Für Unternehmen ist es wichtig, die Fragen ihrer Kunden so schnell wie möglich zu beantworten. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Einrichtung einer so genannten Interactive Voice Response Number (IVR).
Eine IVR-Nummer ist einfach die Haupttelefonnummer, die Ihre Kunden anrufen und die ihnen ein Menü von Optionen bietet, aus denen sie auf ihrer Tastatur wählen können (1 für Support, 2 für Verkauf usw.).
Sobald Ihr Kunde die Option auswählt, wird sein Anruf an den entsprechenden Agenten/die entsprechende Abteilung weitergeleitet (immer an eine klassische Nummer).
Ein Administrator kann dies direkt im Aircall Dashboard einrichten, indem er die Nummer entweder als IVR-Nummer oder als klassische Nummer einrichtet. Sobald Sie die Nummer als IVR-Nummer ausgewählt haben, können Sie Anrufe an andere Aircall-Nummern oder externe Mobil- oder Festnetznummern weiterleiten.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass es noch nicht möglich ist, Anrufe von der Haupt-IVR-Nummer direkt an Teams weiterzuleiten. Sie können jedoch eine IVR-Unternummer (oder eine Umleitungsnummer) erstellen und das Team der Anrufverteilung der Telefonnummer zuweisen. Sollte Ihre IVR-Nummer gebührenfrei sein, beachten Sie bitte auch, dass die Gesamtdauer des Anrufs als gebührenfrei abgerechnet wird, auch wenn Ihre IVR-Kind-Nummern nicht gebührenfrei sind.
So erstellen Sie eine IVR-Nummer
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Loggen Sie sich ein im Dashboard
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Klicken Sie auf Nummer erstellen oder portieren in der oberen rechten Ecke der Nummernübersichtsseite
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Eine Dropdown-Liste wird geöffnet. Wählen Sie Nummer erstellen
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Wählen Sie IVR erstellen
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Als nächstes werden Sie aufgefordert, den Standort, den Typ (gebührenfrei oder lokal) und die Vorwahl auszuwählen.
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Benennen Sie Ihre Nummer und klicken Sie auf Nummer erstellen
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Ihre Nummer wurde nun erstellt und Sie können mit der Einrichtung Ihrer IVR-Nummer fortfahren
Hochladen Ihrer IVR-Nachricht
Sobald Sie die IVR-Menüoptionen definiert haben, müssen Sie Ihre eigene IVR-Nachricht hinzufügen, um die Tasten (Zahlen auf dem Tastenfeld) mitzuteilen, die Ihre Anrufer wählen sollen.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass eine IVR-Nummer erst dann funktionsfähig ist, wenn die IVR-Nachricht angepasst und gespeichert wurde.
⚠️ Wenn Sie eine IVR-Nachricht hochladen, beachten Sie bitte, dass die Nachricht nur 20 Megabyte groß sein darf.
So richten Sie die benutzerdefinierte IVR-Nachricht ein
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Klicken Sie auf die Registerkarte Anrufverteilung.
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Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite der IVR-Nachricht.
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Wählen Sie Bearbeiten.
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Wenn Sie auf die Option Bearbeiten klicken, können Sie entweder eine Nachricht schreiben, die als voraufgezeichneter Text gespeichert wird, oder Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht aus einer Datei hochladen. Wenn Sie die Text-to-Speech-Option wählen, können Sie aus 16 verschiedenen Sprachen und 15 verschiedenen Sprachstilen wählen.
So richten Sie die Weiterleitungsoptionen ein
Sie können wählen, ob Sie an eine externe Nummer oder eine andere Aircall-Nummer umleiten oder eine neue Nummer in der Baumstruktur erstellen möchten:
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Unter der Registerkarte " Anrufverteilung " finden Sie ein Flussdiagramm (wie unten abgebildet)
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Klicken Sie auf das dunkle Pluszeichen vor Option hinzufügen.
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Sie haben dann drei Optionen: An interne Nummer weiterleiten, An externe Nummer weiterleiten und Eine neue Nummer erstellen.
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Wählen Sie die entsprechende Option, fügen Sie die Nummer hinzu und klicken Sie auf Bestätigen.
⚠️ Wenn Sie eine klassische Nummer in eine IVR-Nummer umwandeln, beachten Sie bitte, dass die Haupt-IVR-Telefonnummer je nach Tarif mit einem monatlichen Tarif berechnet wird. Alle eingerichteten Umleitungen sind kostenlos, Sie müssen diese neuen Nummern jedoch Ihrem Kundenbetreuer oder unserem Abrechnungsteam mitteilen, um sicherzustellen, dass Ihnen keine Kosten entstehen.
Wenn der Anrufer beim Anrufen einer IVR-Nummer keine Auswahl treffen kann:
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Administratoren können festlegen, ob die IVR-Nachricht erneut abgespielt werden soll.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass die Wiederholung der IVR-Nachricht standardmäßig aktiviert ist und Administratoren die Wiederholung deaktivieren können.
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Admins können wählen, ob der Anruf an eine interne oder externe Nummer weitergeleitet werden soll. Unter der Anrufverteilung Ihrer IVR-Nummer müssen die Administratoren auf die Option Weiterleitung an eine andere Nummer klicken und eine Ausweichnummer hinzufügen.
IVR-Option: Weiterleitung an eine externe Nummer
Wenn Sie eine externe Nummer zu Ihrer IVR-Linie hinzugefügt haben, werden die Anrufe, die auf der externen Nummer angenommen werden, als ausgehende Anrufe von der Anrufernummer zur externen Nummer angezeigt.
Umschalten einer klassischen Nummer auf eine IVR-Nummer
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Melden Sie sich am Dashboard an.
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Wählen Sie die Nummer aus, die Sie in eine IVR-Nummer umwandeln möchten, indem Sie einfach direkt auf die Nummer klicken. Sie können auch in der Suchleiste auf der rechten Seite des Bildschirms nach der Nummer suchen.
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Sobald Sie die Nummer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen .
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Unter Allgemein finden Sie eine Optionsschaltfläche, mit der Sie entweder eine klassische oder eine interaktive Voice Response (IVR) -Nummer auswählen können. Wählen Sie Interaktive Sprachausgabe (IVR).
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Es wird ein Hinweis angezeigt, der Sie über die Umwandlung einer klassischen Nummer in eine IVR-Nummer informiert.
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Klicken Sie auf Änderungen speichern.
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Als nächstes müssen Sie Ihre IVR-Nachricht anpassen und die Umleitungsoptionen einrichten.
💡 Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Nummer in eine IVR-Nummer umzuwandeln, empfehlen wir Ihnen, Ihre Begrüßungsnachricht zu deaktivieren.
📚 Möchten Sie Ihre IVR-Nummer wieder in eine klassische Nummer umwandeln? Folgen Sieunserer Anleitung hier.