So verwenden Sie Voicemail Drop – Aircall

⚠️ Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel Informationen zu Voicemail Drop enthält, mit Bildern aus der Aircall Phone App. Während die hier beschriebenen Funktionen für Aircall Workspace relevant sind, besuchen Sie bitte auch Aircall Workspace - Anrufeinstellungen für Informationen zu Aircall Workspace.

Unternehmen, die ein hohes Volumen an ausgehenden Anrufen verwalten, stoßen häufig auf ein gemeinsames Problem: Die meisten Anrufe gehen auf die Voicemail, was dazu führt, dass die Agenten im Laufe des Tages viel Zeit damit verbringen, Voicemails zu hinterlassen.

Um sich wiederholende Aufgaben zu minimieren und den Agenten die Möglichkeit zu geben, täglich mit mehr Kunden in Kontakt zu treten, hat Aircall eine Funktion zum Ablegen von Voicemails mit nur einem Klick eingeführt.

Bei der Bearbeitung von ausgehenden Standardanrufen oder Power-Dialer-Anrufen haben die Agenten die Möglichkeit, nach dem Signalton eine voraufgezeichnete Nachricht an die Voicemail des Kunden zu senden. Die Agenten können ihre eigenen Nachrichten selbständig aufzeichnen, wobei sie nur Mikrofonaufnahmen verwenden können.

Benutzer können:

Persönliche Voicemail-Nachrichten voraufzeichnen
Aufnahmen verwalten: anhören, löschen, umbenennen, als Standard markieren
Voicemail nach einem Signalton ablegen
Verlauf und Filter anzeigen

Wie man auf Voicemail Drop zugreift

Die Funktion Voicemail Drop ist derzeit im Aircall Professional Tarif verfügbar.

Sie ist mit den Aircall-Desktop- und -Webanwendungen (iOS und Android in Kürze) kompatibel.

Sie können eine Voicemail-Übertragung senden, wenn Sie beim Versuch, Ihren Kunden oder Interessenten zu erreichen, auf einen Anrufbeantworter stoßen. Drücken Sie einfach auf die Schaltfläche "Voicemail ablegen", wenn Sie den "Piepton" hören. Diese Schaltfläche ist in der Ansicht "Anrufdetails" verfügbar, wenn Sie zuvor mindestens eine aufgezeichnete Nachricht in Ihren Anrufeinstellungen konfiguriert haben.

So richten Sie Voicemail-Absetznachrichten ein

Um die Funktion "Voicemail-Absetznachricht" zu aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Nachricht in Ihren Anrufeinstellungen konfiguriert haben. Voicemail-Nachrichten können mit Ihrem Mikrofon aufgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass diese Nachrichten nur für Sie bestimmt sind und für andere Benutzer innerhalb des Unternehmens nicht zugänglich sind.

Um eine neue Sprachnachricht aufzuzeichnen oder bestehende zu ändern, navigieren Sie über den folgenden Pfad zu Ihren Einstellungen: Einstellungen > Präferenzen > Anrufe > Voicemail ablegen

Einschränkungen und Tipps

Bevor Sie mit der Aufzeichnung beginnen, beachten Sie bitte die folgenden Einschränkungen und Tipps:

Nur für ausgehende Anrufe
Pro Benutzer können bis zu 10 Nachrichten aufgezeichnet werden
Jede Nachricht kann bis zu 180 Sekunden lang sein
Die Namen der Nachrichten sollten eindeutig sein und nicht mehr als 48 Zeichen enthalten

⚠️ Bitte beachten Sie: einige Anrufbeantworter können Beschränkungen für die Länge der Sprachnachrichten haben. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Nachrichten kurz zu halten, um sicherzustellen, dass der Empfänger sie vollständig erhält.

Aufzeichnung der Nachricht für die Ablage der Voicemail

Die erste Aufzeichnung wird automatisch zur Standardnachricht, so dass sie für die Ablage mit einem Klick bereit ist. Anschließend können Sie die Standardeinstellungen anpassen, wenn weitere Nachrichten vorhanden sind. Während des Anrufs können Sie eine beliebige Nachricht aus der Liste auswählen, wenn die Standardnachricht nicht geeignet ist.

Um eine neue Nachricht über das Mikrofon aufzuzeichnen, gehen Sie in der Ansicht für die Ablage der Voicemail wie folgt vor:

Geben Sie einen Namen für die Aufnahme ein (bis zu 48 Zeichen)
Klicken Sie auf Aufnehmen

Ein 3-Sekunden-Countdown zeigt Ihnen an, wann die Aufnahme beginnt
Sobald die Aufnahme beginnt, haben Sie ein Zeitfenster von 3 Minuten, haben Sie ein Zeitfenster von 3 Minuten, um zu sprechen
Die Aufnahme wird automatisch gestoppt, wenn Sie dieses Zeitlimit überschreiten

Hören Sie sich die aufgezeichnete Nachricht an, um ihre Qualität sicherzustellen
Klicken Sie auf Redo, wenn Sie die Aufnahme
wiederholen möchten, klicken Sie auf Speichern, um sie in der Liste der verfügbaren Nachrichten zu speichern

⚠️ Bitte beachten Sie: wir empfehlen, Ihre Mikrofonkonfiguration/Autorisierung zu überprüfen, bevor Sie die Aufnahme starten.

Bestehende Voicemail-Nachrichten verwalten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, bestehende Voicemail-Nachrichten zu verwalten:

Anhören - um die Aufnahme abzuspielen
Umbenennen - um den Namen der Aufnahme zu ändern
Als Standard festlegen - um die Standard-Voicemail-Nachricht festzulegen, die mit der Ein-Klick-Option
Löschen - um die Nachricht dauerhaft aus der Liste zu entfernen

Ablegen der Voicemail-Nachricht

⚠️ Bitte beachten Sie: tippen Sie auf die Schaltfläche Voicemail löschen erst, nachdem Sie den Piepton der Voicemail gehört haben, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Wenn Sie vorher darauf klicken, kann die Nachricht falsch abgelegt werden. Weitere Tipps finden Sie unter FAQ .

Standardnachricht senden

Senden Sie eine Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter Ihres Kunden oder Interessenten mit einem Klick, indem Sie eine Standardnachricht verwenden, die in den Einstellungen für das Absetzen von Sprachnachrichten konfiguriert wurde. Wenn Sie Ihren Kontakt nicht über einen regulären Anruf erreichen können, können Sie wie folgt vorgehen, um eine Voicemail zu hinterlassen:

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Voicemail des Kontakts erreicht haben
Warten Sie auf den Piepton der Voicemail, um ein optimales Timing für die Übermittlung der Nachricht zu erhalten
Wenn Sie den Piepton hören, klicken Sie auf die Schaltfläche "Voicemail ablegen"
Ihr Anruf wird automatisch beendet und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Hinweis "Nachricht erfolgreich übermittelt!"
In der Anrufzusammenfassung können Sie Details zur Voicemail-Übermittlung einsehen, einschließlich des Namens der Nachricht und des Agenten, der sie initiiert hat.

Nachricht aus der Liste einreichen

Wenn Sie mehrere voraufgezeichnete Nachrichten für Voicemail Drop haben und eine davon anstelle der Standardnachricht verwenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Voicemail des Kontakts erreicht haben
Warten Sie auf den Signalton der Voicemail, um ein optimales Timing für die Übermittlung der Nachricht zu erhalten
Klicken Sie nach dem Signalton auf die Dropdown-Schaltfläche rechts neben der Hauptschaltfläche
Klicken Sie auf die gewünschte Nachricht aus der angezeigten Liste der verfügbaren Nachrichten
Ihr Anruf wird automatisch beendet, und Sie erhalten eine Benachrichtigung mit dem Hinweis "Nachricht erfolgreich übermittelt!"
In der Anrufzusammenfassung können Sie Details zur Voicemail-Übermittlung einsehen, einschließlich des Namens der Nachricht und des Agenten, der sie initiiert hat

Verlauf anzeigen & filtern

Wenn Sie die Registerkarte Verlauf anzeigen, können Sie einen ausgehenden Anruf mit einer Voicemail-Übermittlung ganz einfach an dem neuen Symbol erkennen, das ihm vorangestellt ist:

Für eine effiziente Suche können Sie Ihre Ergebnisse weiter eingrenzen, indem Sie einen Filter für Anrufarten > Voicemail eingereicht anwenden. Diese Auswahl zeigt nur die Anrufe an, bei denen eine Voicemail eingereicht wurde:

Fehler

Bei der Nutzung dieser Funktion können in Ausnahmefällen Fehler auftreten:

Während der Aufzeichnung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gespeichert werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
Beim Löschen der Aufnahme: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht gelöscht werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
Während der Änderung - umbenennen/ als Standard festlegen: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht aktualisiert werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.
Während der Übermittlung: Die Nachricht konnte aufgrund eines Fehlers nicht übermittelt werden, bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Wenn einer dieser Fehler auftritt, empfehlen wir Ihnen, den Vorgang nach einiger Zeit erneut zu versuchen. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an das Aircall Support-Team .

FAQ

Die Einhaltung des Zeitplans für das Absetzen der Voicemail-Nachricht ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen und Antworten zu dieser Funktion:

F: Was passiert, wenn der Angerufene den Anruf entgegennimmt, ich aber während des Gesprächs versehentlich auf die Taste zum Ablegen der Voicemail-Nachricht klicke?

A: Sobald Sie auf die Taste zum Ablegen der Voicemail-Nachricht klicken, wird das Gespräch von Ihrer Seite aus sofort beendet. Die Person, die Sie angerufen haben, bleibt jedoch in der Leitung und hört die Aufzeichnung der Voicemail. Sobald die Aufzeichnung beendet ist, wird auch der Anruf für Ihren Kontakt beendet. Es ist wichtig zu wissen, dass in diesem Fall keine Voicemail-Nachricht hinterlassen wird.

F: Kann ich eine Voicemail ablegen, wenn der Anruf weitergeleitet wird?

A: Nein

F: Kann ich eine Voicemail für einen internen Anruf ablegen?

A: Nein

F: Was passiert, wenn ich die Taste zum Ablegen der Voicemail vor dem "Piepton" drücke?

A: Wenn Sie die Taste vor dem "Piepton" drücken, kann es sein, dass Ihr Empfänger die Aufnahme nicht erhält oder die Aufnahme unvollständig ist.

F: Was passiert, wenn ich nach dem "Piepton" auf dem Anrufbeantworter zuerst spreche und dann auf die Voicemail-Taste klicke?

A: Ihr Gesprächspartner erhält sowohl Ihre gesprochene Nachricht als auch die aufgezeichnete Nachricht.

F: Was passiert, wenn ich nach dem "Piepton" längere Zeit warte, bevor ich auf die Taste zum Ablegen der Voicemail klicke?

A: Gelegentlich kann es vorkommen, dass Ihre Nachricht auch nach dem Klicken auf die Taste zum Ablegen der Voicemail nicht an den Empfänger übermittelt wird, wenn nach dem "Piepton" zu viel Zeit verstreicht. Dies liegt daran, dass das System die Verzögerung als das Fehlen einer Nachricht interpretieren kann, was dazu führt, dass der Anruf beim Empfänger unterbrochen wird, während Sie auf Ihrer Seite verbunden bleiben.

F: Kann ich beantragen, dass die Voicemail-Abwurf-Funktion für mein Konto deaktiviert wird?

A: Ja. Ein Administrator muss diese Änderung beantragen, indem er ein Support-Ticket erstellt.