Verwenden von Hubspot-Workflows zum automatischen Neuformatieren von Telefonnummern

Bitte beachten Sie, dass diese Informationen auch auf der Entwicklerseite von Aircall hier zu finden sind: Formatieren Sie Ihre Kontaktnummern in HubSpot automatisch mit geplanten Workflows

Übersicht

Wenn Sie Leads aus verschiedenen Quellen in HubSpot eingeben, kann es leicht passieren, dass Sie uneinheitlich formatierte Nummern erhalten. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie in Hubspot einen Workflow einrichten, der Ihre Zahlen automatisch in das E.164-Format umformatiert.

Das E.164-Nummernformat ist ein international anerkanntes Standard-Telefonnummernformat, das die Zustellbarkeit von Anrufen gewährleistet. Wenn Ihre Telefonnummern im E.164-Format gespeichert sind, können unsere Systeme die Anrufe genau dem richtigen Kontakt oder Unternehmen in Hubspot zuordnen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie die richtigen Informationen auf den Einsichtskarten erhalten und die Erstellung doppelter Kontakte verhindert wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass wir zwar bestrebt sind, Nummern in das E.164-Format umzuwandeln, Hubspot die Nummer jedoch automatisch in das lokale Standardformat umformatiert (je nach Region). Hubspot kann diese automatische lokale Formatierung nicht deaktivieren. Obwohl der Workflow abgeschlossen ist, sieht die Telefonnummer des Kontakts so aus, als hätte sie sich nicht geändert, wenn sie im Eigenschaftsfeld angezeigt wird.

Wenn der Workflow jedoch auf einen Kontakt/Lead angewendet wird, wird die Telefonnummer im Backend im E.164-Format formatiert. Aircall sucht nach der vom Endpunkt berechneten Telefonnummer, wenn Anrufe protokolliert und Kontaktdaten abgerufen werden. Solange die berechnete Telefonnummer im E.164-Format ist, werden Sie das erwartete Verhalten in Bezug auf die Konsistenz der Anrufprotokollierung sehen.

Anforderungen

• Eine aktive Aircall <> Hubspot-Integration. Weitere Informationen zur Installation dieser Integration: Installieren Ihrer Hubspot-Integration
• Hubspot Operations Hub & Hubspot Workflows (verfügbar bei Professional und Enterprise Plans in Hubspot)
• Vorherige Erfahrung mit erstellen von Hubspot-Workflows

Wenn Sie zusätzliche Hilfe bei der Implementierung dieses Workflows benötigen oder mehr über andere Automatisierungen erfahren möchten, die Ihre Abläufe verbessern können, besuchen Sie unsere Professionelle Dienstleistungen seite, wo Sie Zeit mit unseren technischen Beratern buchen können.

Überprüfung der Verwendung des Telefonnummernfeldes

Vor der Erstellung des Workflows müssen Sie die vorherrschenden Telefonnummernfelder in Hubspot ermitteln. Später werden wir diese spezifischen Felder verwenden, um eine Workflow-Automatisierung auszulösen. Wir empfehlen diesen Schritt, wenn Sie benutzerdefinierte Telefonnummernfelder verwenden, um Folgendes zu speichern Kontakt telefonnummern verwenden. Die Standard Rufnummer und Mobiltelefonnummer in den meisten Fällen die vorherrschenden Felder sein.

• Navigieren Sie zum Menüpunkt Berichte dropdown-Menü in Ihrer HubSpot-Umgebung
• Wählen Sie Datenverwaltungt → Datenqualität
• Unter der Datenqualität dropdown-Menü, wählen Sie Eigenschaft Einblicke
• Scrollen Sie nach unten zu Eigenschaften zur Überprüfung und geben Sie "Telefonnummer" in die Suchleiste ein, um die entsprechenden Telefonfelder aufzurufen

Die Ergebnisse enthalten auf der rechten Seite eine Spalte mit der Bezeichnung Füllrate ( % ). In dieser Spalte finden Sie eine Aufschlüsselung der am häufigsten verwendeten Rufnummernfelder.

Nachdem Sie nun die wichtigsten Telefonnummernfelder identifiziert haben, werden wir sie im nächsten Schritt zur Auslösung unserer Workflow-Automatisierung verwenden. Bitte denken Sie daran, dass Sie für jedes Telefonnummernfeld, das Sie aktualisieren möchten, einen eigenen Workflow einrichten müssen.

Erstellen des Workflows zur Neuformatierung von Telefonnummern

Im Folgenden werden wir unsere Arbeitsabläufe um die wichtigsten Telefonnummernfelder herum aufbauen. Der Workflow wird mehrere Aktionen umfassen, aber die wichtigsten Aktionen sind:

• Auslöser planen: mit dieser Aktion können wir die Häufigkeit und die Zeitregeln festlegen, wann die Formatierungsaktualisierungen stattfinden sollen.
• Auslöser für die Eintragung: mit dieser Aktion können Sie Datensätze in den Workflow einschreiben.
• Daten formatieren: diese Aktion ist der Motor des Workflows und ermöglicht es uns, die Regeln für die Zahlenformatierung festzulegen.

Bitte beachten Sie, dass Aircall nur gegen Nummern protokolliert, die in der Datei Rufnummer oder Mobiltelefon-Nummer feld gespeichert sind, und nicht in benutzerdefinierten Feldern. Wenn Sie später in dieser Anleitung den Wert der Zeichenfolge kopieren, müssen Sie sicherstellen, dass er in das Feld "Telefonnummer" kopiert wird Rufnummer oder Mobiltelefonnummer felder von HubSpot kopiert wird.

Um loszulegen, navigieren Sie zum Bereich Arbeitsabläufe in Ihrer HubSpot-Umgebung. Wählen Sie Einen neuen Workflow erstellen → Kontaktbasiert → Zeitplan. Sie werden dann aufgefordert, den Zeitplanauslöser festzulegen, bei dem Sie bestimmen, wie häufig und wann die Nummern automatisch neu formatiert werden sollen. Dies fügt automatisch den Zeitplan-Auslöser zum Workflow hinzugefügt. Wir empfehlen, den Arbeitsablauf außerhalb der Geschäftszeiten zu planen, um mögliche Störungen Ihres Tagesgeschäfts zu vermeiden.

Als Nächstes richten wir den Registrierungsauslöser ein, indem wir das Telefonnummernfeld, das Sie als dominierende Eigenschaft festgelegt haben, als einzige Kontakteigenschaft verwenden. Der Auslöser sollte wie folgt eingerichtet werden:

• Auf der Registerkarte Auslöser für die Registrierung von Kontakten aktion, wählen Sie Auslöser einrichten
• Wählen Sie im Panel rechts auf der Seite Kontakt-Eigenschaften unter Filter-Typ
• Unter Kontaktinformationensuchen Sie nach dem Telefonnummernfeld, das Sie für die eingetragenen Kontakte aktualisieren möchten. Dies wird eines der wichtigsten Felder sein, die Sie zuvor identifiziert haben
• Schließlich möchten Sie den Workflow auslösen, wenn das ausgewählte Telefonnummernfeld Bekannt

Nachdem wir nun den Einschreibe-Auslöser und den Zeitplan-Auslösereingerichtet haben, werden wir die Aktion Daten formatieren um eine benutzerdefinierte Formel festzulegen, die unerwünschte Leerzeichen und abgeschnittene Zeichen aus unserer Telefonnummer entfernt.

• trim - führende und nachfolgende Leerzeichen abschneiden
• cut - ein Zeichen oder mehrere Zeichen abschneiden

Die in Telefonnummern häufig vorkommenden Zeichen sind -, (, ) und Leerzeichen ( ). Wenn die Telefonnummern weitere Zeichen enthalten, sollten Sie diese in Ihrer Formel berücksichtigen. Bei der Verwendung einer benutzerdefinierten Formel ist es wichtig zu beachten, dass jedes Zeichen eine entsprechende Funktion erfordert und umgekehrt. Wenn Sie z. B. 5 Zeichen entfernen möchten, müssen Sie die Funktion "Ausschneiden" 5 Mal hinzufügen.

Wenn Sie mit dem Einrichten von benutzerdefinierten Formeln in Hubspot vertraut sind, können Sie die fertige Formel wie im GIF unten dargestellt eingeben. Wenn Sie eine schrittweise Anleitung bevorzugen, lesen Sie bitte weiter.

Hier sind die Schritte zur Einrichtung der benutzerdefinierten Formel:

• Wählen Sie Daten formatieren als nächste Aktion in Ihrem Arbeitsablauf und tdrücken Sie auf Benutzerdefinierter Modus. Wir empfehlen dringend die Aktivierung des Formel-Anleitung für visuelle Unterstützung und Fehlerwarnungen während der Erstellung der Formel
• Klicken Sie auf Einfügen → Funktion und wählen Sie beschneiden
• Ausgehend von der Annahme, dass wir nur die 4 oben genannten Zeichen entfernen müssen, müssen wir als nächstes 4 Ausschneidefunktionen hinzufügen. Klicken Sie auf Einfügen → Funktion und wählen Sie ausschneiden. Wiederholen Sie diesen Vorgang 3 weitere Male für insgesamt 4
• Wenn Sie fertig sind, sollte Ihre Funktion wie die folgenden Bilder aussehen

Es ist zu erwarten, dass der Formel-Leitfaden an dieser Stelle Probleme aufzeigt, da wir den Arbeitsablauf noch nicht abgeschlossen haben.

Als nächstes müssen wir die quelle. In diesem Fall ist die Quelle die Eigenschaft "Telefonnummer" aus dem ersten Schritt des Workflows. Klicken Sie auf Einfügen und Hubspot-Eigenschaft und wählen Sie Ihr Telefonfeld aus. Fügen Sie direkt danach ein Komma ein, so dass Ihre Formel wie folgt aussieht:

Jetzt fügen wir die Zeichen ein, die entfernt werden müssen. Bei der Eingabe der Zeichen gibt es 3 einfache Regeln zu beachten:

• Nach dem Komma muss ein Leerzeichen folgen
• Zeichen müssen in Anführungszeichen stehen
• Jedes Zeichen muss mit einer Klammer abgeschlossen werden

Fügen Sie in das Formelfeld die Zeichen ein, die Sie ausschneiden möchten, und beachten Sie dabei die oben genannten Formatierungsregeln. Hier ist eine Referenz:

• Bindestrich: , "-")
• Offene Parenthese: , "(")
• Geschlossene Parenthese: , ")")
• Leerzeichen: , " ")

Wenn Sie alle Zeichen für die Ausschneidefunktion in die Formel eingefügt haben, schließen Sie die Formel, indem Sie eine zusätzliche klammer am Ende hinzufügen. Ihre Formelhilfe sollte grün sein, was bedeutet, dass es keine Probleme gibt, und Ihre Formel sollte wie das folgende Bild aussehen. Stellen Sie sicher, dass Sie speichern und zum Arbeitsablauf zurückkehren.

Jetzt müssen wir den ausgeschnittenen und zurechtgestutzten Wert wieder in die Rufnummer oder Handynummer feld mit der Aktion Eigenschaftswert kopieren. Wenn Sie diese Aktion auswählen, werden Sie aufgefordert, die Eigenschaft oder den zu kopierenden Wert von in einem Dropdown-Menü auszuwählen.

• In diesem Menü müssen Sie Folgendes auswählen 1. Daten formatieren -> [String] Wert
• Als nächstes, unter Zielobjektwählen Sie Kontakt
• Schließlich, unter Zu kopierende Eigenschaft "[String]" Wert zuwählen Sie entweder Rufnummer oder Mobiltelefonnummer
• Klicken Sie auf Speichern um die Einstellung der Eigenschaftswert kopieren aktion

Nach der Neuformatierung der Zahlen und dem Einfügen der aktualisierten Werte in das Feld Rufnummer oder Haupttelefonnummer einfügen, müssen wir sicherstellen, dass jede Nummer ein + vorangestellt ist. Wir verwenden die Wenn/Dann-Verzweigung um Fälle zu behandeln, in denen einige Zahlen bereits ein + haben und einige nicht.

• Fügen Sie einen neuen Wenn/Dann-Zweig aktion im Arbeitsablauf
• Als nächstes richten Sie zwei Verzweigungen in der Wenn/dann-Zweig aktion
• Für den ersten Zweig setzen Sie den Zweignamen auf "Hat +" und den Filtertyp auf Kontakteigenschaften → Telefonnummer → beginnt mit einem beliebigen +
• Verwenden Sie für die zweite Verzweigung die Standardverzweigung von HubSpot, wenn keines der Kriterien erfüllt ist, und setzen Sie den Namen der Verzweigung auf "Kein +", d. h. jede Telefonnummer ohne ein + am Anfang fällt in diese Verzweigung

Bei der Verzweigung "Has +" endet der Arbeitsablauf an dieser Stelle und es werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Die Zeichen und Leerzeichen wurden entfernt, und das + ist bereits vorhanden, so dass es dem E.164-Format entspricht. Wir müssen jedoch No + konfigurieren, damit das + vor der Nummer hinzugefügt wird. Wählen Sie unter dem Zweig Nr. + die Option Daten formatieren und schalten Sie den benutzerdefinierten Modus ein. Wir kehren zur benutzerdefinierten Formel zurück, aber dieses Mal mit einer neuen Funktion namens Concat:

• Klicken Sie auf Einfügen → Funktion und wählen Sie Konkat
• Unmittelbar nach der Klammer geben Sie "+",
• Klicken Sie auf Einfügen → HubSpot-Eigenschaft und wählen Sie Ihr zuvor verwendetes Telefonnummernfeld aus. Schließen Sie dann die Formel mit )

Um den Arbeitsablauf abzuschließen, müssen wir den Wert [String] erneut kopieren. Wiederholen Sie den obigen Schritt mit dem folgenden kleinen Unterschied:

• Wählen Sie Eigenschaftswert kopieren
• Zu kopierende Eigenschaft oder Wert von → 4.
• Daten formatieren → [String]-Wert Zielobjekt= Kontakt Zu kopierende Eigenschaft [String]-Wert nach= Telefonnummer oder Handynummer

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben Ihren Zahlenformatierungs-Workflow erstellt! 🎉

Testen des Workflows

Um dies zu testen, empfehlen wir, einen gefälschten Kontakt mit einer gefälschten Nummer zu erstellen, die z. B. (, ), - enthält, und den Kontakt dann manuell zu registrieren.

Unser Ziel ist es, die Nummern in das E.164-Format umzuwandeln. Das Standardverhalten von HubSpot ist jedoch die automatische Formatierung der Nummer in die lokale Standardformatierung. Jedes Land hat seine eigene stilisierte Version der Nummernformatierung, die wir mit der allgemein anerkannten E.164 überschreiben möchten. Aufgrund einer Einschränkung auf Seiten von HubSpot können wir diese automatische lokale Formatierung nicht deaktivieren. Ästhetisch gesehen wird die Telefonnummer des Kontakts trotz Abschluss des Workflows so aussehen, als hätte sie sich nicht geändert, wenn sie im Eigenschaftenfeld (Frontend) angezeigt wird. Wenn sich der Kontakt jedoch erfolgreich angemeldet und diesen Workflow abgeschlossen hat, wird er im Backend im E.164-Format angezeigt, was der wichtigere Aspekt ist. Aircall durchsucht die vom Endpunkt berechnete Telefonnummer, um Anrufe zu protokollieren und Kontaktdaten abzurufen. Solange diese im E.164-Format vorliegt, werden Sie das erwartete Verhalten in Bezug auf die Konsistenz der Anrufprotokollierung sehen.

Anmerkungen

Wenn den Kontaktnummern keine Landesvorwahl vorangestellt ist, können Sie einen ähnlichen Arbeitsablauf erstellen, um die Landesvorwahl an den Anfang zu stellen, wie wir es mit dem "+" gemacht haben. Dies gilt nur, wenn Ihre Kontaktnummern alle in der gleichen geografischen Zone liegen, z. B. +44. Wenn Sie Kontakte aus mehreren Ländern haben, ist es möglich, dies mit Workflows zu automatisieren, wenn Sie für jeden Kontakt ein Feld für den Ländercode haben.