Damit Ihre Kunden die richtigen Antworten erhalten, müssen Sie sich während des Gesprächs ausführliche Notizen machen. Mithilfe des Notizenbereichs direkt im Aircall-Telefon können Sie sich diese wichtigen Details für später merken.
Das Hinzufügen von Notizen ist auch für Ihre Teamkollegen hilfreich, da der nächste Kontaktagent Zugriff auf alle relevanten Informationen zu seinem letzten Kontaktpunkt hat. Ihre Notizen sind für alle Teamkollegen sichtbar, die derselben Telefonleitung zugewiesen sind.
In Aircall können Sie die Funktion Notizen auf verschiedene Weise nutzen:
Notizen während des Anrufs hinzufügen
- Während eines Telefonats mit einem Kunden können Sie schnell Notizen hinzufügen, indem Sie die Schaltfläche Notizen auswählen.
- Sobald Sie die Option ausgewählt haben, wird die Leiste Notizen geöffnet und Sie können mit der Eingabe beginnen. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Fertig
- Nachdem Sie auf Fertig geklickt haben, schließen Sie die Ansicht Anruf beendet indem Sie oben links auf das „X“ klicken
Bitte achten Sie darauf, die Ansicht „Anruf beendet“ immer zu schließen, um Ihre Notiz zu speichern. Sollten Sie die Seite aktualisieren, bevor Sie aus dieser Ansicht herausklicken, werden Ihre Notizen nicht gespeichert.
Notizen nach einem Anruf hinzufügen
Sie können einem Anruf nach dessen Ende Notizen hinzufügen. Dies können Sie im Abschnitt Aufgaben oder Anrufverlauf tun. Klicken Sie dazu einfach in einem dieser Abschnitte auf einen Anruf, um die Seite Anrufdetails zu öffnen. Klicken Sie dann auf Notizen hinzufügen . Beachten Sie, dass eine gespeicherte Notiz nicht mehr bearbeitet werden kann.
Hier können Sie mit der Eingabe in das Feld Notizen beginnen: Klicken Sie auf Speichern um sicherzustellen, dass die Notizen hinzugefügt werden.
Woher wissen Sie also, dass Sie oder Ihr Teamkollege Notizen hinzugefügt haben? Ganz einfach. Im Abschnitt Aufgaben oder Anrufverlauf sehen Sie im Anrufprotokoll , dass Notizen hinzugefügt wurden.
Notizen mit Ihrem CRM verwenden
Denken Sie daran, dass alle Notizen , die Sie während eines Anrufs gemacht haben, mit dem in Ihre Nummer integrierten CRM synchronisiert werden.
Sobald die Ansicht Anruf beendet geschlossen und die Notiz gespeichert wurde, werden die Notizen in Ihr CRM eingetragen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Notizen am Ende von Anrufen gespeichert werden, sodass während des Anrufs gemachte Notizen erst nach dem Schließen der Ansicht „Anruf beendet“ mit dem CRM synchronisiert werden können.
Sobald eine Notiz an Ihr CRM gesendet wurde, gibt es keine Möglichkeit mehr, die Notiz direkt zu bearbeiten oder zu ändern.