So migrieren Sie vom Legacy-Routing zu Smartflows: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Smartflows ist Aircalls Call-Routing-Tool der nächsten Generation, das die Verwaltung eingehender Anrufe vereinfacht und rationalisiert. Mit seinem intuitiven visuellen Flow-Editor ermöglicht Smartflows Ihnen, Call-Flows in nur wenigen Minuten zu erstellen und bereitzustellen.

Alle Nummern müssen bis Mai 2025 zu Smartflows migriert werden , daher ist es wichtig, bald Maßnahmen zu ergreifen. Weitere Einzelheiten finden Sie in diesem Artikel .

Anleitung zum Migrationsprozess

⚠️ Wichtig :

1. Während der Migration wird die Nummer weiterhin mit den aktuellen Anrufverteilungseinstellungen verwendet. Die neue Weiterleitung wird erst wirksam, wenn Sie am Ende der Migration auf „Veröffentlichen“ klicken.
2. Die Migration wird Nummer für Nummer durchgeführt, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten. So können Sie vor der Live-Schaltung überprüfen, ob jede Nummer richtig konfiguriert ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Auf die Nummer zugreifen
   • Navigieren Sie im Admin-Dashboard zur Seite Nummer .
   • Wählen Sie die Nummer aus, die Sie migrieren möchten, und klicken Sie auf Migrieren . Dadurch werden Sie auf die Anrufverteilungsseite der Nummer weitergeleitet.

2. Migration starten
   • Klicken Sie auf Smartflows-Editor öffnen , um den neuen Flow-Editor zu öffnen und den Migrationsprozess zu starten.
   • Der Flow-Editor wird in einem neuen Tab geöffnet sodass Sie den migrierten Flow weiterhin mit dem Flow vergleichen können, den Sie im alten Routing hatten.

3. Wählen Sie Ihre Migrationsmethode
   • Automatisierte Migration : Konvertieren Sie automatisch Ihre vorhandene Anrufverteilung.
   • Von Grund auf neu beginnen : Erstellen Sie einen neuen Anruffluss von Grund auf. Mit dieser Option können Sie mit einer leeren Leinwand beginnen, eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder einen vorhandenen Fluss importieren, der zuvor für eine andere Nummer erstellt wurde.

4. Fluss bearbeiten und speichern
   • Überprüfen Sie im Routing-Flow-Editor die Anrufverteilung und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.
   • Klicken Sie auf Entwurf speichern um Ihren Fortschritt zu speichern.

5. Neue Weiterleitung veröffentlichen
   • Nachdem Sie bestätigt haben, dass der Ablauf korrekt ist, klicken Sie auf Veröffentlichen . Der neue Weiterleitungsablauf ist jetzt für die ausgewählte Nummer aktiv.

Hinweis : Sie können Ihren Fortschritt jederzeit speichern, indem Sie auf Entwurf speichern klicken. Um an einem gespeicherten Entwurf weiterzuarbeiten, kehren Sie zur gleichen Nummer auf der Nummernseite zurück und klicken Sie auf Entwurf fortsetzen .

Optional: Testen Ihres Flows vor der Veröffentlichung

Wenn Sie den neuen Routing-Flow testen möchten, bevor Sie ihn live schalten, befolgen Sie diese zusätzlichen Schritte:

1. Testen Sie den Flow : Klicken Sie im Routing-Flow-Editor auf Testen , um den Testbereich auf der linken Seite des Bildschirms zu aktivieren. Tipp: Klicken Sie auf Entwurf speichern um sicherzustellen, dass alle Änderungen gespeichert werden.
2. Eingehenden Anruf simulieren : Geben Sie eine Rufnummer ein, die zu Testzwecken verwendet werden soll. Diese Nummer simuliert einen eingehenden Anruf an die Nummer, die Sie migrieren.
3. Anrufverlauf prüfen : Klicken Sie auf Bestätigen und rufen Sie die Nummer an, die Sie von Ihrer Testnummer migrieren, um zu überprüfen, ob der Anruf korrekt verläuft.
4. Mit der Veröffentlichung fortfahren : Wenn der Ablauf wie erwartet verläuft, können Sie auf Veröffentlichen klicken.

Beim Testen zu beachtende Punkte

• Rückrufe : Agenten, denen die Legacy- oder Entwurfsnummer zugewiesen ist, erhalten während des Tests keine Rückrufanfragen.
• Voicemails : Entwurfsbezogene Voicemails erreichen Agenten nicht.
• Verpasste Anrufe : Agenten, denen die Legacy-Konfiguration zugewiesen ist, erhalten Benachrichtigungen über verpasste Anrufe, die sich auch in der Analyse widerspiegeln.

Bei der Migration zu beachten

• Klassische Nummern : Alle Nummerneinstellungen, Integrationen usw. bleiben nach der Migration unverändert.
• IVR-Nummern:
  • Wenn die alte Konfiguration ein IVR enthielt, wird es entsprechend konvertiert:
    • Dieselbe Anzahl von Verzweigungen wie Optionen im alten Flow, einschließlich keiner Eingabe oder falscher Eingabeverarbeitung.
    • IVR-Nachrichten und -Weiterleitungen werden migriert.
    • Spezielle Konfigurationen (wie „Anweisung wiederholen“ oder Fallbacks) werden auf die Standardeinstellungen angepasst oder vorhandene Einstellungen werden übernommen.
  • IVR-Nummern werden nicht mehr benötigt, da Smartflows die IVR-Funktionalität nativ im Flow-Editor enthält (erfahren Sie mehr über das IVR-Widget ). Leitungspriorität, Rückrufanforderungen und RQT-Einstellungen werden nach der Migration standardmäßig deaktiviert.

• Nebenstellen in Smartflows : Um die Nebenstellenwahl zu ermöglichen, muss ein Audio-Widget integriert werden, da Anrufer Nebenstellen wählen, während Audio abgespielt wird.
• Geschäftszeiten vs. Zeitregel-Widget : Das Konzept der Geschäftszeiten wird jetzt durch das Zeitregel-Widget ersetzt, das das vorherige Geschäftszeitenverhalten nachahmt.

• Wenn Ihre alte Konfiguration auf „immer geschlossen“ eingestellt war, enthält der neue Zeitregelschritt Folgendes:
  • Ein linker Zweig, der auf 24/7 eingestellt ist (0:00 - 24:00, alle Tage) - Schritte aus dem alten Zweig „geschlossen“ befinden sich in diesem Zweig.
  • Ein Zweig „zu jeder anderen Zeit“ - Schritte aus dem alten Zweig „offen“ befinden sich in diesem Zweig.
• Wenn Ihre alte Konfiguration „immer geöffnet“ war, enthält der neue Zeitregelschritt Folgendes:
  • Einen linken Zweig, der auf 24/7 eingestellt ist (0:00 - 24:00, alle Tage) – Schritte aus dem Zweig „geöffnet“ befinden sich in diesem Zweig.
  • Schritte aus dem Zweig „geschlossen“ befinden sich im Zweig „zu jeder anderen Zeit“ .
• Bei einer benutzerdefinierten Konfiguration wird sie in den Zeitregelschritt übernommen:
  • Ein linker Zweig mit dem benutzerdefinierten Zeitplan.
  • „Zu jeder anderen Zeit“-Zweig zur Behandlung von Abweichungen.

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