Konfigurieren Sie Smart-Routing, um den Eigentümer über eine gemeinsam genutzte Telefonnummer zu kontaktieren und so sicherzustellen, dass Anrufer effizient mit ihrem Ansprechpartner verbunden werden
In diesem Handbuch erfahren Sie
- Wie können die Effizienz und das Kundenerlebnis durch die Verwendung des Ring-to-Widgets (über API) zur Konfiguration intelligenter Weiterleitungen verbessert werden?
- So richten Sie Ihre intelligente Weiterleitung zum HubSpot-Kontaktinhaber ein
- Erster Schritt: Erstellen von benutzerdefinierten Feldern in HubSpot & Generieren eines Bearer-Tokens
- Schritt 2: Einrichten des Ring-to-Widgets (über API) in Aircall Smartflows
⚠️ Das Ring-to-Widget (über API) muss über ein Feature-Flag aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Aircall-Ansprechpartner, damit dies aktiviert wird, bevor Sie beginnen
Wie verbessert die Verwendung des Ring-to-Widgets (über API) zur Konfiguration intelligenter Weiterleitungen die Effizienz und das Kundenerlebnis?
Die intelligente Weiterleitung über eine gemeinsam genutzte Telefonnummer bietet zahlreiche Vorteile, vor allem eine verbesserte Effizienz, Genauigkeit und Kundenerfahrung. Durch die intelligente Weiterleitung eingehender Anrufe auf der Grundlage von Kriterien aus Ihrem CRM stellt die intelligente Weiterleitung sicher, dass jeder Anrufer schnell mit dem am besten geeigneten Agenten verbunden wird. Dies verkürzt die Wartezeiten und verbessert die Lösungsquote beim ersten Anruf.
Eine beliebte Implementierung ist die Weiterleitung eingehender Anrufe an den HubSpot-Kontaktinhaber mithilfe des Ring-to-Widgets (über API) von Aircall in Smartflows. Dadurch wird vermieden, dass das gesamte Team durch eingehende Anrufe von Kunden unterbrochen wird, die nicht die eigenen sind, und es besteht keine Gefahr, dass der Anrufer in die Warteschleife gesetzt werden muss, während er an seinen dedizierten Ansprechpartner weitergeleitet wird.
So richten Sie Ihr Smart Routing zum HubSpot-Kontaktinhaber ein
Schritt 1: Erstellen benutzerdefinierter Eigenschaften in HubSpot und Generieren eines Bearer-Tokens
⚠️ Dieser Abschnitt erfordert Kenntnisse mit HubSpot Custom Fields und HubSpot Private Apps
Unser erster Schritt beginnt in HubSpot, wo wir eine benutzerdefinierte Eigenschaft erstellen müssen, in der die E-Mail-Adresse des Kontaktinhabers gespeichert wird. Navigieren Sie in den Einstellungen zu Kontakteigenschaften und wählen Sie Eigenschaft erstellen .
Objekttyp = Kontakt
Bezeichnung = E-Mail des Aircall-Kontaktinhabers
Interner/API-Name = aircall_contact_owner_email
Feldtyp = Einzeiliger Text
Die Einstellungen für die Regeln liegen in Ihrem Ermessen. Achten Sie jedoch darauf, keine Sonderzeichen einzuschränken, da diese in E-Mail-Adressen verwendet werden
Sie können einen HubSpot-Workflow erstellen, um dieses Feld auszufüllen. Alle neu erstellten Kontakte werden in diesen Workflow aufgenommen. Für bestehende Kontakte können Sie im Schritt „Überprüfen & veröffentlichen“ Ihrer Workflow-Erstellung die Option „Ja, bestehende Kontakte aufnehmen, die ab sofort die Auslösekriterien erfüllen“ auswählen.
Sobald Ihre benutzerdefinierte Eigenschaft erstellt wurde, achten Sie darauf, sie mit einer E-Mail-Adresse zu füllen, da Sie diese später benötigen, um die Pfadgültigkeit im Ring-to-Widget (über API) zu testen.
Sie müssen jetzt in Ihrem HubSpot-Entwicklerportal ein Bearer-Token erstellen, das wir im nächsten Schritt verwenden werden, um die Anfrage im Ring-to-Widget (über API) zu konfigurieren. Weitere Informationen zu Bearer-Token finden Sie HubSpot-Leitfaden zu privaten Apps
Schritt 2: Einrichten des Ring-to-Widgets (über API) in Aircall Smartflows
⚠️ Dieser Abschnitt erfordert Kenntnisse mit HubSpot REST API, JSON und Smartflows
Jetzt müssen wir im Aircall-Dashboard die Smartflows-Nummer konfigurieren.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Aircall-Benutzer, an die Anrufe über die API weitergeleitet werden, nicht der Smartflows-Anrufverteilung zugewiesen werden müssen. Wenn sie zugewiesen sind, erhält der Benutzer alle verpassten Anrufbenachrichtigungen in seiner Aufgabenliste, wenn er den weitergeleiteten Anruf verpasst. Er erhält diese Benachrichtigungen jedoch nicht, wenn er der Nummer nicht zugewiesen ist.
Navigieren Sie in diesem Sinne zu der Telefonnummer, für die Sie das Ring-to-Widget (via API) konfigurieren möchten. Fügen Sie Ihr Ring-to-Widget (via API) an der gewünschten Stelle in Ihrer Smartflows-Verteilung hinzu, wodurch der Widget-Editor geöffnet wird.
Legen Sie zunächst die Authentifizierungsmethode als Bearer Token fest und klicken Sie dann auf Anmeldeinformationen festlegen . Dadurch wird das Popup-Formular für die Anmeldeinformationen geöffnet, in das Sie das im vorherigen Schritt erstellte Bearer Token einfügen.
Kehren Sie zum Widget-Editor zurück. Um die Anforderungskonfiguration abzuschließen, müssen die verbleibenden Felder wie folgt ausgefüllt werden:
-
URL =
https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search -
Methode =
POST - Text :
{
"properties": [
"firstname",
"lastname",
"company",
"email",
"hubspot_owner_id",
"aircall_contact_owner_email",
"hs_calculated_phone_number",
"hs_calculated_mobile_number",
"hs_searchable_calculated_phone_number",
"hs_searchable_calculated_mobile_number",
"last_used_aircall_phone_number"
],
"filterGroups": [
{
"filters": [
{
"propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
"operator": "EQ",
"value": "{{callerNumber}}"
}
]
},
{
"filters": [
{
"propertyName": "hs_calculated_phone_number",
"operator": "EQ",
"value": "{{callerNumber}}"
}
]
}
],
"sorts": [
{
"propertyName": "lastmodifieddate",
"direction": "DESCENDING"
}
],
"limit": 10
}
Nachdem wir nun die Anforderungskonfiguration abgeschlossen haben, vervollständigen wir unser Setup, indem wir die Antwortkonfiguration wie folgt festlegen:
-
Antworttyp =
Benutzer (ID oder E-Mail) -
Pfad =
results[0].properties.aircall_contact_owner_email
Abschließend müssen Sie die Antwort im dafür vorgesehenen Testfeld testen. Geben Sie eine gültige Telefonnummer im internationalen E.164-Format ein und stellen Sie sicher, dass eine JSON-Nutzlast zurückgegeben wird und der Pfad ( um den Wert zu finden, der zum Übertragen/Weiterleiten des eingehenden Anrufs verwendet wird ) gültig ist.
💡 Passen Sie die Klingeleinstellungen direkt unter dem Test an Ihren Geschäftsbetrieb an
Sie sollten jetzt bereit sein, einige eingehende Anrufe für die intelligente Weiterleitung an den HubSpot-Kontaktinhaber mithilfe des Ring-to-Widgets (über API) zu testen!
Denkanstöße
- Das Hinzufügen eines Teams unter dem Widget „Anrufen (über API)“ kann eine hilfreiche Ergänzung Ihres Ablaufs sein. Dies dient lediglich als Auffang für Situationen, in denen der Kontaktinhaber nicht verfügbar ist, um sicherzustellen, dass keine Anrufe verpasst werden.
- Sie können diese Konfiguration mit anderen HubSpot-Objekten wie dem Firmeninhaber oder dem Deal-Inhaber einrichten
- Denken Sie daran, dass Aircall eingehende Anrufe nur mit dem Ring-to-Widget (über API) mit einfacher Logik weiterleiten kann (d. h. keine Verzweigung basierend auf Bedingungen, keine Schleife usw.) – mit anderen Worten, es muss entweder… vorhanden sein.
- Unter dem Profil des HubSpot-Objekts (d. h. Kontakt, Unternehmen usw.)
- Unter einem indirekt zugänglichen, verwandten HubSpot-Objekt (z. B. Benutzer) zum Haupt-HubSpot-Objekt (z. B. Kontakt, Unternehmen usw.)
- Die Werte, zu denen Sie weiterleiten, müssen vorhanden sein, bevor das Ring-to-API-Widget konfiguriert wird
Professionelle Dienstleistungen
Wenn Sie bei der Implementierung dieser intelligenten Routing-Konfiguration zusätzliche Hilfe benötigen oder mehr über ähnliche Automatisierungen zur Verbesserung Ihrer Abläufe erfahren möchten, besuchen Sie unsere Seite Professional Services , um einen Termin mit unseren technischen Beratern zu vereinbaren.