⚠️ Bitte beachten: Dieser Artikel gilt für alte Nummern, die noch mit dem alten Legacy-Anrufverteilungs-/Routingsystem funktionieren. Neue oder migrierte/aktualisierte Nummern verfügen nicht über die folgende Option.
Für diese Nummern lesen Sie bitte diesen Artikel: So erstellen Sie ein IVR in Smartflows
Für Unternehmen ist es wichtig, die Fragen ihrer Kunden so schnell wie möglich zu beantworten. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einrichtung einer sogenannten Interactive Voice Response Number (IVR).
Eine IVR-Nummer ist einfach die Haupttelefonnummer, die Ihre Kunden anrufen und die ihnen auf ihrer Tastatur ein Menü mit Optionen zur Auswahl bietet (1 – für Support, 2 – für Vertrieb) usw.
Sobald Ihr Kunde die Option auswählt, wird sein Anruf an den entsprechenden Agenten/die entsprechende Abteilung (immer an eine klassische Nummer) weitergeleitet.
Ein Administrator kann dies direkt im Aircall- Dashboard einrichten, indem er die Nummer entweder als IVR-Nummer oder als klassische Nummer einrichtet. Sobald Sie die Nummer als IVR-Nummer ausgewählt haben, können Sie Anrufe an andere Aircall-Nummern oder externe Mobil- oder Festnetznummern weiterleiten.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass es derzeit nicht möglich ist, Anrufe von der Haupt-IVR-Nummer direkt an Teams weiterzuleiten. Sie können jedoch eine IVR-Unternummer (oder eine Umleitungsnummer) erstellen und das Team der Anrufverteilung der Telefonnummer zuweisen. Sollte Ihre IVR-Nummer gebührenfrei sein, beachten Sie bitte auch, dass die gesamte Dauer des Anrufs gebührenfrei abgerechnet wird, auch wenn Ihre IVR-Unternummern nicht gebührenfrei sind.
So erstellen Sie eine IVR-Nummer
-
Melden Sie sich beim Dashboard an
-
Klicken Sie auf Nummer erstellen oder portieren in der oberen rechten Ecke der Übersichtsseite Nummer
-
Eine Dropdown-Liste wird geöffnet. Wählen Sie Nummer erstellen
-
Wählen Sie IVR erstellen
-
Als nächstes werden Sie aufgefordert, den Standort, den Typ (gebührenfrei oder lokal), die Vorwahl
auszuwählen. -
Geben Sie Ihre Nummer ein und klicken Sie auf Nummer erstellen
-
Ihre Nummer wurde nun erstellt und Sie können mit der Einrichtung Ihrer IVR-Nummer fortfahren
Laden Sie Ihre IVR-Nachricht hoch
Nachdem Sie die IVR-Menüoptionen definiert haben, müssen Sie Ihre eigene IVR-Nachricht hinzufügen, um die Tasten (Zahlen auf der Tastatur) mitzuteilen, aus denen Ihre Anrufer wählen sollen.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass eine IVR-Nummer erst funktioniert, wenn die IVR-Nachricht angepasst und gespeichert wurde.
⚠️ Beachten Sie beim Hochladen einer IVR-Nachricht, dass die Nachricht nur 20 Megabyte groß sein darf.
So richten Sie die benutzerdefinierte IVR-Nachricht ein
-
Klicken Sie auf die Registerkarte Anrufverteilung.
-
Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite der IVR-Nachricht.
-
Wählen Sie Bearbeiten.
-
Wenn Sie auf die Option Bearbeiten klicken, können Sie entweder eine Nachricht schreiben, die als voraufgezeichneter Text gespeichert wird, oder Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht aus einer Datei hochladen. Wenn Sie die Option „Text-to-Speech“ wählen, können Sie aus 16 verschiedenen Sprachen und 15 verschiedenen Sprachstilen wählen.
So richten Sie die Umleitungsoptionen ein
Sie können eine Weiterleitung zu einer externen Nummer oder einer anderen Aircall-Nummer wählen oder eine neue Nummer im Verzeichnisbaum erstellen:
-
Unter der Registerkarte Anrufverteilung finden Sie ein Flussdiagramm (siehe Abbildung unten)
-
Klicken Sie auf das dunkle Pluszeichen vor Option hinzufügen.
-
Sie haben drei Optionen: An interne Nummer weiterleiten , An externe Nummer weiterleiten und Neue Nummer erstellen.
-
Wählen Sie die entsprechende Option aus, geben Sie die Nummer ein und klicken Sie auf Bestätigen .
⚠️ Wenn Sie eine klassische Nummer in eine IVR-Nummer umwandeln, beachten Sie bitte, dass für die Haupt-IVR-Telefonnummer eine monatliche Gebühr berechnet wird, die von Ihrem Tarif abhängt. Alle eingerichteten Umleitungsleitungen sind kostenlos, Sie müssen diese neuen Nummern jedoch Ihrem Account Manager oder unserem Abrechnungsteam mitteilen, um sicherzustellen, dass Ihnen keine Kosten entstehen.
Wenn der Anrufer beim Anrufen einer IVR-Nummer keine Auswahl trifft:
-
Administratoren können wählen, ob die IVR-Nachricht erneut abgespielt wird.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass die Wiedergabe der IVR-Nachricht standardmäßig aktiviert ist und Administratoren die Wiedergabe deaktivieren können.
-
Administratoren können den Anruf an eine interne oder externe Nummer weiterleiten. Unter der Anrufverteilung Ihrer IVR-Nummer müssen Administratoren auf Zu einer anderen Option weiterleiten klicken und eine Fallback-Nummer hinzufügen.
IVR-Option: Weiterleitung an eine externe Nummer
Wenn Sie Ihrer IVR-Leitung eine externe Nummer hinzugefügt haben, werden die Anrufe, die unter der externen Nummer beantwortet werden, als ausgehende Anrufe von der Anrufernummer an die externe Nummer angezeigt.
Umstellen einer klassischen Nummer auf eine IVR-Nummer
-
Melden Sie sich beim Dashboard an.
-
Wählen Sie die Nummer aus, die Sie als IVR-Nummer einrichten möchten, indem Sie einfach direkt auf die Nummer klicken. Sie können auch in der Suchleiste auf der rechten Seite des Bildschirms nach der Nummer suchen.
-
Nachdem Sie die Nummer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen .
-
Unter Allgemein sehen Sie ein Optionsfeld, mit dem Sie entweder eine klassische oder Interactive Voice Response (IVR) -Nummer auswählen können. Wählen Sie Interactive Voice Response (IVR) aus.
-
Es wird ein Hinweis angezeigt, der Sie über die Umwandlung einer klassischen Nummer in eine IVR-Nummer informiert.
-
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
-
Als Nächstes müssen Sie Ihre IVR-Nachricht anpassen und die Umleitungsoptionen einrichten.
💡 Wenn Sie Ihre Nummer zu einer IVR-Nummer machen möchten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Willkommensnachricht zu deaktivieren.
📚 Möchten Sie Ihre IVR-Nummer wieder auf eine klassische Nummer umstellen? Folgen Sie unserer Anleitung hier .
📚 Um ein IVR mit der Smartflow-Anrufverteilung zu erstellen, besuchen Sie bitte diese Anleitung .