Mit der Integration von Aircall und Microsoft Teams können Benutzer direkt von Microsoft Teams aus Kunden anrufen und mit Kollegen zusammenarbeiten, indem sie Kontaktdaten in Chats oder Kanälen teilen.
Die Integration von Aircall und Microsoft Teams ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Vertriebs-, Support- und Backoffice-Mitarbeitern. Kundenorientierte Teams können problemlos Experten innerhalb ihres Unternehmens zu Tickets und Möglichkeiten konsultieren, sodass Unternehmen sowohl interne als auch externe Gespräche bereichern können.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Aircall- und Microsoft Teams-Integration ziehen.
💡 Informationen zur Installation/Konfiguration der Integration finden Sie unter So konfigurieren Sie Ihre Microsoft Teams - Aircall App-Integration .
Aircall in MS Teams
Benutzer von Microsoft Teams sollten die Aircall App in Teams anheften, um schnell auf Chats und Kanäle zugreifen zu können:
Wenn das Aircall-Symbol nach dem Fixieren der Anwendung nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise eine andere Anwendung lösen.
Kontakte
Die Aircall-Anwendung in MS Teams enthält einen Abschnitt für Aircall-Kontakte, in dem Benutzer Folgendes tun können:
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Nach Kontakten suchen
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Neue Kontakte hinzufügen
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Kontakte mit dem Aircall-Telefon anrufen
💡 Mit der Registerkarte „Aircall-Kontakte“ können Benutzer eine Liste interner und externer Kontakte in Microsoft Teams führen, um die Kontaktverwaltung zu vereinfachen.
Nach Kontakten suchen
Benutzer können nach Kontakten suchen, indem sie einen Namen oder eine Nummer in die Suchleiste eingeben. Bitte beachten Sie, dass Benutzer mindestens drei Buchstaben oder vier Zahlen in die Suchleiste eingeben müssen, damit die Ergebnisse angezeigt werden. Die Ergebnisse zeigen externe Kontakte an und keine internen Teammitglieder, die Microsoft Teams verwenden.
Neue Kontakte hinzufügen
Indem Benutzer im Abschnitt „Aircall-Kontakte“ auf „Neu hinzufügen“ klicken und die Informationen manuell eingeben, können sie Kontakte direkt in MS Teams zu Aircall hinzufügen.
Kontakte mit dem Aircall-Telefon anrufen
Nachdem Benutzer nach einem Kontakt gesucht haben, können sie auf das Telefonsymbol klicken, um den Kontakt in Aircall anzurufen.
💡 Durch das Tätigen eines Anrufs über Microsoft Teams können Benutzer mehr Zeit auf der Plattform verbringen, die sie am häufigsten für die Zusammenarbeit und Kommunikation verwenden, und gleichzeitig ihren Workflow für ausgehende Anrufe optimieren.
Verfügbarkeitssynchronisierung
Nach der Installation können Benutzer ihre Verfügbarkeit in Microsoft Teams ihrer Verfügbarkeit in Aircall zuordnen. Wenn ein Benutzer sich in Microsoft Teams auf „Abwesend“ setzen muss, kann er wählen, ob er dadurch in Aircall automatisch als „Nicht verfügbar“ gesetzt wird. Wenn ein Benutzer mit Aircall einen Anruf entgegennimmt, kann er wählen, ob er dadurch in Microsoft Teams automatisch als „Beschäftigt“ gesetzt wird.
💡 Availability Sync verhindert, dass Aircall und Microsoft Teams gleichzeitig klingeln, sodass Benutzer mehr Zeit für Gespräche mit Kunden und Interessenten haben, ohne unterbrochen zu werden oder Anrufe zu verpassen.
Wenn ein Benutzer die Verfügbarkeit überhaupt nicht synchronisieren möchte, kann er dies oben auf der Seite deaktivieren. Benutzer können die Verfügbarkeitssynchronisierung jederzeit ein- oder ausschalten.
⚠️ Bitte beachten: Wenn diese Option aktiviert ist, funktioniert die Verfügbarkeitssynchronisierung zu jeder Tageszeit, auch nach allen in Aircall festgelegten Arbeitszeiten . Sollte sich ein Benutzer außerhalb seiner Arbeitszeiten in Aircall befinden und somit nicht verfügbar sein, aber seinen Status in Microsoft Teams auf „Verfügbar“ oder einen anderen zugeordneten Status ändern, um den Aircall-Status auf „Verfügbar“ zu ändern, wird der Benutzer in Aircall verfügbar gemacht.
⚠️ Bitte beachten: Die Verfügbarkeit in Teams wird für interne Anrufe zwischen mehreren Benutzern in Aircall nicht synchronisiert.
In Chat-Aktionen
MS Teams-Benutzer können in ihren Chats/Kanälen verschiedene Aktionen ausführen, darunter:
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Neue Kontakte hinzufügen
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Vorhandene Kontakte durchsuchen/Visitenkarten versenden
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Telefonieren mit Aircall
Neue Kontakte hinzufügen
Benutzer können mit der Maus über eine Nachricht eines Teammitglieds fahren, auf die drei Punkte oben rechts klicken, zu „Weitere Aktionen“ gehen und „Kontakt hinzufügen“ auswählen:
💡 Wenn Sie Kontakte aus einem Chat oder Kanal hinzufügen, werden die Felder für Name und E-Mail automatisch ausgefüllt. Dies ist besonders nützlich in Kanälen, die mit einem anderen Unternehmen geteilt werden, sodass Sie Aircall-Kontakte hinzufügen können, die noch nicht zu Ihren Teamkollegen gehören.
Vorhandene Kontakte durchsuchen/Visitenkarten senden
Benutzer können in MS Teams nach ihren Aircall-Kontakten suchen, indem sie in einem Chat oder Kanal auf das Aircall-Symbol klicken und dann einen zu suchenden Kontaktnamen eingeben.
⚠️ Bitte beachten: Die angezeigten Kontakte sind Ihre letzten Kontakte. Das bedeutet, dass es sich um Kontakte handeln muss, mit denen Sie kürzlich einen Anruf getätigt/von denen Sie kürzlich einen Anruf erhalten haben, damit sie angezeigt werden. Bei der Suche nach einem Kontakt müssen Benutzer mindestens drei Buchstaben oder vier Zahlen in die Suchleiste eingeben, um Ergebnisse anzuzeigen. Bei Kontakten wird nur eine ihrer gespeicherten Nummern von Aircall angezeigt.
Nach der Suche können Benutzer dann einen Kontakt auswählen, um ihm im Chat oder Kanal eine Calling Card zu senden. Diese enthält die Kontaktinformationen und einen Link zum Profil des Kontakts in einem CRM. Anschließend können Sie den Kontakt anrufen oder die vCard des Kontakts herunterladen.
💡 Calling Cards ermöglichen Unternehmen die einfache Zusammenarbeit bei Tickets und Gelegenheiten. Ob Sie nun ein Ticket an jemanden in Ihrem Team weitergeben oder einen Fachexperten in Ihrem Unternehmen konsultieren, sie ermöglichen es Benutzern, sich einfach den Kontext eines bestimmten Kontakts zu verschaffen und dann direkt von der Calling Card aus einen Anruf zu tätigen.
Anrufen mit Aircall
Benutzer können Anrufe tätigen, indem sie mit der Maus über eine Nachricht eines Teamkollegen fahren, auf die drei Punkte oben rechts klicken, zu „Weitere Aktionen“ gehen und „Mit Aircall anrufen“ auswählen.
💡 Denken Sie daran: Sie können Kontakte auch über die Registerkarte „Kontakte“ anrufen oder einen Anruf über die Schaltfläche „Mobiltelefon anrufen“ auf einer Kontaktkarte tätigen. Dies ist besonders hilfreich, um externe Kontakte von Microsoft Teams aus anzurufen.
Wenn Sie auf eine der Aircall- oder Azure AD-Nummern klicken, wird in Ihrer Aircall-App die Tastaturseite geöffnet, wobei die Nummer automatisch eingetragen wird. Benutzer können dann in Aircall auf das Anrufsymbol klicken, um den Anruf zu starten.
Anforderungen
Aircall Desktop-Anwendung
Damit die Click-to-Dial-Funktion ordnungsgemäß funktioniert, muss die Aircall-Desktopanwendung installiert sein. Die Anwendung kann unter aircall.io/download heruntergeladen werden. Informationen zu Hardwareanforderungen und -empfehlungen finden Sie unter: Geräte- & Headset-Empfehlungen .
⚠️ Bitte beachten: Click to Dial funktioniert auf Chromebook-Geräten nicht, da die Aircall-Desktopanwendung derzeit für Chromebook nicht unterstützt wird.
Aktiver Chat
Um Click to Dial in einem Chat zu verwenden, müssen Benutzer mindestens eine Nachricht an den Kontakt gesendet oder empfangen haben, den sie anrufen möchten. Wenn ein Chat mit einem Kontakt geöffnet ist, aber noch keine Nachricht gesendet oder empfangen wurde, funktioniert die Click to Dial-Funktion nicht.
Zahlenformat
Damit Click-to-Dial richtig funktioniert, muss jede Telefonnummer für Kontakte, die ein Benutzer anrufen möchte, die Landesvorwahl enthalten.
Tel Link-Einstellungen
Damit die Integration beim Öffnen von Aircall erfolgreich ist, stellen Sie bitte sicher, dass Aircall als Standardanwendung zum Öffnen von Tel-Links festgelegt ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: Auswählen Ihrer Standardanwendung zum Öffnen von Telefonlinks .