Sie auf Wiederholen , wenn Sie die Aufnahme wiederholen möchten
- Klicken Sie auf Speichern um es in der Liste der verfügbaren Nachrichten zu speichern
⚠️ Bitte beachten : Wir empfehlen, Ihre Mikrofonkonfiguration/-autorisierung noch einmal zu überprüfen, bevor Sie mit der Aufnahme beginnen.
Vorhandene Voicemail-Drop-Nachricht verwalten
Sie haben mehrere Möglichkeiten, vorhandene Voicemail-Nachrichten zu verwalten:
- Anhören - um die Aufnahme wiederzugeben
- Umbenennen - um den Aufnahmenamen zu ändern
- Als Standard festlegen - um die Standard-Voicemail-Nachricht festzulegen, die mit der Ein-Klick-Option verfügbar ist
- Löschen - um die Nachricht dauerhaft aus der Liste zu entfernen
Voicemail-Nachricht wird gelöscht
⚠️ Hinweis : Tippen Sie für ein optimales Erlebnis erst auf die Schaltfläche Voicemail löschen nachdem Sie den Voicemail-Piepton gehört haben. Wenn Sie vorher darauf klicken, kann die Nachricht falsch übermittelt werden. Weitere Tipps finden Sie in den FAQ .
Standardnachricht senden
Senden Sie mit einem Klick eine Voicemail an den Anrufbeantworter Ihres Kunden oder Interessenten, indem Sie eine Standardnachricht verwenden, die in den Anrufeinstellungen für Voicemail Drop konfiguriert ist. Wenn Sie Ihren Kontakt nicht über einen normalen Anruf erreichen können, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um eine Voicemail Drop zu hinterlassen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Voicemail des Kontakts erreicht haben
- Warten Sie auf den Piepton der Voicemail, um den optimalen Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung zu ermitteln
- Wenn Sie den Signalton hören, klicken Sie auf die Schaltfläche „Voicemail löschen“
- Ihr Anruf wird automatisch beendet und Sie erhalten die Benachrichtigung „Nachricht erfolgreich übermittelt!“
- In der Anrufzusammenfassung können Sie Details zur Voicemail-Übermittlung prüfen, einschließlich des Nachrichtennamens und des Agenten, der sie initiiert hat.
Nachricht aus der Liste senden
Wenn Sie über mehrere voraufgezeichnete Nachrichten für Voicemail Drop verfügen und eine davon anstelle der Standardnachricht verwenden möchten, befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um fortzufahren:
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Voicemail des Kontakts erreicht haben
- Warten Sie auf den Piepton der Voicemail, um den optimalen Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung zu ermitteln
- Wenn Sie den Piepton hören, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche rechts neben der Hauptschaltfläche
- Klicken Sie in der angezeigten Liste der verfügbaren Nachrichten auf die gewünschte Nachricht
- Ihr Anruf wird automatisch beendet und Sie erhalten die Benachrichtigung „Nachricht erfolgreich übermittelt!“
- In der Anrufzusammenfassung können Sie Details zur Voicemail-Übermittlung überprüfen, einschließlich des Nachrichtennamens und des Agenten, der sie initiiert hat
Verlauf anzeigen & filtern
Wenn Sie die Registerkarte „Verlauf“ anzeigen, können Sie einen ausgehenden Anruf mit einem Voicemail-Drop ganz einfach anhand des neuen Symbols davor identifizieren:
Um die Suche zu optimieren, können Sie Ihre Ergebnisse weiter eingrenzen, indem Sie einen Filter für Anruftypen gesendete Voicemail anwenden. Diese Auswahl zeigt nur die Anrufe an, für die eine Voicemail gesendet wurde:
Fehler
Bei der Nutzung dieser Funktion können in Ausnahmefällen Fehler auftreten:
- Während der Aufnahme: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gespeichert werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
- Beim Löschen der Aufnahme: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gelöscht werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
- Beim Ändern - umbenennen/als Standard festlegen: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht aktualisiert werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
- Während der Übermittlung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht übermittelt werden, bitte versuchen Sie es später erneut.
Wenn einer dieser Fehler auftritt, empfehlen wir, den Vorgang nach einiger Zeit erneut zu versuchen. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an das Aircall Support-Team .
Häufig gestellte Fragen
Die Einhaltung des Zeitpunkts für das Senden der Voicemail-Nachricht ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Nachfolgend finden Sie einige häufige Fragen und Antworten zu dieser Funktion:
F: Was passiert, wenn die Person, die ich anrufe, den Anruf entgegennimmt, ich aber während des Anrufs versehentlich auf die Schaltfläche zum Löschen der Voicemail klicke?
A: Sobald Sie auf die Schaltfläche „Voicemail löschen“ klicken, wird der Anruf auf Ihrer Seite sofort beendet. Die Person, die Sie angerufen haben, bleibt jedoch in der Leitung und hört die Voicemail-Aufzeichnung. Sobald die Aufzeichnung beendet ist, wird der Anruf auch für Ihren Kontakt beendet. Es ist wichtig zu beachten, dass in diesem Szenario keine Voicemail-Nachricht hinterlassen wird.
F: Kann ich eine Voicemail hinterlassen, wenn der Anruf weitergeleitet wird?
A: Nein
F: Kann ich bei einem internen Anruf eine Voicemail hinterlassen?
A: Nein
F: Was passiert, wenn ich die Voicemail-Drop-Taste drücke, bevor der Signalton ertönt?
A: Wenn Sie vor dem „Piepton“ auf die Schaltfläche klicken, erhält Ihr Empfänger die Aufnahme möglicherweise nicht oder die Aufnahme ist unvollständig.
F: Was passiert, wenn ich nach dem „Piepton“ des Anrufbeantworters zuerst spreche und dann auf die Voicemail-Schaltfläche klicke?
A: Ihr Kontakt erhält sowohl Ihre gesprochene Nachricht als auch die aufgezeichnete Nachricht.
F: Was passiert, wenn ich nach dem „Piepton“ längere Zeit warte, bevor ich auf die Schaltfläche zum Löschen der Voicemail klicke?
A: Manchmal kann es vorkommen, dass Ihre Nachricht auch nach dem Klicken auf die Schaltfläche zum Löschen der Voicemail nicht an den Empfänger übermittelt wird, wenn nach dem „Piepton“ zu viel Zeit vergeht. Dies liegt daran, dass das System die Verzögerung als Ausbleiben einer Nachricht interpretieren kann, was dazu führt, dass der Anruf beim Empfänger getrennt wird, während Sie auf Ihrer Seite weiterhin verbunden bleiben.